Digitale Akte Content

🟦 Funktionen – Was kann Digitale Akte?

Dokumentenverwaltung & Archivierung

• Zentrale Dokumentenablage: Alle Akten digital an einem Ort gespeichert und jederzeit abrufbar
• Volltextsuche: Schnelles Auffinden von Dokumenten durch Suche in Inhalten und Metadaten
• Versionierung: Automatische Speicherung aller Dokumentversionen mit Änderungshistorie
• Revisionssichere Archivierung: GoBD-konforme Langzeitarchivierung mit Unveränderbarkeit

Workflows & Zusammenarbeit

• Workflow-Steuerung: Automatisierte Prozesse für Freigaben, Prüfungen und Bearbeitungsschritte
• Zugriffsrechte-Management: Rollenbasierte Steuerung, wer welche Dokumente sehen und bearbeiten darf
• Notiz- und Kommentarfunktion: Annotationen direkt am Dokument für bessere Kommunikation
• E-Mail-Integration: Automatische Archivierung relevanter E-Mails in der zugehörigen Akte

Scannen & Digitalisierung

• OCR-Texterkennung: Umwandlung gescannter Dokumente in durchsuchbare digitale Texte
• Stapelverarbeitung: Gleichzeitige Verarbeitung mehrerer Dokumente mit automatischer Indexierung
• Automatische Klassifizierung: KI-gestützte Erkennung von Dokumenttypen und Zuordnung zu Akten

Sicherheit & Compliance

• Audit-Trail: Lückenlose Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen an Dokumenten
• Verschlüsselung: Sichere Datenspeicherung mit modernen Verschlüsselungsstandards
• Datenschutz-Funktionen: Unterstützung bei DSGVO-Anforderungen durch Löschkonzepte und Aufbewahrungsfristen

🟨 Besonderheiten – Was macht Digitale Akte einzigartig?

Modularer Aufbau für flexible Anpassung

Digitale Akte zeichnet sich durch ihre modulare Architektur aus, die individuell an Organisationsstrukturen angepasst werden kann. Unternehmen zahlen nur für die Module, die sie tatsächlich benötigen. Die Software lässt sich schrittweise einführen, sodass eine parallele Nutzung von Papier- und digitaler Akte während der Übergangsphase möglich ist. Allerdings erfordert die umfassende Konfiguration der Module häufig externe Beratung, was die Initialkosten erhöht.

Integration in bestehende Systemlandschaften

Die Lösung bietet standardisierte Schnittstellen zu gängigen ERP-, CRM- und DMS-Systemen sowie zu Microsoft 365 und anderen Kollaborationsplattformen. Dokumente können direkt aus Fachanwendungen heraus in der digitalen Akte abgelegt werden. Bei Legacy-Systemen oder proprietären Anwendungen kann die Integration jedoch aufwendig sein und erfordert möglicherweise individuelle Programmierung. Die Qualität der Integration hängt stark vom eingesetzten Drittsystem ab.

Mobile Zugriffsmöglichkeiten mit Einschränkungen

Über responsive Weboberflächen und dedizierte Apps können Nutzer von Smartphones und Tablets auf ihre Akten zugreifen. Besonders im Außendienst oder bei Vor-Ort-Terminen zeigt sich der Mehrwert dieser Mobilität. Der Funktionsumfang mobiler Anwendungen ist jedoch gegenüber der Desktop-Version eingeschränkt – komplexe Bearbeitungen oder umfangreiche Uploads sind oft nur eingeschränkt möglich. Zudem ist für viele Funktionen eine stabile Internetverbindung erforderlich.

Automatisierung durch KI-Unterstützung

Moderne KI-Funktionen erkennen Dokumenttypen automatisch, extrahieren relevante Daten und schlagen passende Ablageorte vor. Dies reduziert den manuellen Aufwand bei der Dokumentenerfassung erheblich. Die Erkennungsgenauigkeit verbessert sich durch maschinelles Lernen kontinuierlich. Bei sehr spezifischen Dokumenttypen oder ungewöhnlichen Formaten kann die automatische Klassifizierung jedoch noch Fehler produzieren, sodass eine manuelle Nachkontrolle empfehlenswert bleibt.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Digitale Akte besonders?

Mittelständische Unternehmen mit komplexen Dokumentenprozessen profitieren besonders von der Struktur und den Workflow-Funktionen. Wenn täglich zahlreiche Dokumente bearbeitet, freigegeben und archiviert werden müssen, sorgt die digitale Akte für Transparenz und beschleunigt Prozesse erheblich. Die Investition amortisiert sich durch eingesparte Suchzeiten und reduzierten Lagerraum.

Organisationen mit hohen Compliance-Anforderungen wie Steuerberater, Rechtsanwälte oder Finanzdienstleister finden in der revisionssicheren Archivierung und den umfassenden Protokollierungsfunktionen wichtige Unterstützung. Die GoBD-konforme Dokumentation und die Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge erfüllen gesetzliche Aufbewahrungspflichten zuverlässig.

Unternehmen mit verteilten Standorten oder Remote-Teams nutzen die zentrale Verfügbarkeit aller Dokumente für bessere Zusammenarbeit. Unterschiedliche Abteilungen oder Niederlassungen arbeiten mit denselben aktuellen Dokumenten, ohne Medienbrüche oder Informationsverluste. Dies reduziert Abstimmungsaufwand und vermeidet Parallelarbeiten.

Organisationen im digitalen Transformationsprozess, die ihre Papierarchive sukzessive ablösen möchten, finden in der hybriden Arbeitsweise während der Übergangszeit einen praktikablen Ansatz. Die schrittweise Einführung und Integration bestehender Systeme ermöglicht einen kontrollierten Wandel ohne Betriebsunterbrechungen.

Wichtige Auswahlkriterien

Dokumentenvolumen und Wachstum: Prüfen Sie, ob die Lösung mit Ihrem aktuellen und zukünftigen Datenaufkommen umgehen kann. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die Anzahl, sondern auch die Größe einzelner Dokumente.

Integrationsbedarf: Listen Sie alle Systeme auf, mit denen die digitale Akte kommunizieren muss. Klären Sie vorab, welche Schnittstellen standardmäßig verfügbar sind und welche individuell entwickelt werden müssen.

Nutzerfreundlichkeit und Akzeptanz: Die beste Software hilft nicht, wenn Mitarbeiter sie nicht nutzen. Testen Sie mit repräsentativen Anwendern, ob die Bedienung intuitiv ist und im Arbeitsalltag akzeptiert wird.

Budget für Einführung und Betrieb: Kalkulieren Sie neben Lizenzkosten auch Aufwände für Beratung, Schulung, Migration und laufenden Support ein. Realistische Budgetplanung verhindert Projektverzögerungen durch Nachfinanzierungen.

Details zur Digitale Akte

Die digitale Akte löst das klassische Problem der Papierablage: Dokumente sind schwer auffindbar, nehmen physischen