Intelligente Schichtplanung
Mitarbeiter-Eigenverantwortung
Compliance & Kontrolle
Finanzielle Kontrolle
Systemintegration
🇩🇪 Deutsch-spezialisierte Tarifregel-Engine
Planovo setzt auf aktive Regelwerksprüfung statt nachträglicher Checklisten. Alle deutschen Tarifverträge und ArbZG-Bestimmungen sind im System hinterlegt und werden in Echtzeit geprüft. Das System warnt automatisch bei Verstößen – laut Herstellerangaben reduziert dies Bußgelder und HR-Aufwand um bis zu 40 %. Diese Tiefe erreichen generische Anbieter nicht, da international ausgerichtete Software deutsche Spezifika oft nur oberflächlich berücksichtigt.
Einschränkung: Sehr spezielle Haustarifverträge oder Sonderregelungen einzelner Betriebsvereinbarungen müssen individuell geprüft und ggf. angepasst werden. Der Implementierungsaufwand steigt hier.
📱 Native Mobile-First Architektur
Das System wurde von Grund auf für mobiles Arbeiten konzipiert, nicht nachträglich mobilisiert. Native iOS- und Android-Apps mit WebSocket-Echtzeit-Updates ermöglichen spontane Planung unterwegs. Schichtleiter bleiben ständig erreichbar und können sofort reagieren. Während viele Wettbewerber Progressive Web Apps oder responsive Browser-Lösungen anbieten, nutzt Planovo dedizierte native Apps mit echter Echtzeit-Synchronisation.
Einschränkung: Die Offline-Funktionalität ist begrenzt. Ohne Internetverbindung können nur bereits geladene Schichten angezeigt werden. Neue Informationen und Tauschanfragen erfordern Online-Zugang.
⚙️ Microservices-Cloud-Architektur (AWS EU)
Unterbrechungsfreie Updates sind der zentrale Vorteil: Neue Features und Bugfixes werden deployed, während das System läuft. Automatisches Hochfahren unter Last, Redundanz und moderne Sicherheit durch AWS-Infrastruktur. Keine Wartungsfenster, keine Admin-Overheads on-premise. Das System skaliert problemlos von 10 bis 2.000+ Mitarbeitern. On-Premise oder monolithische Systeme erfordern dagegen manuelle Updates, Downtime-Planung und lokale IT-Ressourcen.
Einschränkung: Keine On-Premise-Option verfügbar. Unternehmen mit strikten Vorgaben zu lokaler Datenhaltung müssen prüfen, ob AWS EU-Region ausreicht.
🏥 Branchenspezifische Templates
Ready-to-Go-Vorlagen für Pflege und Gastronomie beschleunigen die Implementierung erheblich. Typische Schichtmodelle, Mindestbesetzungsregeln und Qualifikationsraster sind vorkonfiguriert. Laut Herstellerangaben ermöglicht dies Go-Live in 4–8 Wochen statt 3–4 Monaten. Generalisten bieten Blankotools, während spezialisierte Module plus Consulting von Planovo den Weg zur Produktivität deutlich verkürzen.
Pflegeinrichtungen & Kliniken (20–300 Mitarbeiter) profitieren besonders stark von Planovo. Diese Einrichtungen haben komplexe Dienstpläne mit strikter Mindestbesetzung und hoher Tarifgebundenheit. Der manuelle Planungsaufwand ist enorm. Zusätzlich besteht regulatorisches Interesse an Compliance-Nachweis nach Betriebsrätegesetz. Die Tarifregel-Engine von Planovo ist speziell für diesen Bereich wertvoll. Zahlreiche Cases im Markt belegen die Passung.
Einzelhandel & Filial-Ketten (50–500 Mitarbeiter) mit dezentralisierten Standorten finden in Planovo eine ideale Lösung. Filialmanager benötigen Autonomie, Schichtleiter planen mobil. Die Kostenoptimierung ist kritisch, da der Personalanteil im Budget hoch ist. Die Mobile App kombiniert mit Self-Service-Funktionen ist hier ideal. Das Kostenmonitoring pro Filiale ermöglicht gezielte Steuerung.
Gastronomie & Hotellerie (10–150 Mitarbeiter) arbeiten mit hochgradig dynamischer Planung und permanenten Schichttauschen. Kurzfristige Änderungen sind Alltag. Die Kundenzufriedenheit hängt direkt von der Personalverfügbarkeit ab. Die Mobile-First-Architektur und Echtzeitflexibilität sind hier Kernstärken. Schnittstellen zu Kassensystemen sind zusätzlich nutzbar.
