Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Planerio?

Automatische Planung & Optimierung

KI-gestützte Bedarfsprognose – Analysiert historische Daten wie Umsätze oder Patientenzahlen und prognostiziert automatisch den optimalen Personalbedarf.

Automatisierte Schichtallokation – Berücksichtigt Qualifikationen, Verfügbarkeiten und gesetzliche Vorgaben; reduziert manuelle Planungsarbeit um 40–60 %.

Planungsvorlagen – Speichert wiederkehrende Dienstpläne ab und ermöglicht schnelles Ausrollen per Knopfdruck.

Mitarbeiter-Self-Service & Mobilität

Mobile App mit Push-Benachrichtigungen – Bietet Echtzeit-Zugriff auf Dienstpläne, Schichttausch und Urlaubsanträge direkt vom Smartphone.

Schichttausch mit automatischem Matching – Findet passende Tauschpartner, prüft Qualifikationen und Fair-Use-Regeln ohne Admin-Eingriff.

Digitale Urlaubsanträge mit Genehmigungsworkflow – Automatisiert den Prozess von Antrag bis Genehmigung transparent für alle Beteiligten.

Bereitschaftslisten – Verteilt Kurzfristaufforderungen automatisiert basierend auf Verfügbarkeit und Präferenzen der Mitarbeiter.

Compliance & Rechtssicherheit

Automatisierte Compliance-Checks – Prüft Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und Pausenregelungen in Echtzeit während der Planung.

Skill- und Qualifikationsabgleich – Stellt sicher, dass nur zertifizierte Mitarbeiter für qualifikationspflichtige Schichten eingeplant werden.

Dokumenten-Management – Verknüpft Verträge, Zertifikate und Nachweise direkt mit Mitarbeiterprofilen oder einzelnen Schichten.

Reporting, Daten & Integration

Reporting und Dashboards – Visualisiert Personalkosten, Auslastungsquoten, Überstunden und Mehrarbeit in Echtzeit.

Zeitwirtschafts-Schnittstellen – Bietet Standardanbindungen an DATEV, SAP, Lexware und weitere Lohn- und Zeiterfassungssysteme.

Kalender-Synchronisation – Integriert Dienstpläne mit Outlook, Google Calendar und iCal für nahtlose Terminverwaltung.

Mehrstandort-Management – Ermöglicht zentrale Steuerung für Filialnetze bei gleichzeitiger lokaler Autonomie.

Sicherheit & Verwaltung

Rollen- und Rechte-Management – Ermöglicht feingranulare Zugriffskontrolle für verschiedene Nutzergruppen wie Planer, Schichtleiter, Mitarbeiter und Betriebsrat.

🟨 Besonderheiten – Was macht Planerio einzigartig?

KI-Bedarfsprognose mit messbarem Mehrwert

Planerio analysiert historische Geschäftsdaten wie Umsatzzahlen, Buchungen oder Patientenaufkommen und prognostiziert automatisch den zukünftigen Personalbedarf. Das System erkennt Muster wie saisonale Schwankungen oder Wochentags-Peaks und passt die Personalbesetzung entsprechend an. Unternehmen reduzieren dadurch Über- und Unterbesetzung und sparen laut Herstellerangaben 15–20 % der Überstundenkosten ein.

Die Technologie benötigt allerdings 3–6 Monate historische Daten zur Kalibrierung. Zudem holen Wettbewerber wie Papershift technologisch auf, sodass dieser Vorsprung nicht mehr exklusiv ist.

Cloud-Native Microservices-Architektur

Planerio basiert auf einer modernen Kubernetes- und Docker-Infrastruktur mit Microservices. Diese Architektur ermöglicht elastische Skalierung ohne Performanceeinbußen und wöchentliche Feature-Releases ohne Systemausfälle. Kunden profitieren von hoher Verfügbarkeit und müssen sich nicht um Infrastruktur oder Updates kümmern.

Für Nicht-IT-Nutzer bleibt dieser technische Vorteil meist unsichtbar. Indirekt spüren sie ihn aber durch stabile Performance und schnelle Reaktionszeiten auch bei vielen gleichzeitigen Zugriffen.

