Digitale Personalakte von Kendox

Die digitale Personalakte ersetzt papierbasierte HR-Prozesse durch elektronische Dokumentenverwaltung. Kendox bietet seit über 20 Jahren Enterprise-Content-Management-Lösungen und hat seine Personalakten-Software speziell für mittelständische und große Unternehmen entwickelt. Die Lösung integriert sich in bestehende HR-Systeme und erfüllt deutsche Datenschutzanforderungen.

Unternehmen nutzen digitale Personalakten, um Personalunterlagen zentral zu verwalten, Zugriffe zu protokollieren und revisionssicher zu archivieren. Kendox kombiniert dabei Dokumentenmanagement mit Workflow-Automatisierung und bietet Schnittstellen zu gängigen Personalmanagementsystemen.

🟦 Funktionen – Was kann Kendox Digitale Personalakte?

Dokumentenverwaltung

• Zentrale Ablage: Alle Personalunterlagen werden strukturiert an einem Ort gespeichert.
• Versionierung: Jede Dokumentenänderung wird nachvollziehbar mit Zeitstempel protokolliert.
• Volltextsuche: Inhalte in eingescannten und digitalen Dokumenten werden durchsuchbar gemacht.
• Automatische Klassifizierung: KI-gestützte Zuordnung von Dokumenten zu passenden Aktenordnern.

Zugriffsverwaltung und Sicherheit

• Rollenbasierte Rechte: Zugriff erfolgt nach Position und Aufgabenbereich des Nutzers.
• Audit-Trail: Alle Zugriffe und Änderungen werden lückenlos dokumentiert und archiviert.
• Verschlüsselung: Daten werden während Übertragung und Speicherung nach AES-256 verschlüsselt.
• Vier-Augen-Prinzip: Kritische Vorgänge erfordern Freigabe durch zweite berechtigte Person.

Prozessautomatisierung

• Workflow-Engine: Wiederkehrende HR-Prozesse wie Einstellung oder Austritt werden automatisiert.
• E-Signatur-Integration: Dokumente können rechtssicher digital unterschrieben werden.
• Fristenmanagement: Automatische Erinnerungen für Vertragsenden oder Zeugnisausstellungen.

Integration und Schnittstellen

• SAP-Anbindung: Bidirektionale Synchronisation mit SAP HCM und SuccessFactors.
• DATEV-Schnittstelle: Direkter Datenaustausch mit Lohnbuchhaltungssystemen.
• API-Zugang: REST-Schnittstellen für Anbindung individueller Anwendungen.

Compliance und Archivierung

• DSGVO-Funktionen: Löschkonzepte und Auskunftsrechte sind systemseitig abgebildet.
• Revisionssichere Archivierung: Erfüllt Anforderungen nach GoBD und HGB.

🟨 Besonderheiten – Was macht Kendox Digitale Personalakte einzigartig?

Hybride Aktenverwaltung mit Papier-Anbindung

Kendox bietet eine strukturierte Brückenlösung für den Übergang von Papier zu digital. Das System verwaltet parallel physische und elektronische Dokumente mit einheitlicher Suchfunktion. Über Barcode-Etiketten können Papierakten lokalisiert werden, während ihr digitaler Zwilling bereits im System existiert. Diese Funktion erleichtert schrittweise Migrationen, erfordert jedoch initial einen höheren Verwaltungsaufwand.

Tiefe ERP-Integration mit Datenabgleich

Die Lösung synchronisiert nicht nur Stammdaten, sondern auch Prozessstatus bidirektional mit SAP und anderen Systemen. Änderungen in der Personalakte lösen automatisch Updates in verbundenen Systemen aus. Diese Automatisierung reduziert Datenpflege erheblich, setzt aber eine saubere Systemarchitektur voraus. Bei komplexen IT-Landschaften kann die Ersteinrichtung mehrere Wochen dauern.

Modulare Compliance-Funktionen

Kendox trennt technische von organisatorischen Compliance-Anforderungen. Löschfristen, Aufbewahrungspflichten und Zugriffsrechte werden nach individuellen Unternehmensrichtlinien konfiguriert. Das System warnt bei Konflikten zwischen verschiedenen Regelwerken. Die Flexibilität erfordert jedoch juristisches Know-how bei der Konfiguration – Standardeinstellungen decken nur Basis-Compliance ab.

Herstellerunabhängige Architektur

Im Gegensatz zu proprietären Lösungen nutzt Kendox offene Standards für Dokumentenformate und Schnittstellen. Unternehmen bleiben dadurch flexibel bei künftigen Systemwechseln. Die Architektur ermöglicht auch Betrieb in Multi-Cloud-Umgebungen. Allerdings bieten spezialisierte Komplettlösungen teilweise schnellere Implementierungszeiten.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Kendox Digitale Personalakte besonders?

Mittelständische Unternehmen mit 200-5.000 Mitarbeitern Diese Größenordnung profitiert am stärksten vom Funktionsumfang. Die Lösung ist skalierbar genug für komplexe Strukturen, aber nicht überdimensioniert. Unternehmen in dieser Kategorie haben meist bereits HR-Systeme, zu denen Kendox andocken kann. Die Investition amortisiert sich durch Effizienzgewinne in der Personalverwaltung.

Organisationen mit strengen Compliance-Anforderungen Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzsektor oder öffentliche Verwaltung benötigen lückenlose Dokumentation. Kendox bietet umfassende Audit-Funktionen und erfüllt branchenspezifische Archivierungsstandards. Die revisionssichere Archivierung nach GoBD ist bereits integriert. Besonders bei Betriebsprüfungen zahlt sich die Dokumentationslückenlosigkeit aus.

Unternehmen mit heterogener IT-Landschaft Wenn bereits mehrere Personalmanagementsysteme, Zeiterfassungen oder Lohnabrechnungen im Einsatz sind, bietet Kendox einen zentralen Dokumenten-Hub. Die offenen Schnittstellen ermöglichen Anbindung verschiedenster Systeme. Diese Integrationsfähigkeit macht die Lösung zur idealen Brücke zwischen Legacy- und modernen Systemen.

Organisationen mit schrittweiser Digitalisierungsstrategie Die hybride Aktenverwaltung eignet sich für Unternehmen, die nicht sofort alle Altbestände digitalisieren möchten. Neue Mitarbeiter starten digital, während bestehende Akten sukzessive überführt werden. Dieser pragmatische Ansatz reduziert Initialprojektkosten und Umstellungsaufwand erheblich.

Auswahlkriterien für Kendox

• Bestehende SAP-Landschaft oder andere Enterprise-Systeme, die integriert werden sollen
• Mehr als 150 Mitarbeiter mit regelmäßigem Dokumentenaufkommen in der Personalverwaltung
• Interne IT-Abteilung oder externes IT-Management für Betrieb und Wartung verfügbar
• Bereitschaft, in Prozessanalyse und Change-Management zu investieren

Details zur Digitalen Personalakte von Kendox

Kendox struktur