Digitale Akte mit Doxis

Die Verwaltung von Akten und Dokumenten durchläuft in Unternehmen und Organisationen einen grundlegenden Wandel. Die digitale Akte ersetzt zunehmend papierbasierte Prozesse und schafft neue Möglichkeiten für effiziente Zusammenarbeit. Doxis von SER Group positioniert sich als Enterprise Content Management System (ECM), das speziell für mittelständische bis große Organisationen entwickelt wurde.

Die Lösung kombiniert klassische DMS-Funktionen mit modernen Workflow-Komponenten und Integrationsmöglichkeiten. Dabei richtet sich Doxis vor allem an Unternehmen mit komplexen Anforderungen in der Dokumentenverwaltung, die Wert auf Prozessautomatisierung und normgerechte Archivierung legen.

🟦 Funktionen – Was kann Doxis?

Dokumentenverwaltung & Archivierung

• Versionsverwaltung: Automatische Speicherung aller Dokumentversionen mit Änderungshistorie
• Revisionssichere Archivierung: GoBD- und DSGVO-konforme Langzeitarchivierung mit Prüfprotokollen
• Volltextsuche: Durchsuchung aller Dokumentinhalte inklusive gescannter Dokumente (OCR)
• Metadatenverwaltung: Flexible Vergabe von Schlagworten und Klassifizierungen

Workflow & Prozessautomatisierung

• Workflow-Engine: Modellierung und Automatisierung von Freigabe- und Bearbeitungsprozessen
• Aufgabenmanagement: Automatische Zuweisung von Aufgaben mit Fristenüberwachung
• Statusverfolgung: Transparente Nachverfolgung aller Bearbeitungsschritte
• E-Mail-Integration: Automatische Archivierung relevanter E-Mails in Aktenstrukturen

Zusammenarbeit & Zugriff

• Berechtigungskonzept: Rollenbasierte Zugriffsrechte bis zur Dokumentenebene
• Mobiler Zugriff: Web-Client für ortsunabhängigen Zugang zu Akten
• Kollaborationsfunktionen: Gemeinsame Bearbeitung mit Kommentarfunktionen
• Benachrichtigungssystem: Automatische Information bei relevanten Aktenänderungen

Integration & Schnittstellen

• ERP-Anbindung: Direkte Verbindung zu SAP, Microsoft Dynamics und anderen Systemen
• Office-Integration: Bearbeitung von Dokumenten direkt aus Microsoft Office
• API-Schnittstellen: REST-APIs für individuelle Anwendungsintegrationen

🟨 Besonderheiten – Was macht Doxis einzigartig?

Enterprise-Fokus mit Branchenlösungen

Doxis unterscheidet sich durch vorgefertigte Branchenlösungen für spezifische Anwendungsfälle. Die SER Group bietet beispielsweise dedizierte Module für öffentliche Verwaltungen, Versicherungen oder das Gesundheitswesen. Diese enthalten bereits standardisierte Aktenstrukturen und Workflows. Allerdings erfordert diese Spezialisierung oft umfangreiche Anpassungen, wenn die eigenen Prozesse von den Branchenstandards abweichen.

Hybride Architektur

Das System ermöglicht sowohl On-Premise-Installationen als auch Cloud-Betrieb. Laut Herstellerangaben können Unternehmen beide Betriebsarten kombinieren und schrittweise migrieren. Diese Flexibilität kommt besonders Organisationen mit hohen Sicherheitsanforderungen entgegen. Der Nachteil: Hybrid-Szenarien erhöhen die Komplexität der IT-Infrastruktur und erfordern entsprechendes Fachwissen.

Umfangreiche Integrationsmöglichkeiten

Doxis bietet tiefe Integrationen in ERP-Systeme, insbesondere SAP. Dokumente werden direkt aus der Geschäftsanwendung heraus verwaltet, ohne Systemwechsel. Die Synchronisation von Stammdaten und Prozessen erfolgt bidirektional. Diese nahtlose Anbindung funktioniert jedoch hauptsächlich bei Standardsoftware – individuelle Legacy-Systeme erfordern meist Entwicklungsaufwand.

Skalierbare Enterprise-Plattform

Die Lösung ist für hohe Nutzeranzahlen und große Datenmengen konzipiert. Unternehmen können mit wenigen Arbeitsplätzen starten und bei Bedarf auf mehrere tausend Nutzer erweitern. Die Architektur unterstützt Lastverteilung und horizontale Skalierung. Für kleinere Organisationen bedeutet dies allerdings einen Overhead an Funktionalität und Komplexität, der nicht immer benötigt wird.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Doxis besonders?

Mittelständische Unternehmen mit SAP-Infrastruktur profitieren von der engen Integration in bestehende ERP-Systeme. Die Aktenführung erfolgt direkt im gewohnten Arbeitsumfeld, ohne Medienbrüche. Voraussetzung ist allerdings eine professionelle IT-Abteilung für Betrieb und Wartung.

Öffentliche Verwaltungen und Behörden finden in Doxis eine normkonforme Lösung für E-Akte-Anforderungen. Die Software erfüllt Standards wie DOMEA und bietet spezielle Verwaltungsmodule. Die hohen Anforderungen an Datenschutz und Revisionssicherheit werden durch zertifizierte Verfahren abgedeckt.

Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen erhalten umfassende Werkzeuge für revisionssichere Archivierung. Branchen wie Versicherungen, Banken oder Pharma nutzen die detaillierten Audit-Funktionen und standardisierten Aufbewahrungsfristen.

Organisationen mit komplexen Prozessen setzen auf die leistungsfähige Workflow-Engine. Mehrstufige Freigabeprozesse, parallele Bearbeitungsstränge und automatisierte Eskalationen lassen sich abbilden. Die Konfiguration erfordert jedoch entsprechende Fachkenntnisse.

Wichtige Auswahlkriterien

Unternehmensgröße: Doxis rechnet sich typischerweise ab etwa 50 Nutzern aufwärts. Kleinere Teams finden oft schlankere Alternativen.

IT-Ressourcen: Eine dedizierte IT-Abteilung oder externer Dienstleister sollte vorhanden sein. Die Administration erfordert Fachkenntnisse.

Integrationsbedarf: Je stärker die Vernetzung mit bestehenden Systemen gewünscht ist, desto eher lohnt sich die Investition in Doxis.

Budget: Neben Lizenzkosten müssen Implementierung, Schulung und laufender Betrieb kalkuliert werden. Die Gesamtkosten liegen im oberen Marktsegment.

Details zur Digitalen Akte mit Doxis

Die digitale Akte in Doxis bildet das zentrale Organisationselement für alle dokumentenbezogenen Informationen. Im Gegensatz zu reinen Dokumentenablagen folgt sie dem Konzept der kontextbezogenen Zusammenführung: Alle Dokumente, E-Mails, Notizen und Vorgänge zu einem Geschäftsfall werden in einer strukturierten Ak