DSGVO-Konformität mit deutschen Rechenzentren

Alle Kundendaten werden in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Planerio bietet standardmäßig Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) nach DSGVO und erfüllt damit die strengen deutschen Datenschutzanforderungen. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt per TLS, und regelmäßige Penetrationstests prüfen die Sicherheit.

Für global agierende Konzerne mit internationalen Datenschutzanforderungen ist dieser Standortvorteil weniger relevant. Deutsche KMU mit strengen Compliance-Anforderungen profitieren jedoch erheblich von der Rechtssicherheit.

Offene REST-API für individuelle Integrationen

Die offene REST-API ermöglicht die Anbindung an proprietäre Altsysteme, CRM-Lösungen, ERP-Software oder branchenspezifische Tools ohne Vendor Lock-in. Unternehmen können ihre bestehende Systemlandschaft beibehalten und Planerio als zentrale Planungskomponente integrieren.

Custom-Integrationen erfordern allerdings IT-Ressourcen oder externe Dienstleister. Die Kosten liegen typischerweise zwischen 2.000 und 10.000 Euro je nach Komplexität. Standardintegrationen sind deutlich günstiger und in der Regel innerhalb weniger Tage einsatzbereit.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Planerio besonders?

Zielgruppen mit konkreter Begründung

Schichtplaner in Hotellerie und Gastronomie profitieren besonders von der KI-gestützten Bedarfsprognose bei wechselnden Auslastungen durch Events, Überbuchungen oder Saisongeschäft. Die mobile App ermöglicht es Schichtleitern, auch unterwegs schnell auf Personalausfälle zu reagieren. Die ideale Unternehmensgröße liegt zwischen 30 und 200 Mitarbeitern, wo Excel überfordert ist, aber Enterprise-Lösungen überdimensioniert wären.

HR-Verantwortliche in Einzelhandelsketten finden in Planerio ein Werkzeug für Multi-Store-Management mit zentraler Steuerung und lokaler Flexibilität. Die hohe Fluktuation im Einzelhandel erfordert ständige Anpassungen, die durch Automatisierung erheblich vereinfacht werden. Compliance-Prüfungen für Arbeitszeitgesetz und Ruhezeiten erfolgen automatisch. Die Software skaliert gut für Unternehmen mit 100 bis 500 Mitarbeitern über mehrere Standorte hinweg.

Pflege- und Gesundheitseinrichtungen müssen strikte Personalquoten, Ruhezeiten und Qualifikationsgrenzen einhalten. Planerio prüft diese Anforderungen automatisiert und reduziert dadurch Planungskonflikte massiv. Der automatische Qualifikationsabgleich stellt sicher, dass nur entsprechend ausgebildetes Personal bestimmte Tätigkeiten übernimmt. Für Einrichtungen mit 50 bis 300 Mitarbeitern bietet die Software das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis.

Logistik- und Produktionsunternehmen mit Schichtarbeit haben oft vorhersagbare Lastprofile mit wiederkehrenden Mustern. Der hohe Automatisierungsbedarf und die Fair-Use-Anforderungen beim Schichttausch machen Planerio zur passenden Lösung. Die Größe von 50 bis 500 Mitarbeitern im Schichtbetrieb entspricht dem Sweet-Spot der Software.

Wichtigste Auswahlkriterien für Entscheider

Automatisierungsbedarf ist das zentrale Kriterium: Wenn Ihre Planungsverantwortlichen mehr als 10 Stunden pro Woche mit manueller Dienstplanung verbringen, liegt die ROI-Schwelle niedrig. Der Break-even wird laut Herstellerangaben typischerweise nach 3 Monaten erreicht.

Standort-Komplexität macht Planerio besonders wertvoll: Bei Mehrstandort-Netzen mit verschiedenen lokalen Anforderungen spart die zentrale Koordination mit lokaler Anpassungsmöglichkeit erheblichen Abstimmungsaufwand. Die Filialleiter behalten Autonomie, während HR-Zentrale den Gesamtüberblick behält.

