DIGITALE AKTE – CONTENT FÜR AKTENVERWALTUNG

🟦 Funktionen – Was kann Digitale Akte?

Dokumentenmanagement & Archivierung

• Zentrale Dokumentenablage: Alle Akten und Dokumente an einem Ort strukturiert erfassen und ablegen
• Versionsverwaltung: Änderungen nachvollziehen und frühere Dokumentenversionen wiederherstellen
• Automatische Indexierung: Dokumente werden beim Upload automatisch verschlagwortet und kategorisiert
• Volltext-Suche: Schnelles Auffinden von Dokumenten über Inhalte, Metadaten oder Aktenzeichen

Workflow & Zusammenarbeit

• Digitale Aktenführung: Papierakten vollständig digital nachbilden mit Register- und Ordnerstruktur
• Berechtigungsmanagement: Feingranulare Zugriffsrechte für verschiedene Nutzer und Teams definieren
• Parallele Bearbeitung: Mehrere Nutzer greifen gleichzeitig auf unterschiedliche Vorgänge zu
• E-Akte-Funktionen: Speziell für öffentliche Verwaltung mit Laufwegen und Sichtvermerken

Kollaboration & Kommunikation

• Kommentarfunktion: Notizen und Anmerkungen direkt an Dokumenten oder Akten hinterlegen
• Aufgabenverwaltung: To-Dos zuweisen und Bearbeitungsstatus im Team nachverfolgen
• Benachrichtigungen: Automatische Hinweise bei relevanten Änderungen oder fälligen Fristen

Integration & Sicherheit

• Revisionssichere Archivierung: GoBD-konforme Aufbewahrung von steuerrelevanten Dokumenten
• Schnittstellen: Anbindung an bestehende Fachverfahren und ERP-Systeme
• Backup-Funktionen: Regelmäßige automatische Datensicherung mit Wiederherstellungsmöglichkeit

🟨 Besonderheiten – Was macht Digitale Akte einzigartig?

Fokus auf klassische Aktenführung

Digitale Akte bildet die traditionelle Papierakte sehr konsequent nach. Die Software orientiert sich an bewährten Registratursystemen mit Haupt- und Unterordnern, wie sie Behörden und klassische Verwaltungen kennen. Das erleichtert den Umstieg erheblich, weil Mitarbeiter mit vertrauten Strukturen arbeiten. Allerdings kann diese Nähe zur Papierlogik auch einschränkend wirken, wenn moderne, flexible Ablagekonzepte gewünscht sind.

Spezialisierung auf öffentliche Verwaltung

Die Lösung wurde speziell für Behörden und öffentliche Einrichtungen entwickelt. Sie berücksichtigt verwaltungsspezifische Anforderungen wie Aktenzeichen nach Aktenplan, Laufzettel, Geschäftsverteilungspläne und Sichtvermerke. Diese Ausrichtung macht das System für öffentliche Stellen besonders geeignet. Privatwirtschaftliche Unternehmen mit anderen Prozessen könnten hingegen überflüssige Funktionen vorfinden oder flexiblere Systeme bevorzugen.

Mandantenfähigkeit für dezentrale Strukturen

Das System ermöglicht die Verwaltung mehrerer unabhängiger Mandanten innerhalb einer Installation. Kommunalverbände, Landkreise oder Behörden mit mehreren Standorten können so alle Organisationseinheiten in einem System abbilden, dabei aber Daten strikt trennen. Die Mandantenverwaltung erfordert jedoch sorgfältige Planung der Berechtigungsstruktur und kann bei komplexen Organisationen aufwendig in der Administration werden.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Digitale Akte besonders?

Öffentliche Verwaltungen und Behörden: Die Software wurde für diesen Bereich konzipiert und deckt alle spezifischen Anforderungen der Verwaltungsaktenführung ab. Kommunen, Landkreise, Ministerien und nachgeordnete Behörden finden hier eine Lösung, die VVD-konforme Aktenführung digital umsetzt und gleichzeitig den Anforderungen des E-Government-Gesetzes entspricht.

Organisationen mit klassischer Aktenstruktur: Wer seine bisherige Ordner- und Registerstruktur digital fortführen möchte, findet hier ein passendes Werkzeug. Besonders Einrichtungen, die einen schrittweisen Umstieg von Papier zu Digital planen, profitieren von der vertrauten Logik und können Mitarbeiter leichter abholen.

Mittlere bis große Organisationen mit Teamarbeit: Das System zeigt seine Stärken bei mehreren parallel arbeitenden Teams mit unterschiedlichen Zuständigkeiten. Die Mandantenfähigkeit und das differenzierte Berechtigungskonzept ermöglichen die Abbildung komplexer Organisationsstrukturen mit klaren Verantwortlichkeiten.

Einrichtungen mit langfristigen Aufbewahrungspflichten: Die revisionssichere Archivierung und lückenlose Dokumentation aller Zugriffe machen die Lösung interessant für Organisationen, die rechtlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Finanzämter, Sozialversicherungsträger oder Archive können hier rechtssichere Langzeitarchivierung umsetzen.

Wichtige Auswahlkriterien:

• Verwaltungsnähe: Benötigen Sie verwaltungsspezifische Funktionen wie Aktenpläne oder Geschäftsverteilungspläne?
• Strukturtreue: Ist Ihnen wichtig, dass die digitale Akte Ihre bisherige Papierstruktur exakt nachbildet?
• Teamgröße: Arbeiten mehrere Personen gleichzeitig mit verschiedenen Akten und Vorgängen?
• Compliance-Anforderungen: Unterliegen Sie strengen Aufbewahrungspflichten und Nachweispflichten für Zugriffe?

Details zur Digitalen Akte

Die Digitale Akte versteht sich als elektronisches Gegenstück zur traditionellen Papierakte. Das Grundprinzip: Jede physische Akte mit ihren Heftern, Registern und Dokumenten wird 1:1 in die digitale Welt übertragen. Ein Hauptordner entspricht einer Akte, Unterordner bilden die Register ab, einzelne Dokumente sind die digitalisierten oder elektronisch erstellten Schriftstücke. Diese Parallelität erleichtert den Umstieg erheblich, weil Sachbearbeiter nicht umdenken müssen.

Die Software arbeitet mit mehreren Organisationsebenen. Auf oberster Ebene steht der Mandant – eine eigenständige Organisationseinheit mit eigenen Nutzern, Akten und Berechtigungen. Darunter folgt die Aktenebene mit systematischer Gliederung nach Aktenplan oder individueller Struktur. Innerhalb jeder Akte können beliebig viele Vorgänge angelegt werden, die wiederum Dokumente enthalten. Diese hierarchische Struktur sorgt für Ordnung auch bei Tausenden von Akten.

Besonders ausgereift ist die Versionskontrolle. Jede Änderung an einem Dokument erzeugt automatisch eine neue Version. Die Vorgängerversionen bleiben erhalten und können jederzeit eingesehen oder wiederhergestellt werden. Ein integriertes Protokoll dokumentiert