Call-Center & BPOs (30–500+ Mitarbeiter) haben extrem volatile Personaleinsatzbedarfe und hohe Fluktuation. Die Kostenkontrolle pro Projekt oder Kunde ist entscheidend. Der Selfservice entlastet HR erheblich. Das Kostenreporting nach Projekten ist abbildbar und ermöglicht präzise Abrechnungen.
Auswahlkriterien: Arbeitsrecht-Compliance
Fehler bei der Arbeitszeit kosten Bußgelder bis 30.000 Euro und führen zu Vertrauensverlust. Die Gesetzgebung ändert sich ständig – Stichworte Stechuhr-Urteil und elektronische Arbeitszeiterfassung. Planovo bietet hier sehr starke Unterstützung durch die Tarifregel-Engine, Partnerschaft mit Arbeitsrechtsexperten und automatische Regelwerk-Updates. Entscheidend ist die Frage: Welche Tarifgruppen sind abgedeckt? Wie aktuell ist die Regelwerk-Datenbank?
Auswahlkriterien: Mobile & Self-Service Reife
Mitarbeiterzufriedenheit und Retention hängen stark von modernen Tools ab. Die Entlastung von Planern um 30–40 % ist messbar, ebenso wie schnellere Reaktion auf Ausfälle. Planovo ist hier sehr stark aufgestellt mit nativen Apps, WebSocket-Echtzeit und intuitiver UX. Kritische Fragen: Funktioniert die App wirklich offline? Wie schnell sind Push-Nachrichten tatsächlich?
Auswahlkriterien: Integrationsfähigkeit
Bestehende Lohnsysteme, Zeiterfassung und HR-Systeme dürfen nicht ignoriert werden. Schlechte Integration bedeutet Doppelarbeit und Datenduplexe. Planovo bietet Standardschnittstellen zu DATEV, SAP, Personio und Sage sowie eine REST-API für modularen Aufbau. Die wichtige Frage: Ist Ihre Lohnsoftware im Konnektorenportfolio? Wie lange dauert Schnittstellen-Customizing?
Auswahlkriterien: Skalierbarkeit & TCO
Vom Startup zum Wachstumsunternehmen muss das System mitgehen. Die Kosten pro Mitarbeiter sollten stabil bleiben. Die Cloud-Architektur von Planovo skaliert linear ohne überraschende Kapazitätskosten. Die modulare Lizenzierung folgt dem Pay-as-you-grow-Prinzip. Wichtig: Sind Lizenzstaffeln transparent? Gibt es Hidden Costs bei Schnittstellenerweiterung?
Planovo automatisiert die Personaldienstplanung durch eine intelligente, regelgesteuerte Engine. Der zentrale Unterschied zu vielen Wettbewerbern: Deutsche Arbeitsgesetze, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen werden aktiv geprüft, nicht nur dokumentiert. Das System erkennt Konflikte automatisch und warnt vor Verstößen. Compliance-Fehler werden zur Ausnahme statt zur Regel.
Die Software reduziert den manuellen Planungsaufwand um typischerweise 30–40 %. Automatisierung übernimmt die Konflikterkennung, Besetzungsoptimierung und Genehmigungsworkflows. Gleichzeitig können Mitarbeiter selbst Verfügbarkeiten melden und Tauschanfragen einreichen. Diese Selfservice-Funktionalität entlastet HR-Abteilungen deutlich und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit messbar.
Kostenkontrolle in Echtzeit
Planovo ist mehr als eine Planungslösung – es ist ein Kostenkontrollinstrument. Jede Schicht wird auf Kosten durchgerechnet. Überstunden werden prognostiziert, Budgetüberschreitungen triggern automatische Warnungen. Dies ermöglicht proaktive Personalwirtschaft statt reaktiver Krisenintervention. Führungskräfte sehen auf einen Blick, wo Personalkosten entstehen und können gezielt steuern.
Die Drag-&-Drop-Oberfläche macht die Planung intuitiv. Schichtleiter sehen farbcodierte Warnungen bei Konflikten. Qualifikations-Matching zeigt sofort, welche Mitarbeiter für welche Schicht geeignet sind. Die Mehrschicht-Parallelplanung koordiniert verschiedene Teams gleichzeitig. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Die Planovo GmbH wurde 2015 gegründet und beschäftigt rund 30 Mitarbeiter. Der Hauptsitz liegt im DACH-Raum. Der Anbieter ist auf HR-Tech mit Fokus auf Dienstleistungs- und Sozialwirtschaft spezialisiert. Der Gründer hat Wurzeln in IT-Beratung und HR-Software. Diese Kombination aus technischer Tiefe und Branchenverständnis ist in der DNA des Produkts verankert.