Compliance-Anforderungen rechtfertigen die Investition schnell: Strikte Arbeitszeitgesetze, Tarifverträge oder branchenspezifische Regelungen werden automatisiert geprüft. Das vermeidet Bußgelder und rechtliche Auseinandersetzungen, die ein Vielfaches der Softwarekosten verursachen können.

Integrationsbedarf in bestehende Systeme sollte vorab geprüft werden: Bei vorhandenen DATEV-, SAP- oder Zeiterfassungssystemen ermöglichen die offene API und Standardschnittstellen minimalen Integrationsaufwand. Unternehmen mit proprietären Altsystemen sollten den Aufwand für Custom-Integrationen einkalkulieren.

Details zur Dienstplansoftware

Planerio ist eine cloudbasierte Schicht- und Dienstplansoftware für kleine und mittelständische Unternehmen mit 20 bis 500 Mitarbeitern. Das System ersetzt manuelle Excel-Planungen durch intelligente Algorithmen und automatisierte Prozesse. Der Fokus liegt auf KI-gestützter Automatisierung, die nicht nur Arbeitszeit spart, sondern auch die Planungsqualität verbessert.

Die Software löst typische Probleme manueller Dienstplanung: fehleranfällige Compliance-Prüfungen, intransparente Kommunikation und zeitaufwendige Anpassungen bei Personalausfällen. Unternehmen berichten von 40–60 % Zeitersparnis bei der Planungserstellung und 15–20 % reduzierten Überstundenkosten. Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt durch transparente Dienstpläne und Self-Service-Funktionen wie den mobilen Schichttausch.

Typische Anwendungsfälle finden sich in der Hotellerie, im Einzelhandel, in Pflegeeinrichtungen und in der Logistik. Branchen mit Schichtarbeit, wechselnden Auslastungen und strikten Compliance-Anforderungen profitieren am meisten. Die KI-Bedarfsprognose analysiert historische Daten wie Umsatzzahlen oder Patientenaufkommen und passt die Personalbesetzung automatisch an erwartete Peaks an.

Die technische Besonderheit liegt in der selbstlernenden Optimierung. Während herkömmliche Software mit statischen Vorlagen arbeitet, lernt Planerio aus Vergangenheitsdaten und verbessert die Prognosegenauigkeit kontinuierlich. Nach einer Kalibrierungsphase von 3–6 Monaten erreicht das System eine Trefferquote, die manuelle Planungen deutlich übertrifft.

Wissenswertes zum Anbieter

Die Planerio GmbH hat ihren Sitz in Bielefeld und wurde circa 2015 gegründet. Das Unternehmen beschäftigt laut LinkedIn-Profilen zwischen 50 und 100 Mitarbeiter und hat mehrere erfolgreiche Finanzierungsrunden abgeschlossen. Die Strategie basiert auf Cloud-First-Ansätzen, agiler Entwicklung und engem Kundendialog. Anders als börsennotierte Großkonzerne agiert Planerio als gewachsenes deutsches HRTech-Unternehmen mit stabiler Finanzierung.

Die Kundenbindung ist mit einer Kündigungsrate unter 5 % pro Jahr überdurchschnittlich hoch. Auf Trustpilot erreicht das Unternehmen 4,3 von 5 Sternen. Kunden loben besonders die intuitive Benutzeroberfläche, den schnellen Support und die messbare Zeitersparnis. Kritik bezieht sich meist auf die begrenzte Offline-Funktionalität der App und den Wunsch nach einer 24/7-Hotline statt der aktuellen Reaktionszeit von 24–48 Stunden.

Die Entwicklungsphilosophie folgt agilen Prinzipien mit wöchentlichen bis zweiwöchentlichen Updates. Continuous Integration und aktive Kundenfeedback-Loops ermöglichen schnelle Anpassungen an Gesetzesänderungen oder neue Tarifverträge. Eine Community-Roadmap bezieht Nutzer in Produktentscheidungen ein. Dieses Vorgehen unterscheidet Planerio von Anbietern mit starren Releasezyklen.

Das Unternehmen positioniert sich bewusst zwischen einfachen Tools für Kleinstunternehmen und komplexen Enterprise-Lösungen für Konzerne. Diese Fokussierung auf den Mittelstand spiegelt sich in Funktionsumfang, Preisgestaltung und Support wider. Sehr große Organisationen mit über 5.000 Mitarbeitern finden bei spezialisierten Anbietern wie SAP oder ATOSS möglicherweise passendere Lösungen.

