Digitale Personalakte von Triumph-Adler

🟦 Funktionen – Was kann Digitale Personalakte von Triumph-Adler?

Dokumentenverwaltung & Archivierung

Zentrale Dokumentenablage: Alle Personaldokumente werden revisionssicher an einem Ort gespeichert und verwaltet.

Revisionssichere Archivierung: Dokumente werden GoBD-konform archiviert und sind jederzeit nachvollziehbar.

Individuelle Ordnerstrukturen: Jede Personalakte kann mit eigenen Ordnern und Unterordnern strukturiert werden.

Volltextsuche: Alle archivierten Dokumente können über eine intelligente Volltextsuche schnell gefunden werden.

Zugriff & Berechtigungen

Rollenbasierte Zugriffsrechte: Verschiedene Benutzergruppen erhalten nur Zugriff auf relevante Informationen.

Mobiler Zugriff: Personalakten können von überall über den Browser eingesehen werden.

Mehrbenutzer-Fähigkeit: Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig auf unterschiedliche Akten zugreifen.

Automatisierung & Workflows

Automatische Dokumentenerkennung: Eingehende Dokumente werden automatisch der richtigen Personalakte zugeordnet.

Wiedervorlagen & Fristen: Wichtige Termine und Fristen werden automatisch überwacht und gemeldet.

E-Mail-Integration: Personalbezogene E-Mails können direkt in die digitale Akte übernommen werden.

Compliance & Sicherheit

Datenschutz-Verwaltung: DSGVO-konforme Verwaltung mit automatischen Löschfristen und Zugriffsprotokollen.

Verschlüsselte Speicherung: Alle Personaldaten werden verschlüsselt gespeichert und übertragen.

Audit-Trail: Jeder Zugriff und jede Änderung wird protokolliert und nachvollziehbar dokumentiert.

🟨 Besonderheiten – Was macht Digitale Personalakte von Triumph-Adler einzigartig?

Integration in TA Triumph-Adler Multifunktionsgeräte

Die Digitale Personalakte ist nahtlos in die Multifunktionsgeräte von Triumph-Adler integriert. Dokumente können direkt am Gerät gescannt und automatisch der richtigen Personalakte zugeordnet werden. Dies funktioniert über Barcodes, QR-Codes oder manuelle Eingabe am Touchscreen. Diese Hardware-Software-Integration ist besonders für Unternehmen interessant, die bereits TA-Geräte im Einsatz haben. Allerdings ist diese Funktion auf Triumph-Adler Hardware beschränkt.

Hybrid-Konzept für Papier und Digital

Das System unterstützt einen schrittweisen Übergang von Papier zu Digital. Altakten können nach und nach digitalisiert werden, während neue Dokumente sofort digital erfasst werden. Das System verwaltet beide Welten parallel und zeigt transparent an, welche Dokumente nur in Papierform vorliegen. Diese Flexibilität erleichtert den Einstieg erheblich. Die parallele Verwaltung kann jedoch anfangs zusätzlichen Aufwand bedeuten.

On-Premise und Cloud-Variante

Triumph-Adler bietet die Digitale Personalakte sowohl als Cloud-Lösung als auch zur Installation auf eigenen Servern an. Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen können die Software in der eigenen IT-Infrastruktur betreiben. Die Cloud-Variante ermöglicht schnelleren Einstieg ohne eigene Serverinfrastruktur. Beide Varianten bieten identische Funktionalität. Die On-Premise-Lösung erfordert allerdings entsprechende IT-Ressourcen für Betrieb und Wartung.

Branchenübergreifender Ansatz

Die Lösung ist nicht auf bestimmte Branchen spezialisiert, sondern bietet eine universelle Personalaktenverwaltung. Dies ermöglicht flexible Anpassung an unterschiedliche Unternehmensstrukturen und -größen. Gleichzeitig fehlen branchenspezifische Vorlagen oder Workflows, die in spezialisierten Lösungen oft vorhanden sind.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Digitale Personalakte von Triumph-Adler besonders?

Bestehende Triumph-Adler Kunden: Unternehmen, die bereits Multifunktionsgeräte von Triumph-Adler nutzen, profitieren von der nahtlosen Hardware-Integration. Das Scannen und Zuordnen von Dokumenten direkt am Gerät spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.

Mittelständische Unternehmen mit 50-500 Mitarbeitern: Diese Unternehmensgröße benötigt professionelle Personalaktenverwaltung, hat aber oft keine Ressourcen für hochkomplexe Enterprise-Lösungen. Die ausgewogene Funktionalität und überschaubare Komplexität passen hier gut.

Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen: Organisationen, die sensible Personaldaten auf eigenen Servern betreiben möchten, finden in der On-Premise-Variante eine geeignete Lösung. Besonders Branchen wie Gesundheitswesen oder öffentliche Verwaltung profitieren davon.

HR-Abteilungen im Digitalisierungsprozess: Teams, die von Papierakten auf digitale Verwaltung umsteigen möchten, werden durch das Hybrid-Konzept unterstützt. Der schrittweise Übergang reduziert Umstellungsaufwand und Risiken.

Wichtige Auswahlkriterien

Bestehende Hardware-Infrastruktur: Prüfen Sie, ob bereits Triumph-Adler Geräte im Einsatz sind oder geplant werden. Die Investition lohnt sich besonders bei vorhandener TA-Hardware.

IT-Ressourcen und Cloud-Strategie: Entscheiden Sie, ob On-Premise oder Cloud besser zu Ihrer IT-Strategie passt. Berücksichtigen Sie verfügbare Ressourcen für Betrieb und Wartung.

Integrationsanforderungen: Klären Sie, welche Schnittstellen zu bestehenden HR-Systemen benötigt werden. Die Standardschnittstellen sollten mit Ihrer Systemlandschaft kompatibel sein.

Zukünftiges Wachstum: Planen Sie Mitarbeiterwachstum und steigende Dokumentenmengen ein. Die Skalierbarkeit sollte zu Ihren Expansionsplänen passen.

Details zur Digitalen Personalakte

Die Digitale Personalakte von Triumph-Adler dient als zentrale Plattform für die Verwaltung aller personalrelevanten Dokumente. Im Kern ersetzt sie klassische Papierakten durch eine elektronische Lösung, die über den Browser zugänglich ist. Jeder Mitarbeiter erhält eine eigene digitale Akte, in der Arbeitsverträge, Zeugnisse, Fortbildungsnachweise, Urlaubsanträge und weitere Dokumente strukturiert abgelegt werden.

Die Dokumentenerfassung erfolgt über mehrere Wege. Am effizientesten funktioniert das Scannen direkt an Triumph-Adler Multifunktionsgeräten, wo Dokumente per Barcode oder QR-Code automatisch zugeordnet werden. Alternativ können Dokumente per Drag & Drop im Browser hochgeladen oder per E-Mail an das System gesendet werden. Die