signNow | Digitale Signatur Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann signNow?

Dokumentenverwaltung & Versand

• Cloud-basierte Dokumentenspeicherung: Zentrale Ablage aller signierfähigen Dokumente in der Cloud
• Massenversand von Dokumenten: Gleichzeitiger Versand an mehrere Empfänger für wiederkehrende Prozesse
• Template-Bibliothek: Wiederverwendbare Vorlagen für häufig genutzte Dokumenttypen erstellen
• Automatische Erinnerungen: Zeitgesteuerte Benachrichtigungen an Unterzeichner bei ausstehenden Signaturen

Signatur-Funktionen

• Einfache elektronische Signatur: Rechtssichere Basisunterschrift für Standard-Geschäftsprozesse
• Fortgeschrittene Signatur: Höheres Sicherheitsniveau mit Identitätsprüfung des Unterzeichners
• Biometrische Signaturerfassung: Aufzeichnung von Schreibdruck und Geschwindigkeit bei handschriftlichen Signaturen
• Mehrfach-Signatur-Workflows: Sequentielle oder parallele Unterschriftensammlung von mehreren Parteien

Integration & Zusammenarbeit

• API-Schnittstellen: Anbindung an bestehende Unternehmenssoftware und CRM-Systeme
• Mobile Apps (iOS/Android): Vollwertiges Signieren und Dokumentenmanagement auf Mobilgeräten
• Cloud-Storage-Integration: Direkte Verbindung zu Google Drive, Dropbox und OneDrive
• Team-Berechtigungsverwaltung: Granulare Zugriffsrechte für verschiedene Nutzergruppen definieren

Compliance & Sicherheit

• Audit-Trail-Protokollierung: Lückenlose Dokumentation aller Aktionen mit Zeitstempel
• Compliance-Zertifizierungen: Erfüllung von DSGVO, eIDAS und branchenspezifischen Standards

🟨 Besonderheiten – Was macht signNow einzigartig?

Hybride Signatur-Technologie mit Flexibilität

signNow ermöglicht die nahtlose Kombination verschiedener Signaturtypen innerhalb eines Workflows. Während viele Anbieter zwischen einfachen und qualifizierten Signaturen strikt trennen, kann signNow je nach Anforderung im selben Dokument unterschiedliche Sicherheitsstufen anwenden. Dies ist besonders praktisch, wenn interne Freigaben mit geringem Aufwand, aber externe Vertragsabschlüsse mit höchster Rechtssicherheit erfolgen sollen. Einschränkung: Die qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS erfordert zusätzliche Kosten und ist nicht in allen Preispaketen enthalten.

Benutzerfreundlichkeit für Nicht-IT-Anwender

Die Oberfläche von signNow ist konsequent auf Einfachheit ausgelegt. Im Vergleich zu komplexen Enterprise-Lösungen können Fachabteilungen ohne IT-Schulung selbstständig Workflows erstellen und anpassen. Die Drag-and-Drop-Funktionalität für Signaturfelder und die intuitive Template-Erstellung reduzieren die Einarbeitungszeit erheblich. Einschränkung: Bei sehr komplexen Genehmigungsketten mit bedingter Logik stoßen die vereinfachten Workflows an Grenzen – hier bieten spezialisierte ECM-Systeme mehr Möglichkeiten.

Preisgestaltung nach tatsächlicher Nutzung

signNow bietet neben festen Lizenzen auch flexible Pay-per-Use-Modelle, die sich an der Anzahl versendeter Dokumente orientieren. Für Unternehmen mit saisonalen Schwankungen oder projektbasierter Arbeit entsteht so keine Überlizenzierung. Die transparente Preisstruktur ohne versteckte Kosten für Basisfunktionen unterscheidet signNow von Anbietern mit komplexen Feature-Staffelungen. Einschränkung: Bei sehr hohem Volumen können klassische Flatrate-Modelle konkurrierender Anbieter wirtschaftlicher sein.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich signNow besonders?

Kleine und mittelständische Unternehmen mit 10-250 Mitarbeitern Diese Zielgruppe profitiert vom ausgewogenen Verhältnis zwischen Funktionsumfang und Bedienbarkeit. Die Lösung ist leistungsfähig genug für professionelle Anforderungen, erfordert aber keine dedizierte IT-Abteilung für Implementierung und Betrieb. Besonders geeignet für Firmen, die papierbasierte Prozesse digitalisieren möchten, ohne in komplexe DMS-Landschaften zu investieren.

Vertriebsteams mit mobilem Außendienst Die nativen Mobile Apps mit Offline-Funktionalität ermöglichen das Einholen von Unterschriften direkt beim Kunden vor Ort. Vertragsentwürfe können unterwegs angepasst und sofort signiert werden, was Abschlusszyklen verkürzt. Die Integration in gängige CRM-Systeme sorgt für automatische Aktualisierung des Deal-Status.

Personalabteilungen mit wiederkehrenden Dokumentenprozessen Arbeitsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen und Onboarding-Unterlagen lassen sich als Templates hinterlegen und mit wenigen Klicks personalisieren. Die automatischen Erinnerungsfunktionen reduzieren den administrativen Aufwand bei der Nachverfolgung ausstehender Unterschriften erheblich.

Dienstleister mit Kundenkontakt (Steuerberater, Makler, Berater) Für Branchen, in denen zeitnahe Mandantenunterschriften geschäftskritisch sind, bietet signNow die richtige Balance aus Rechtssicherheit und Benutzerfreundlichkeit. Kunden benötigen keine eigenen Accounts und können per Link direkt signieren – eine niedrige Einstiegshürde, die Prozesse beschleunigt.

Auswahlkriterien für signNow

Signaturvolumen: Optimal bei 50-5.000 Transaktionen monatlich; darüber hinaus Wirtschaftlichkeit prüfen

Integrationstiefe: Passt gut bei Standard-Schnittstellen (REST API, Zapier); für exotische Legacy-Systeme spezialisierte Beratung einholen

Compliance-Anforderungen: Deckt DSGVO und eIDAS ab; für regulierte Branchen (Banken, Pharma) Zertifizierungen detailliert prüfen

IT-Ressourcen: Ideal bei begrenztem IT-Support; Selbstadministration durch Fachabteilungen möglich

Details zur Digitale Signatur Software signNow

signNow positioniert sich als Cloud-native Signaturplattform, die vollständig im Browser und über Mobile Apps funktioniert. Die Software verzichtet bewusst auf lokale Installationen und setzt auf moderne Web-Technologien. Dokumente werden nach dem Upload automatisch für die Signatur vorbereitet – das System erkennt Textfelder, Datumsangaben und mögliche Unterschriftspositionen. Nutzer können diese Vorschläge übernehmen oder manuell anpassen.

Die Workflow-Engine ermöglicht sequentielle, parallele oder gemischte Signaturabläufe. Ein typischer Anwendungsfall: Der Vertriebsmitarbeiter bereitet einen Vertrag vor, sendet