Das Unternehmen arbeitet aktiv mit Arbeitsrechtsexperten zusammen. Die Tarifregel-Engine wird stetig aktualisiert – nicht nur reaktiv auf Gesetzesänderungen, sondern proaktiv bei Tarifabschlüssen. Dies ist ein Wettbewerbsvorteil, den Generalisten nicht kostengünstig realisieren können. Die enge Verzahnung von Rechtskompetenz und Software-Entwicklung unterscheidet Planovo von vielen Konkurrenten.
Kundenorientierung systematisch verankert
Der Kundenerfolg ist strukturell abgesichert: 24/5-Support per E-Mail, Telefon und Chat. Ab 100 Lizenzen gibt es einen dedizierten Customer Success Manager. Ein Community-Forum ermöglicht Austausch zwischen Nutzern. Die Produktentwicklung erfolgt agil und direkt mit Kundenfeedback. Die Erneuerungsrate liegt bei circa 90 % – ein starkes Indiz für hohe Zufriedenheit und erfolgreiche Implementierungen.
Die Fokussierung auf den DACH-Markt hat Vor- und Nachteile. Vorteil: Tiefes Verständnis lokaler Anforderungen, schneller Support in deutscher Sprache, rechtssichere Compliance. Nachteil: Bei internationaler Expansion müssen andere Tools hinzukommen. Für Unternehmen mit Schwerpunkt Deutschland, Österreich, Schweiz ist diese Spezialisierung jedoch ein klarer Mehrwert.
Planovo nutzt eine Microservices-Architektur auf AWS in der EU-Region. Container und WebSocket-basierte Echtzeit-Kommunikation bilden die technische Basis. Neue Features werden deployed ohne Downtime. Das System skaliert automatisch unter Last. Ihre Daten bleiben in der EU – DSGVO-Konformität ist damit gewährleistet.
Die Integration mit bestehenden Systemen erfolgt über Standard-Connectoren zu DATEV, SAP HCM, Personio und Sage. Alternativ steht eine REST-API zur Verfügung. Ein spezialisiertes Integrations-Team kann Custom-Schnittstellen zu Zeiterfassung, Kassensystemen oder Eigenentwicklungen aufbauen. Auch dies geschieht ohne Disruption der bestehenden Lösung.
Sicherheit nach modernem Standard
Sicherheit und Compliance sind nach aktuellem Standard umgesetzt. Das System ist DSGVO-konform mit redundanten Backups in der EU. Die ISO 27001-Zertifizierung befindet sich laut Herstellerangaben im finalen Stadium. Audit-Trails protokollieren alle Planänderungen – erforderlich für Behördenprüfungen und interne Audits.
Die Verschlüsselung erfolgt sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand. Zugriffskontrollen sind rollenbasiert konfigurierbar. Administratoren können granular festlegen, wer welche Daten sehen und ändern darf. Für regulierte Branchen oder öffentliche Ausschreibungen sollte der aktuelle Zertifizierungsstatus vor Vertragsabschluss geprüft werden.
Die WebSocket-Technologie ermöglicht Echtzeit-Updates ohne ständiges Neuladen. Änderungen in der Planung erscheinen sofort auf allen Geräten. Dies reduziert Abstimmungsfehler erheblich. Die Performance ist auch bei mehreren hundert gleichzeitigen Nutzern stabil.
Planovo arbeitet nach einem SaaS-Abo-Modell mit Kosten pro Benutzer und Monat. Staffeln richten sich nach Funktionsumfang und Nutzerzahl. Diese Struktur ermöglicht flexible Skalierung: Wachsen Sie von 10 auf 100 Mitarbeiter, zahlen Sie proportional mehr. Überraschende Kapazitätskosten wie bei On-Premise-Lösungen entfallen. Exakte Raten sind nicht öffentlich, werden aber auf Anfrage transparent kommuniziert.
