Digitale Akte – Funktionsumfang, Besonderheiten und Praxiseignung

Die digitale Akte hat sich als zentrale Lösung zur papierlosen Dokumentenverwaltung etabliert. Unternehmen, Behörden und Organisationen nutzen elektronische Aktensysteme, um Dokumente strukturiert zu erfassen, zu verwalten und bereitzustellen. Dabei geht es nicht nur um die reine Digitalisierung von Papierdokumenten, sondern um durchgängige digitale Prozesse – von der Erfassung über die Bearbeitung bis zur revisionssicheren Archivierung.

Eine digitale Akte bildet papierbasierte Aktenstrukturen im digitalen Raum nach. Sie ermöglicht die zentrale Ablage aller relevanten Informationen zu einem Vorgang, Projekt oder Kunden. Dokumente, E-Mails, Notizen und strukturierte Daten werden in einem gemeinsamen Kontext zusammengeführt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Mehrere Personen können gleichzeitig auf dieselbe Akte zugreifen, Informationen sind schneller auffindbar und Medienbrüche entfallen.

Die Anforderungen an eine digitale Akte variieren je nach Branche und Einsatzgebiet erheblich. Während öffentliche Verwaltungen strenge rechtliche Vorgaben erfüllen müssen, stehen bei Unternehmen oft Prozesseffizienz und Integrationsfähigkeit im Vordergrund. Dieser Beitrag beleuchtet die wesentlichen Funktionen, technischen Grundlagen und Auswahlkriterien für elektronische Aktensysteme.

🟦 Funktionen – Was kann eine Elektronische Akte?

Dokumentenverwaltung & Strukturierung

Automatische Dokumentenerfassung – Eingehende Dokumente werden per Scanner, E-Mail oder Upload erfasst und indexiert.

Vorgangs- und Aktenstruktur – Dokumente werden in logischen Akten und Vorgängen hierarchisch organisiert.

Volltextsuche über alle Dokumente – Inhalte werden durchsuchbar gemacht, auch in gescannten PDF-Dateien.

Versionsverwaltung für Dokumente – Änderungen werden nachvollziehbar protokolliert, ältere Versionen bleiben abrufbar.

Metadatenverwaltung – Dokumente werden mit Schlagworten, Kategorien und strukturierten Informationen angereichert.

Zusammenarbeit & Workflow

Simultane Mehrbenutzer-Zugriffe – Teams können parallel an derselben Akte arbeiten ohne Datenkonflikte.

Aufgaben- und Wiedervorlagemanagement – Fälligkeiten werden überwacht, Verantwortliche automatisch erinnert.

Workflowsteuerung für Vorgänge – Bearbeitungsprozesse laufen nach definierten Regeln und Freigabestufen ab.

Notizen und Kommentarfunktion – Bearbeiter können Anmerkungen direkt am Dokument oder Vorgang hinterlegen.

Rechte & Compliance

Granulare Berechtigungskonzepte – Zugriffe werden bis auf Dokumentenebene gesteuert und protokolliert.

Revisionssichere Archivierung – Dokumente werden unveränderbar gespeichert gemäß GoBD und anderen Vorschriften.

Protokollierung aller Zugriffe – Wer wann welches Dokument geöffnet hat wird lückenlos dokumentiert.

Integration & Schnittstellen

E-Mail-Integration – Eingehende und ausgehende E-Mails werden automatisch der passenden Akte zugeordnet.

Anbindung an Fachverfahren – Bestehende Branchensoftware wird mit der digitalen Akte verknüpft.

Office-Integration – Dokumente können direkt aus Word, Excel oder Outlook in die Akte übernommen werden.

🟨 Besonderheiten – Was macht eine Elektronische Akte einzigartig?

Kontextbezogene Informationszusammenführung

Die digitale Akte bündelt alle zu einem Vorgang gehörenden Informationen – unabhängig von deren ursprünglichem Format oder Herkunftssystem. Ein Kundenvorgang kann beispielsweise Verträge aus dem CRM-System, gescannte Unterschriften, E-Mail-Korrespondenz und händisch erstellte Notizen enthalten. Diese Zusammenführung schafft einen vollständigen Informationskontext, der bei klassischen Dokumentenmanagementsystemen oft fehlt. Die Herausforderung liegt in der konsistenten Zuordnung: Automatische Mechanismen müssen mit manuellen Zuordnungsmöglichkeiten kombiniert werden, da nicht jedes Dokument eindeutig zuzuordnen ist.

Prozessorientierung statt reiner Ablage

Moderne elektronische Akten sind mehr als digitale Ordner. Sie bilden Geschäftsprozesse ab und steuern diese aktiv. Ein Antragsverfahren durchläuft definierte Stationen, Dokumente werden automatisch zur Prüfung weitergeleitet, Fristen überwacht. Diese Prozessintelligenz unterscheidet die digitale Akte von einfachen Filesharing-Lösungen. Allerdings erfordert dies auch höheren Konfigurationsaufwand: Prozesse müssen zunächst analysiert, dokumentiert und im System abgebildet werden.

Rechtskonforme Langzeitarchivierung

Elektronische Aktensysteme sind darauf ausgelegt, Dokumente über Jahrzehnte hinweg rechtssicher aufzubewaren. Sie erfüllen Anforderungen wie Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und technische Lesbarkeit über lange Zeiträume. Dabei kommen Standards wie PDF/A für Dokumente und WORM-Speicher für die Ablage zum Einsatz. Die Kehrseite: Einmal archivierte Dokumente lassen sich nicht mehr ohne weiteres korrigieren oder löschen, was bei fehlerhaften Zuordnungen problematisch sein kann.

Mandantenfähigkeit und Skalierbarkeit

Professionelle Systeme unterstützen mehrere getrennte Mandanten auf einer gemeinsamen technischen Plattform. Steuerberater können so die Akten verschiedener Kunden strikt trennen, Konzerne verschiedene Tochtergesellschaften separat verwalten. Die Mandantentrennung erfolgt sowohl auf Daten- als auch auf Berechtigungsebene. Dies ermöglicht effiziente Ressourcennutzung, setzt aber ein ausgereiftes Sicherheitskonzept voraus.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich eine Elektronische Akte besonders?

Öffentliche Verwaltungen und Behörden profitieren von der strukturierten Vorgangsbearbeitung nach definierten Zuständigkeiten. Die Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte, die Fristenkontrolle und die rechtskonforme Archivierung entsprechen den strengen Compliance-Anforderungen im öffentlichen Sektor. Besonders bei medienbruchfreien Verwaltungsabläufen (E-Government) ist die digitale Akte unverzichtbar.

Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberater mit hohem Dokumentenaufkommen finden in der mandantenbezogenen Aktenstruktur eine direkte Entsprechung zu ihrer bisherigen Arbeitsweise. Die Integration von E-Mail-Korrespondenz, die V