Technische Details & Integration

Planerio basiert auf einer Cloud-Native-Architektur mit Kubernetes und Docker. Die Microservices-Struktur kombiniert NoSQL-Datenbanken für Echtzeit-Updates mit relationalen Datenbanken für Stammdaten. Das Hosting erfolgt in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Es ist keine lokale Installation erforderlich – die Software läuft browserbasiert in Chrome, Firefox und Edge sowie als native iOS- und Android-App.

Standardintegrationen bestehen zu DATEV für Lohnabrechnung, SAP, Lexware, Personio und Workday. Für die Bedarfsprognose können Kassensysteme in der Gastronomie angebunden werden. Die offene REST-API ermöglicht Custom-Integrationen für spezielle Anforderungen. CSV- und Excel-Import erleichtern die Datenmigration aus Altsystemen.

Die Sicherheitsarchitektur umfasst TLS-Verschlüsselung für die Datenübertragung und Encryption at Rest für gespeicherte Daten. Das System ist ISO-27001-zertifiziert und wird regelmäßigen Penetrationstests unterzogen. DSGVO-Konformität wird durch Auftragsverarbeitungsverträge gewährleistet. Über weitere Zertifizierungen wie SOC 2 oder TISAX liegen keine öffentlich verifizierbaren Informationen vor.

Die Performance skaliert elastisch mit der Nutzerzahl. Bei Lastspitzen durch gleichzeitige Zugriffe vieler Mitarbeiter – etwa bei Schichtplan-Veröffentlichungen – passt die Infrastruktur die Ressourcen automatisch an. Updates erfolgen im laufenden Betrieb ohne Downtime. Die Systemverfügbarkeit liegt laut Herstellerangaben über 99,5 %.

Kosten & Preismodell

Planerio wird als Software-as-a-Service lizenziert. Die Kosten liegen bei circa 3 bis 8 Euro pro aktivem Nutzer und Monat, abhängig vom gewählten Paket (Basis, Pro oder Enterprise). Die Lizenzen können monatlich an die tatsächliche Mitarbeiterzahl angepasst werden – etwa bei Fluktuation oder Elternzeiten. Ein Minimum-Seat-Modell existiert nicht.

Für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern ergeben sich über drei Jahre folgende typische Gesamtkosten: Lizenzen circa 10.800 Euro (100 Mitarbeiter × 3 Euro × 36 Monate), Einmalkosten für Implementierung 2.500 Euro, Schulung 1.000 Euro und Migration 1.000 Euro – insgesamt etwa 4.500 Euro. Die Total Cost of Ownership über drei Jahre liegt damit bei circa 15.300 Euro ohne spezielle API-Integrationen.

Der Break-even wird oft nach 3 bis 6 Monaten erreicht. Eine Beispielrechnung: Bei 4.000 Euro Jahreskosten und einer Zeitersparnis von 5 Stunden pro Woche bei einem Planerlohn von 50 Euro pro Stunde ergibt sich eine jährliche Ersparnis von 12.500 Euro (5 Stunden × 50 Euro × 50 Wochen). Die Amortisation erfolgt nach etwa 3 Monaten.

Potenzielle Kostenfallen sind unerwartete Integrationskosten bei Legacy-Systemen (2.000 bis 10.000 Euro), kostenpflichtige Add-ons für erweiterte Funktionen wie Forecasting oder spezielle Reports sowie Schulungsbedarf bei ungeschulten Teams. Die Abstimmung mit dem Betriebsrat kann die Implementierung verzögern und damit indirekte Kosten verursachen. Aktuelle Premium-Support-Konditionen sollten direkt beim Anbieter erfragt werden.

Migration & Umstieg

Die Onboarding-Dauer beträgt für kleine und mittelständische Unternehmen mit einfacher CSV- oder Excel-Datenübernahme standardmäßig 4 bis 6 Wochen. Komplexe Szenarien mit vielen Standorten, individuellen Tarifverträgen oder API-Integrationen erfordern 2 bis 4 Monate. Ein schrittweiser Rollout pro Standort ist möglich und reduziert das Risiko eines Big-Bang-Ansatzes.