Einmalige Implementierungskosten liegen typisch zwischen 1.000 und 5.000 Euro. Die Höhe hängt von Komplexität, Standortanzahl und erforderlichen Schnittstellen ab. Optionale Schulungs- und Support-Packages kommen hinzu. Ein realistischer ROI liegt bei 6–12 Monaten, abhängig von Automatisierungspotenzialen und Überstundenreduktion. Der Hersteller nennt vier Monate – eine aggressive Prognose, die individuell validiert werden sollte.
Gesamtkostenbetrachtung
Die Total Cost of Ownership umfasst Lizenz plus Implementierung plus Schulung plus interne Projektressourcen plus Schnittstellenwartung. Einsparungen entstehen durch reduzierte Planungszeiten von 30–40 %, Überstundenreduktion von circa 15 % pro Jahr, Vermeidung von Bußgeldern und höhere Mitarbeiterzufriedenheit mit geringerer Fluktuation. Der Break-Even liegt bei den meisten KMU zwischen dem vierten und sechsten Monat.
Wichtig ist die ehrliche Kalkulation interner Ressourcen. Die Projektleitung bindet 1–2 FTE während der Implementierung. Key-User müssen geschult werden und Zeit für Kollegen-Training einplanen. Diese Kosten werden oft unterschätzt. Die laufenden Betriebskosten sind dagegen überschaubar – ein Datenwärter für Stammdatenpflege und ein Ansprechpartner für Support reichen meist aus.
Die Standardimplementierung folgt einem strukturierten 4–8-Wochen-Plan. Start ist die Anforderungsanalyse: Welche Tarifwerke gelten? Welche Schichtmodelle sind Standard? Danach erfolgt die Datenmigration – Stammdaten der Mitarbeiter und Qualifikationen aus Excel oder Vorgängersystemen. Das Customizing und die Schnittstellenanbindung schließen sich an. Nach einer Testphase folgen Schulung und Go-Live. Agile Meilensteine sichern kontinuierliches Feedback.
Die erforderlichen Personalressourcen intern liegen bei 1–2 FTE in HR oder Projektmanagement für die Projektdauer. Key-User werden intensiv geschult – Admin-Workshop ein Tag, Key-User-Schulung zwei Tage. Diese trainieren dann die Kolleginnen und Kollegen. Auch nach Go-Live bleibt eine Ansprechperson für Support und Fragen sinnvoll.
Kritische Erfolgsfaktoren
Vor Projektstart müssen Tarifregeln und Arbeitsabläufe klar definiert sein. Unklare Anforderungen führen zu Nacharbeiten und Verzögerungen. Die Datenqualität der Stammdaten ist entscheidend – schlechte Eingangsdaten bedeuten mühsame Korrekturen. Top-Management-Support für Prozessveränderungen ist unerlässlich. Change-Widerstände werden durch transparente Kommunikation über Nutzenversprechen minimiert.
Eine Parallelplanung mit alter und neuer Lösung ist möglich und baut Vertrauen auf. Die ersten 2–4 Wochen nach Go-Live sind die Einspielphase. In dieser Zeit laufen Prozesse noch nicht komplett flüssig. Intensives Monitoring und schnelle Anpassungen sind wichtig. Ein dedizierter Support-Kanal für diese Phase beschleunigt die Stabilisierung.
Der Wechsel von Excel zu Planovo ist technisch unkompliziert, organisatorisch aber eine Transformation. Was früher der erfahrene Planer „im Kopf hatte", muss nun im System abgebildet sein. Diese Wissensdokumentation ist aufwändig, zahlt sich aber langfristig aus – insbesondere bei Personalwechsel.
Der zentrale Vorteil liegt in der Zeitersparnis: 40 % weniger Planungsaufwand durch Automatisierung und intelligente Vorschläge sind realistisch. Die Compliance-Sicherheit ist ein weiterer Kernteil: Arbeitsrecht-Violations werden automatisch erkannt, das Bußgeldrisiko sinkt drastisch. Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt messbar durch Mobile App, Self-Service und Transparenz über Schichtwünsche – dies wirkt retention-steigernd.
Die Echtzeitflexibilität ermöglicht schnelle Reaktion: Kurzfristige Änderungen bei Ausfällen oder Schichttausch werden Sekunden später per Push-Benachrichtigung kommuniziert. Das Kostenreporting liefert zentrale Übersicht, wann und wo Kosten entstehen. Dies erlaubt gezielte Steuerung und Abrechnung auf Kunden oder Projekte.
