Digitale Personalakte mit IQAkte Personal

🟦 Funktionen – Was kann IQAkte Personal?

Dokumentenverwaltung

• Zentrale Personalaktenführung: Alle Mitarbeiterdokumente an einem Ort digital archiviert
• Volltextsuche: Dokumente werden durchsuchbar gemacht, auch eingescannte Papierdokumente
• Versionierung: Änderungen an Dokumenten werden nachvollziehbar protokolliert
• Automatische Klassifizierung: Dokumente werden nach Kategorien sortiert und zugeordnet

Rechtssicherheit & Compliance

• Berechtigungskonzept: Zugriff erfolgt rollenbasiert nach Funktion und Verantwortungsbereich
• Datenschutzkonforme Archivierung: Umsetzung der DSGVO-Anforderungen bei Speicherung und Löschung
• Revisionssichere Ablage: Manipulationssicheres Archiv nach GoBD-Richtlinien
• Löschfristen-Management: Automatische Erinnerung an gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Workflows & Prozesse

• Digitale Freigabeprozesse: Dokumente durchlaufen definierte Genehmigungswege elektronisch
• Wiedervorlage-Funktion: Erinnerungen für fristgebundene Dokumente wie Befristungen oder Zeugnisse
• Posteingang digitalisieren: Eingehende Dokumente werden eingescannt und automatisch verarbeitet
• E-Signatur-Integration: Rechtsverbindliche Unterschriften ohne Papier möglich

Zusammenarbeit & Zugänglichkeit

• Ortsunabhängiger Zugriff: Personalakten per Webbrowser von überall einsehbar
• Mitarbeiter-Self-Service: Beschäftigte können eigene Dokumente einsehen und hochladen
• Mobiler Zugang: Zugriff auch über Tablet und Smartphone möglich

🟨 Besonderheiten – Was macht IQAkte Personal einzigartig?

Integration in bestehende IQ-Systemlandschaft

IQAkte Personal ist speziell für Unternehmen entwickelt, die bereits andere Module der IQ-Suite nutzen. Die nahtlose Verbindung zu IQZeiterfassung, IQLohn oder IQReisekosten ermöglicht einen automatischen Datenabgleich. Personalstammdaten müssen nur einmal gepflegt werden und stehen systemübergreifend zur Verfügung. Diese Integrationsstärke ist besonders wertvoll für Unternehmen, die eine einheitliche HR-IT-Landschaft aufbauen möchten. Einschränkung: Als Einzellösung ohne weitere IQ-Module verliert das System einen Teil seines Mehrwerts.

Branchenspezifische Anpassung

Die Software bietet vorkonfigurierte Dokumentenstrukturen für verschiedene Branchen. Bauunternehmen erhalten etwa Vorlagen für Baustellenzuweisungen und Qualifikationsnachweise, während Gesundheitseinrichtungen Hygieneschulungen und Impfnachweise verwalten können. Diese Branchentemplates beschleunigen die Implementierung erheblich. Einschränkung: Die Anpassungstiefe variiert je nach Branche – nicht alle Spezialanforderungen sind abgedeckt.

On-Premise-Verfügbarkeit

Anders als viele moderne HR-Lösungen bietet IQAkte Personal eine vollständige On-Premise-Installation. Für Unternehmen mit strengen Datenschutzrichtlinien oder regulatorischen Anforderungen ist dies ein entscheidender Vorteil. Die Daten bleiben vollständig im eigenen Rechenzentrum. Alternativ steht auch eine Cloud-Variante zur Verfügung. Einschränkung: Die On-Premise-Version erfordert eigene IT-Ressourcen für Wartung und Updates.

Strukturierte Implementierungsbegleitung

Der Anbieter setzt auf ein dreiphasiges Implementierungsmodell mit Analyse, Konfiguration und Schulung. Ein dedizierter Projektmanager begleitet den gesamten Prozess. Die Mitarbeiterschulungen sind modular aufgebaut und können an verschiedene Nutzergruppen angepasst werden. Einschränkung: Bei sehr kleinen Unternehmen kann der Implementierungsaufwand im Verhältnis zur Unternehmensgröße hoch erscheinen.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich IQAkte Personal besonders?

Mittelständische Unternehmen mit 50-500 Mitarbeitern

Diese Zielgruppe profitiert am stärksten von IQAkte Personal. Die Personalverwaltung ist bereits zu komplex für Ordnerstrukturen, aber große Enterprise-Lösungen sind überdimensioniert. Das System bietet genau die richtige Balance aus Funktionsumfang und Bedienbarkeit. Zudem ist das Preis-Leistungs-Verhältnis für diese Unternehmensgröße optimal.

Bestehende IQ-Kunden

Unternehmen, die bereits IQZeiterfassung oder IQLohn nutzen, sollten IQAkte Personal prioritär prüfen. Die nahtlose Integration spart Aufwand bei Datenpflege und Schnittstellen. Die einheitliche Benutzeroberfläche reduziert Schulungsaufwand. Bereits vorhandene IQ-Kenntnisse der HR-Abteilung können direkt genutzt werden.

Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen

Organisationen im Gesundheitswesen, öffentlichen Dienst oder in regulierten Branchen profitieren von der On-Premise-Option. Die Möglichkeit, sensible Personaldaten im eigenen Rechenzentrum zu hosten, erfüllt auch strengste Compliance-Vorgaben. Das granulare Berechtigungskonzept unterstützt komplexe Zugriffshierarchien.

Unternehmen mit hoher Dokumentenintensität

Betriebe mit umfangreichen Qualifikationsnachweisen, Zertifizierungen oder Schulungsdokumentationen finden in IQAkte Personal ein leistungsfähiges Werkzeug. Die automatische Erinnerung an Ablaufdaten und die Volltextsuche über alle Dokumente hinweg bringen hier den größten Nutzen.

Wichtige Auswahlkriterien

Systemlandschaft: Prüfen Sie, ob bereits IQ-Module im Einsatz sind oder geplant werden – dann ist die Integration ein Pluspunkt. Bei komplett heterogener IT-Landschaft könnten flexiblere Schnittstellenlösungen wichtiger sein.

Hosting-Präferenz: Klären Sie frühzeitig, ob Cloud oder On-Premise gewünscht ist. Die On-Premise-Variante erfordert entsprechende IT-Infrastruktur und Wartungskapazitäten.

Implementierungsressourcen: Kalkulieren Sie mindestens 2-4 Monate für die vollständige Einführung ein. Stellen Sie sicher, dass HR und IT ausreichend Kapazitäten für das Projekt haben.

Skalierbarkeit: Berücksichtigen Sie geplantes Wachstum. Das System skaliert gut bis etwa 1.000 Mitarbeiter, darüber hinaus sollten Sie die Performance-Grenzen mit dem Anbieter besprechen.

Details zur Digitalen Personalakte mit IQAkte Personal

Die digitale Personalakte in IQAkte Personal ersetzt