Die Datenmigration wird für Import aus Excel, CSV oder per API unterstützt. Die größte Herausforderung liegt in der Datenqualität: Saubere Mitarbeiter-Stammdaten, vollständige Qualifikationsnachweise und korrekte Ruhezeiten-Historie sind Voraussetzung für einen erfolgreichen Start. Planerio bietet Migrations-Unterstützung an. Der Aufwand liegt bei etwa 1 bis 2 Planerstunden pro Woche während der Einführungsphase.

Das Change-Management profitiert von der hohen Mitarbeiterakzeptanz. Die intuitive App und Self-Service-Funktionen überzeugen schnell. Entscheidend sind Management-Buy-In, klare Zieldefinitionen (Kostenreduktion, Compliance oder Mitarbeiterzufriedenheit) und gezielte Schulungen. Planer benötigen 2 bis 3 Stunden Basisschulung, Mitarbeiter etwa 1 Stunde für App-Nutzung und Schichttausch-Funktion.

Eine Pilot-Phase mit Early-Adopter-Teams empfiehlt sich vor dem Rollout. Diese Testgruppe identifiziert Stolpersteine und entwickelt Best Practices für die Organisation. Video-Tutorials, eine Knowledge Base und Ticket-basierter Support mit 24 bis 48 Stunden Reaktionszeit unterstützen die Einführung. Wichtig ist realistische Zeitplanung ohne Unterschätzung des Konfigurationsaufwands für unternehmensspezifische Regeln.

Vorteile und Herausforderungen

Die Planungszeit-Reduktion um 40–60 % ist der offensichtlichste Vorteil. Manuelle Anpassungen entfallen weitgehend, da die KI Optimierungen übernimmt. Überstundenkosten sinken um 15–20 % durch bessere Bedarfsprognose und Fair-Use-Matching beim Schichttausch. Die Compliance-Sicherheit ist zu 100 % prüfbar – automatisierte Checks auf Arbeitszeitgesetz und Ruhezeiten verhindern Verstöße.

Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt messbar. Weniger kurzfristige Änderungen bedeuten planbarere Freizeit. Die Transparenz durch mobile App und die Autonomie beim Schichttausch erhöhen die Akzeptanz. Unternehmen berichten von weniger „No-Shows" und geringerer Fluktuation. Die Kosteneinsparung bei Personal liegt bei 5–15 % durch reduzierte externe Kräfte und bessere Auslastung.

Herausforderungen existieren dennoch. Die Offline-Funktionalität der App ist begrenzt – Caching ermöglicht Kernfunktionen, aber nicht den vollen Funktionsumfang ohne Internetverbindung. Budget-Simulation ist nicht im Standard enthalten und muss als Add-on dazugekauft werden. Sehr große Konzerne mit über 5.000 Mitarbeitern stoßen an Grenzen der Prozess-Komplexität – hier sind SAP C4H oder ATOSS besser geeignet.

Nicht alle branchenspezifischen Tarifverträge sind out-of-the-box abbildbar. Individuelle Konfiguration ist notwendig und erfordert Zeitinvestition. Der Wunsch nach 24/7-Hotline wird aktuell nicht erfüllt – die Standard-Reaktionszeit liegt bei 24 bis 48 Stunden. Premium-Support bietet beschleunigte Reaktion, Details sollten vorab geklärt werden.

FAQ

Für wen ist Planerio nicht geeignet?

Sehr große Konzerne mit über 5.000 Mitarbeitern und hochkomplexen, individualisierten Compliance-Anforderungen finden bei SAP oder ATOSS spezialisierte Enterprise-Lösungen. Branchen ohne klassische Schichtarbeit, etwa reine Projektarbeit mit individuellen Zeitstempeln, sind nicht die Zielgruppe. Unternehmen, die vollständig auf Offline-Funktionalität angewiesen sind, werden durch die begrenzte Offline-Fähigkeit eingeschränkt.

Wie schnell amortisiert sich die Investition?