Realistische Herausforderungen
Alte Prozesse müssen hinterfragt werden. Was der Mensch früher „mit Links" machte, muss nun definiert und im System abgebildet werden. Ein Prozessoptimierungs-Workshop vor dem Customizing hilft, klarzustellen: Welche manuellen Entscheidungen sind noch nötig? Die Regel-Komplexität ist nicht zu unterschätzen: Sehr differenzierte Tarifwerke mit Zulagen und Schichtzuschlägen müssen penibel abgebildet sein – sonst entstehen falsche Planungen.
Die Lernanforderung ist bei älteren oder technisch weniger affinen Mitarbeitern höher. Video-Tutorials, Checklisten und Key-User als lokale Ansprechpartner helfen. Kontinuierliche Wiederholung in regelmäßigen Abständen ist wichtig. Die Mobile App braucht Netzwerkverbindung – Offline-Funktionalität ist begrenzt. In remoten Bereichen oder mit schlechter Netzabdeckung ist dies eine Einschränkung. Fallspezifisch sollte geprüft werden, ob hybride Lösungen mit Print-Backup sinnvoll sind.
Das Kostenreporting ist nur so gut wie die Eingangsdaten. Stundensätze, Zuschläge und Qualifikationen müssen korrekt gepflegt sein. Ein etablierter Datenpflege-Prozess mit regelmäßigen Audits und einer definierten Datenwärter-Rolle ist erforderlich.
Kann Planovo auch für sehr kleine Betriebe mit 5–10 Mitarbeitern sinnvoll sein?
Theoretisch ja – die Skalierbarkeit beginnt ab 10 Mitarbeitern. Bei so kleinen Einheiten ist der ROI jedoch fraglich, wenn Planung ohnehin sehr flexibel und mündlich erfolgt. Planovo rechnet sich ab circa 15–20 Mitarbeitern, wo manueller Aufwand signifikant wird und Compliance-Anforderungen steigen.
Muss ich meine aktuelle Lohnsoftware wechseln?
Nein. Planovo integriert sich via Standard-Schnittstellen mit DATEV, SAP, Personio, Sage und anderen. Ist Ihre Software nicht im Portfolio, kann eine REST-API-Integration entwickelt werden. Dies verursacht Aufpreis und längeren Implementierungsaufwand, ist aber grundsätzlich möglich.
Was passiert bei neuen Tarifverträgen – kann Planovo das zeitnah abbilden?
Ja. Durch die Partnerschaft mit Arbeitsrechtsexperten und die aktive Pflege der Regel-Engine werden Tarifabschlüsse zeitnah eingespielt. Sie als Kunde müssen dies nicht selbst programmieren – das ist ein großer Vorteil gegenüber generischen Systemen.
Wie lange dauert der Wechsel von Excel zu Planovo?
Typisch 4–8 Wochen bis Go-Live, danach circa 2–4 Wochen Einspielphase, bis alle Prozesse flüssig laufen. Parallelplanungen mit alter und neuer Lösung sind möglich, um Vertrauen aufzubauen und Risiken zu minimieren.
Kann Planovo auch Zeiterfassung machen?
Nein. Planovo macht Dienstplanung. Zeiterfassung läuft über externe Systeme wie digitale Stempeluhren oder Zeitstempel-Apps und wird via Schnittstelle synchronisiert. Diese Trennung ist oft sauberer – jedes Modul macht eine Sache gut.
Wie gut ist der Support wirklich?
24/5 per E-Mail, Telefon und Chat mit typischen Beantwortungszeiten unter vier Stunden. Ab 100 Lizenzen gibt es einen dedizierten Account Manager. Community-Forum und Wissensdatenbank sind gut gepflegt. Basierend auf der Erneuerungsrate von 90 % ist die Gesamtbewertung gut bis sehr gut.
Ist Planovo DSGVO-konform?
Ja. EU-Rechenzentrum, AVV vorhanden, Verschlüsselung standard. ISO 27001 ist laut Herstellerangaben im finalen Status. Für regulierte Branchen oder öffentliche Ausschreibungen sollte die aktuelle Zertifizierungslage vor Vertragsabschluss nochmal exakt geprüft werden.
Funktioniert die App auch ohne Internetverbindung?
Begrenzt. Offline können Sie Ihre aktuelle Schicht sehen und Status ändern. Neue Schichtinformationen und Tauschanfragen benötigen Online-Verbindung. Für mobil-einsatztätige Mitarbeiter kann das eine Einschränkung sein – für die meisten Szenarien mit WiFi oder 4G reicht es aus.