Digitale Akte mit regisafe E-Akte

Die Verwaltung von Dokumenten und Akten gehört zu den zeitaufwendigsten Prozessen in Unternehmen und Behörden. Papierakten beanspruchen Platz, erschweren die Zusammenarbeit und binden Ressourcen. Eine digitale Akte löst diese Probleme durch zentrale Speicherung, strukturierte Ablage und schnellen Zugriff. regisafe E-Akte bietet eine spezialisierte Lösung für die digitale Aktenverwaltung mit Fokus auf Compliance und revisionssichere Archivierung.

🟦 Funktionen – Was kann regisafe E-Akte?

Dokumentenverwaltung & Ablage

• Strukturierte Aktenbildung: Dokumente werden in hierarchischen Aktenstrukturen mit frei definierbaren Ordnungskriterien organisiert
• Versionsverwaltung: Automatische Nachverfolgung aller Dokumentenänderungen mit vollständiger Versionshistorie
• Volltextsuche: Durchsuchen aller Dokumente inklusive gescannter Papierdokumente nach Schlagworten
• Metadatenverwaltung: Verschlagwortung mit individuell anpassbaren Metadatenfeldern für präzise Kategorisierung

Compliance & Rechtssicherheit

• Revisionssichere Archivierung: Erfüllung der GoBD-Anforderungen durch unveränderbare Speicherung und Protokollierung
• Aufbewahrungsfristen: Automatische Verwaltung gesetzlicher und individueller Aufbewahrungsfristen mit Löschvorschlägen
• Zugriffsprotokollierung: Lückenlose Dokumentation aller Zugriffe und Änderungen für Audit-Zwecke
• Beweissicherung: Qualifizierte elektronische Signatur und Zeitstempel für rechtsgültige Dokumentation

Workflows & Zusammenarbeit

• Digitale Workflows: Automatisierte Prozesse für Dokumentenfreigaben, Prüfungen und Genehmigungen
• Aufgabenverwaltung: Zuweisung von Bearbeitungsaufgaben mit Status-Tracking und Erinnerungsfunktion
• Teamordner: Gemeinsame Arbeitsbereiche für projektbezogene oder abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
• Kommentarfunktion: Direkte Annotation von Dokumenten für Feedback und Abstimmungsprozesse

Integration & Technik

• Microsoft 365 Integration: Nahtlose Anbindung an Office-Anwendungen und SharePoint-Strukturen
• E-Mail-Archivierung: Automatische Übernahme relevanter E-Mails in die entsprechenden Akten
• Scan-Integration: Direkte Erfassung von Papierdokumenten mit OCR-Texterkennung
• API-Schnittstellen: Anbindung an Fachverfahren, ERP-Systeme und Dokumentenmanagementsysteme

🟨 Besonderheiten – Was macht regisafe E-Akte einzigartig?

Spezialisierung auf Microsoft 365 Ökosystem

regisafe E-Akte ist nativ für Microsoft 365 entwickelt und nutzt SharePoint als technische Basis. Die Lösung integriert sich nahtlos in bestehende Microsoft-Umgebungen und nutzt vorhandene Berechtigungsstrukturen, Single Sign-On und Teams-Integration. Anwender arbeiten in ihrer gewohnten Office-Umgebung, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen. Diese enge Integration ermöglicht schnelle Implementierungen, reduziert Schulungsaufwand und nutzt bereits vorhandene Lizenzen optimal. Einschränkung: Für Organisationen ohne Microsoft 365 ist die Lösung nicht geeignet, da sie zwingend auf dieser Infrastruktur basiert.

GoBD-konforme Archivierung als Kernfunktion

Die revisionssichere Archivierung nach GoBD ist nicht nachträglich ergänzt, sondern zentraler Bestandteil der Architektur. Alle relevanten Dokumente werden automatisch unveränderbar gespeichert, mit qualifizierten Zeitstempeln versehen und in einem Audit-Trail protokolliert. Die Lösung wurde speziell für Organisationen entwickelt, die strengen Compliance-Anforderungen unterliegen. Aufbewahrungsfristen werden automatisch überwacht, Löschfristen dokumentiert und Nachweise für Prüfungen bereitgestellt. Diese Fokussierung macht regisafe E-Akte besonders für regulierte Branchen interessant, erhöht aber die Komplexität bei einfachen Anwendungsfällen.

Flexibles Aktenplan-Konzept

Anders als starre DMS-Lösungen ermöglicht regisafe E-Akte die Abbildung individueller Aktenpläne und Ordnungsstrukturen. Organisationen können ihre gewachsenen Ablageprozesse digitalisieren, ohne diese grundlegend ändern zu müssen. Aktenstrukturen lassen sich je nach Abteilung, Projekt oder Geschäftsbereich unterschiedlich definieren. Metadatenfelder und Verschlagwortung können an spezifische Anforderungen angepasst werden. Diese Flexibilität erfordert jedoch eine sorgfältige Konzeptionsphase und kann zu inkonsistenten Strukturen führen, wenn keine klaren Governance-Regeln definiert werden.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich regisafe E-Akte besonders?

Mittelständische Unternehmen mit bestehender Microsoft 365 Umgebung

Unternehmen mit 50-500 Mitarbeitenden, die bereits Microsoft 365 nutzen, profitieren besonders von der nahtlosen Integration. Die Investition in neue Infrastruktur entfällt, Mitarbeitende arbeiten in vertrauter Umgebung und IT-Abteilungen müssen keine zusätzlichen Systeme betreiben. Besonders geeignet für Branchen mit erhöhten Compliance-Anforderungen wie Steuerberatung, Rechtsberatung oder Gesundheitswesen.

Organisationen mit strengen Archivierungspflichten

Unternehmen und Behörden, die der GoBD, EU-DSGVO oder branchenspezifischen Aufbewahrungspflichten unterliegen, finden in regisafe E-Akte eine spezialisierte Lösung. Die revisionssichere Archivierung, lückenlose Protokollierung und automatische Fristenverwaltung reduzieren Compliance-Risiken erheblich. Besonders für Finanzdienstleister, öffentliche Verwaltung und Gesundheitseinrichtungen relevant.

Teams mit hybriden Arbeitsmodellen

Organisationen, deren Mitarbeitende sowohl im Büro als auch remote arbeiten, benötigen ortsunabhängigen Zugriff auf Akten. Die Cloud-basierte Architektur und Integration in Microsoft Teams ermöglichen standortübergreifende Zusammenarbeit ohne VPN-Zugänge. Zugriffsrechte lassen sich granular steuern, sodass auch externe Dienstleister kontrolliert eingebunden werden können.

Entscheidungskriterien für die Auswahl:

• Technische Infrastruktur: Ist Microsoft 365 bereits im Einsatz oder geplant?
• Compliance-Anforderungen: Wie streng sind die gesetzlichen Archivierungspflichten?
• Aktenvolumen: Wie viele Akten un