keepsolid sign | Digitale Signatur Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann KeepSolid Sign?

Dokumentenverwaltung & Signatur

Dokumente hochladen und vorbereiten: Unterstützt PDF, Word, Excel und weitere gängige Formate für die Signatur.

Signaturfelder platzieren: Drag-and-Drop-Editor zum präzisen Positionieren von Unterschrifts- und Formularfeldern.

Mehrere Unterzeichner einbinden: Definieren Sie Reihenfolgen und Rollen für verschiedene Signaturparteien.

Unterschriftstypen wählen: Getippte, gezeichnete oder hochgeladene Signaturen sowie qualifizierte elektronische Signaturen.

Workflow & Zusammenarbeit

Vorlagen erstellen und nutzen: Wiederkehrende Dokumente als Vorlagen speichern und mit einem Klick versenden.

E-Mail-Benachrichtigungen: Automatische Updates über Dokumentenstatus, ausstehende Signaturen und Abschlüsse.

Echtzeit-Dokumentenstatus: Live-Tracking zeigt, wer bereits signiert hat und wer noch aussteht.

Erinnerungen automatisieren: Konfigurierbare Reminder an säumige Unterzeichner nach festgelegten Zeiträumen.

Sicherheit & Compliance

Audit-Trail erstellen: Detailliertes Protokoll aller Aktionen mit Zeitstempeln und IP-Adressen für rechtliche Nachweisbarkeit.

Zwei-Faktor-Authentifizierung: Zusätzliche Sicherheitsebene beim Zugriff auf Dokumente und Signaturen.

Verschlüsselte Speicherung: AES-256-Verschlüsselung schützt Dokumente während Übertragung und Archivierung.

Administration & Integration

Benutzerrollen verwalten: Granulare Rechtevergabe für Administratoren, Bearbeiter und Betrachter.

API-Zugriff nutzen: RESTful API ermöglicht Integration in bestehende Geschäftssysteme und Workflows.

Mobile Apps verwenden: Native iOS- und Android-Apps für Signaturen unterwegs mit vollständiger Funktionalität.

🟨 Besonderheiten – Was macht KeepSolid Sign einzigartig?

Lifetime-Lizenzmodell als Alternative

KeepSolid Sign bietet neben klassischen Abonnements auch Lifetime-Lizenzen an – eine Seltenheit im SaaS-Markt. Diese Einmalzahlung spricht Einzelnutzer und kleine Teams an, die langfristig Kosten kontrollieren möchten. Allerdings fehlen bei Lifetime-Lizenzen oft Premium-Support und automatische Feature-Updates, die bei Abonnements Standard sind. Für Unternehmen mit wechselnden Nutzeranzahlen bleibt das Abo-Modell flexibler.

Fokus auf Benutzerfreundlichkeit

Die Oberfläche verzichtet bewusst auf überladene Menüs und konzentriert sich auf die Kernfunktionen. Neue Nutzer erstellen innerhalb von Minuten ihr erstes signierbares Dokument ohne Schulungsbedarf. Der Drag-and-Drop-Editor erinnert an gängige Office-Programme. Diese Einfachheit hat jedoch Grenzen: Komplexe Workflows mit bedingten Verzweigungen oder detaillierte Genehmigungs-Hierarchien sind nur eingeschränkt abbildbar.

Integration in KeepSolid-Ökosystem

Als Teil der KeepSolid-Produktfamilie lässt sich Sign mit anderen Tools wie MonoDefense (Sicherheit) und SmartDNS kombinieren. Nutzer mit mehreren KeepSolid-Produkten profitieren von einheitlichem Login und Bundle-Rabatten. Die Kehrseite: Die Integration mit Drittanbieter-Software außerhalb des KeepSolid-Universums ist weniger ausgeprägt als bei spezialisierten Enterprise-Lösungen. Direktanbindungen an Salesforce, SAP oder Microsoft Dynamics fehlen weitgehend.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich KeepSolid Sign besonders?

Zielgruppen mit konkretem Nutzen

Freelancer und Solopreneure: Die übersichtliche Struktur und das Lifetime-Lizenzmodell passen perfekt zu Selbstständigen, die Verträge, Angebote oder NDAs digital abwickeln möchten. Der einmalige Kaufpreis ermöglicht präzise Budgetplanung ohne wiederkehrende Kosten.

Kleine Unternehmen mit 5-20 Mitarbeitern: Teams ohne dedizierte IT-Abteilung finden hier eine selbsterklärende Lösung für Arbeitsverträge, Lieferantenvereinbarungen und Kundenaufträge. Die mobile App unterstützt Außendienstmitarbeiter bei Vertragsabschlüssen vor Ort.

Organisationen mit grundlegenden Compliance-Anforderungen: Unternehmen, die DSGVO-konforme Signaturprozesse benötigen, aber keine qualifizierten elektronischen Signaturen nach eIDAS-Verordnung zwingend brauchen, erhalten solide Basisfunktionalität. Der Audit-Trail erfüllt Standard-Nachweispflichten.

Bestehende KeepSolid-Kunden: Wer bereits VPN Unlimited oder andere Produkte des Anbieters nutzt, ergänzt sein digitales Toolkit nahtlos und profitiert von Mengenrabatten sowie einheitlicher Nutzerverwaltung.

Wichtige Auswahlkriterien

Dokumentenvolumen: Bei unter 50 Signaturen monatlich bietet KeepSolid Sign ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis. Hochvolumige Prozesse mit Hunderten Dokumenten wöchentlich erfordern leistungsfähigere Enterprise-Plattformen.

Integrationstiefe: Standardschnittstellen wie E-Mail und Cloud-Speicher genügen? Perfekt. Benötigen Sie jedoch tiefe ERP- oder CRM-Integration mit bidirektionalem Datenaustausch, prüfen Sie spezialisierte Alternativen.

Wachstumsperspektive: Planen Sie, innerhalb von 12-24 Monaten von 10 auf 100+ Nutzer zu skalieren, sollten Sie sicherstellen, dass die Plattform entsprechende Lizenzstufen und Admin-Funktionen bietet.

Details zur Digitale Signatur Software

KeepSolid Sign positioniert sich als zugängliche Lösung für elektronische Signaturen, die technische Komplexität bewusst vermeidet. Nach dem Hochladen eines Dokuments öffnet sich ein visueller Editor, in dem Signaturfelder, Datumsangaben, Textboxen oder Checkboxen per Mausklick platziert werden. Jedes Feld lässt sich einem bestimmten Unterzeichner zuweisen – die Software markiert diese farblich, um Verwechslungen zu vermeiden.

Der Signaturprozess selbst erfolgt über einen personalisierten Link, den Empfänger per E-Mail erhalten. Kein Account-Zwang für Unterzeichner: Sie öffnen den Link, überprüfen das Dokument und signieren direkt im Browser. Drei Signaturvarianten stehen zur Wahl: Tippen mit verschiedenen Schriftarten, Zeichnen mit Maus oder Touchscreen oder Upload einer eingescannten Unterschrift. Nach Abschluss aller Signaturen