Typischerweise nach 3 bis 6 Monaten durch Zeitersparnis und Überstundenreduktion. Die Break-Even-Rechnung lautet: Jahreskosten Planerio geteilt durch ersparte Planerstunden pro Woche mal Lohnrate mal Arbeitswochen. Beispiel: 4.000 Euro Jahreskosten dividiert durch 12.500 Euro Ersparnis (5 Stunden × 50 Euro × 50 Wochen) ergibt Break-even nach rund 3 Monaten.

Ist die Datensicherheit besser als bei Excel?

Erheblich. Planerio ist ISO-27001-zertifiziert, nutzt TLS-Verschlüsselung, wird regelmäßig Penetrationstests unterzogen und ist DSGVO-konform. Excel auf lokalen PCs oder SharePoint bietet keine vergleichbare Verschlüsselung, schwache Zugriffskontrolle, hohe Manipulationsrisiken und DSGVO-Probleme bei Cloud-Sharing. Der Sicherheitsunterschied ist fundamental.

Wie lange dauern die Schulungen?

Planer benötigen 2 bis 3 Stunden Basisschulung für Schnellstart und häufige Szenarien. Mitarbeiter brauchen etwa 1 Stunde für App-Nutzung, Schichttausch und Urlaubsantrag – die Bedienung ist sehr intuitiv. HR-Verantwortliche und Management investieren 1 bis 2 Stunden für Reports, Compliance-Checks und Regeln-Konfiguration. Video-Tutorials und Knowledge Base ergänzen den Support.

Funktioniert die DATEV-Integration zuverlässig?

Ja, es existiert eine offizielle Schnittstelle. Arbeitszeiten und relevante Daten werden automatisiert zu DATEV übertragen. Die Konfiguration erfolgt während der Implementierung. Separate Zeiterfassungs-Schnittstellen sind nicht erforderlich. Unternehmen mit DATEV-Lohnsystemen profitieren von nahtlosem Datenaustausch ohne doppelte Erfassung.

Was passiert bei Kündigung der Software?

Die Daten bleiben Eigentum des Kunden. Export in Standardformaten wie CSV und PDF ist möglich. Migrationsunterstützung zu anderen Systemen kann verhandelt werden. Typische Kündigungsfristen liegen bei 30 bis 60 Tagen. Es gibt keine Datensperre oder technische Hürden beim Wechsel zu anderen Anbietern.

Eignet sich Planerio für mehrere Standorte?

Ja, das ist eine Kernstärke. Zentrale Planung mit lokalen Anpassungen ist möglich. Filialleiter erhalten begrenzte Zugriffe für ihre Standorte, während die zentrale HR-Abteilung volle Kontrolle behält. Multi-Tenant-Fähigkeit ist als Add-on verfügbar. Einzelhandelsketten und Gastronomiebetriebe mit Filialnetz profitieren erheblich.

Berücksichtigt die KI unsere Tarifverträge?

Ja, aber mit manueller Konfiguration. Planerio erlaubt Definition von Regeln wie maximale Nachtdienste pro Woche, Mindestruhezeiten oder Zuschläge ab bestimmten Uhrzeiten. Die KI arbeitet dann innerhalb dieser Grenzen optimal. Sehr exotische Tarifverträge erfordern möglicherweise manuelle Fein-Anpassungen und sollten vor Vertragsabschluss getestet werden.

Wie reagiert das System bei Krankheit oder Urlaub?

Bei Krankheit wird die Abwesenheit manuell eingetragen. Planerio markiert die Schicht als zu besetzen und schlägt verfügbare Optionen vor – andere Mitarbeiter mit passender Qualifikation oder externe Kräfte. Bei Urlaub läuft ein digitaler Genehmigungsworkflow. Das System zeigt Auswirkungen auf die Personalbesetzung an, bevor der Genehmiger entscheidet.

Welche Sprachen werden unterstützt?

Deutsch und Englisch sind verfügbar. Laut Herstellerangaben werden weitere Sprachen unterstützt, eine vollständige Liste liegt jedoch nicht vor. Unternehmen mit internationalen Teams sollten vor Vertragsabschluss die Verfügbarkeit benötigter Sprachen konkret abklären.