HelloSign | Digitale Signatur Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann HelloSign?

Dokumentenmanagement & Signatur

• Unbegrenzte Signaturen: Dokumente ohne Mengenlimitierung elektronisch signieren lassen
• Mehrfachunterzeichnung: Mehrere Unterzeichner in festgelegter Reihenfolge einbinden
• Dokumentenvorlagen: Wiederverwendbare Templates für wiederkehrende Signaturen erstellen
• Bulk-Versand: Großmengen identischer Dokumente mit individuellen Empfängern versenden

Integration & Workflow

• API-Zugang: Signaturfunktionen direkt in eigene Anwendungen einbetten
• Cloud-Speicher-Anbindung: Direkte Verbindung zu Google Drive, Dropbox und OneDrive
• CRM-Integration: Nahtlose Einbindung in Salesforce und andere Vertriebssysteme
• Automatisierung: Workflows mit vordefinierten Signaturprozessen automatisieren

Rechtssicherheit & Compliance

• Audit Trail: Lückenlose Dokumentation aller Signaturschritte mit Zeitstempeln
• Identitätsprüfung: Validierung der Unterzeichner durch verschiedene Authentifizierungsmethoden
• Rechtsverbindlichkeit: Elektronische Signaturen nach US-amerikanischen und internationalen Standards
• Archivierung: Automatische langfristige Speicherung signierter Dokumente

Benutzerfreundlichkeit

• Mobile Signatur: Dokumente über Smartphone und Tablet unterzeichnen
• Erinnerungsfunktion: Automatische Benachrichtigungen an säumige Unterzeichner

🟨 Besonderheiten – Was macht HelloSign einzigartig?

Einfachheit als Kernkonzept

HelloSign positioniert sich als besonders benutzerfreundliche Lösung für elektronische Signaturen. Die Oberfläche verzichtet auf komplexe Menüstrukturen und ermöglicht den Einstieg ohne Schulungsaufwand. Unterzeichner benötigen kein eigenes Konto – sie erhalten einen Link und signieren direkt im Browser. Diese Zugänglichkeit macht HelloSign besonders attraktiv für Unternehmen, die externe Partner oder Kunden einbinden möchten. Allerdings fehlen dadurch erweiterte Funktionen für komplexe Genehmigungsketten.

Entwicklerfreundliche API

Die API von HelloSign gilt als eine der am besten dokumentierten im Markt elektronischer Signaturen. Entwickler können mit wenigen Codezeilen Signaturfunktionen in bestehende Anwendungen integrieren. Die Bibliotheken für verschiedene Programmiersprachen und ausführliche Code-Beispiele beschleunigen die Implementierung erheblich. Für SaaS-Anbieter oder Unternehmen mit eigenen Plattformen bietet dies erheblichen Mehrwert. Die API-Nutzung ist jedoch mit höheren Kosten verbunden als die reine Weboberfläche.

Qualifizierte Signaturen mit Einschränkungen

HelloSign erfüllt grundlegende Anforderungen für rechtsgültige elektronische Signaturen in vielen Jurisdiktionen. In Europa erreicht die Standard-Implementierung jedoch nicht das Niveau qualifizierter elektronischer Signaturen nach eIDAS-Verordnung. Für die meisten Geschäftsprozesse ist dies ausreichend, bei Notariatsakten oder bestimmten behördlichen Vorgängen können zusätzliche Lösungen erforderlich sein.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich HelloSign besonders?

Software-Entwickler und SaaS-Unternehmen profitieren von der gut dokumentierten API und den umfassenden Integrationsmöglichkeiten. Wer elektronische Signaturen als Feature in die eigene Anwendung einbauen möchte, findet mit HelloSign eine technisch ausgereifte Lösung mit verlässlichem Support. Die Lizenzmodelle für eingebettete Signaturen sind transparent und skalierbar.

Kleine und mittelständische Unternehmen ohne IT-Abteilung schätzen die intuitive Bedienung ohne Einarbeitungszeit. Wenn Sie gelegentlich Verträge, Angebote oder Vereinbarungen digital unterzeichnen lassen möchten, ohne in komplexe Dokumentenmanagementsysteme zu investieren, bietet HelloSign einen schnellen Einstieg. Die monatlichen Fixkosten bleiben überschaubar.

Vertriebsteams mit hohem Vertragsvolumen nutzen die Automatisierungsfunktionen und CRM-Integrationen, um Abschlüsse zu beschleunigen. Die Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen und Signaturen direkt aus Salesforce anzustoßen, reduziert Medienbrüche. Der Zeitgewinn rechtfertigt die Investition besonders bei zeitkritischen Geschäften.

Wichtige Auswahlkriterien für Ihre Entscheidung:

• Signaturvolumen: Kalkulieren Sie realistisch, wie viele Dokumente monatlich signiert werden
• Integrationsanforderungen: Prüfen Sie, ob Ihre bestehenden Systeme unterstützt werden
• Compliance-Anforderungen: Klären Sie, welche Signaturstandards Ihre Branche verlangt
• Internationale Nutzung: Beachten Sie regionale Unterschiede bei Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen

Details zur Digitale Signatur Software

HelloSign ermöglicht das rechtssichere Signieren von Dokumenten auf elektronischem Weg. Das System funktioniert browserbasiert: Sie laden ein Dokument hoch, markieren die Stellen für Unterschriften und Formularfelder, und versenden es an die Unterzeichner. Diese erhalten eine E-Mail mit einem individualisierten Link, öffnen das Dokument und setzen ihre Signatur mit der Maus, per Touchscreen oder durch Eingabe ihres Namens. Nach Abschluss erhalten alle Beteiligten eine vollständige Kopie mit Audit-Protokoll.

Die Software unterstützt gängige Dokumentformate wie PDF, Word und Excel. Beim Upload werden diese automatisch in ein signierfähiges Format konvertiert. Sie können mehrere Unterzeichner festlegen und die Reihenfolge bestimmen – etwa erst Antragsteller, dann Vorgesetzter, zuletzt Geschäftsführung. Bedingungen und Abhängigkeiten zwischen Unterzeichnern lassen sich definieren.

Ein zentrales Element ist der Audit Trail, der jeden Schritt dokumentiert: Wann wurde das Dokument versendet, wann geöffnet, wann signiert, von welcher IP-Adresse. Diese Informationen werden kryptografisch gesichert und dem fertigen Dokument angehängt. Im Streitfall können Sie damit den vollständigen Signaturprozess nachweisen. Die Archivierung erfolgt automatisch in der Cloud, optional können Sie signierte Dokumente in Ihren eigenen Cloud-Speicher exportieren.

HelloSign bietet verschiedene Authentifizierungsstufen. Bei einfachen Geschäftsvorgängen genügt der Zugang per E-Mail-Link. Für sensiblere Dokumente können Sie zusätzlich Passwörter, SMS-Codes oder Ausweisüberprüfungen verlangen. Diese mehrstufige Authentifizierung erhöht die Rechtssicherheit und erschwert Missbrauch erheblich.

Wissenswertes zum Anbieter

HelloSign wurde 2011 in San Francisco gegründet und gehört seit 2019 zu Dropbox. Die Übernahme für