Dienstplansoftware Planday: Funktionen, Besonderheiten und Praxiserfahrungen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Planday?

Planung & Einsatzoptimierung

Drag-and-Drop-Schichtplanung mit Templates Visuelle Schichtverteilung spart bis zu 50% Planungszeit durch wiederverwendbare Vorlagen.

Automatische Schichtvorschläge Berücksichtigt automatisch Qualifikationen, Verfügbarkeiten und gesetzliche Vorgaben bei der Mitarbeiterauswahl.

Echtzeit-Compliance-Engine Warnt sofort bei Verstößen gegen Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und Überstundengrenzen während der Planung.

Live-Personalkosten-Prognosen Zeigt Auswirkungen jeder Schicht auf das Budget inklusive Überstunden und Zuschlägen in Echtzeit.

Multilokations-Dashboard Verwaltet mehrere Standorte zentral mit dezentraler Anpassungsmöglichkeit durch lokale Manager.

Mitarbeiter-Selbstverwaltung

Abwesenheits- und Urlaubsmanagement Mitarbeiter beantragen Urlaub eigenständig, Vorgesetzte genehmigen strukturiert über automatisierte Workflows.

Schichttausch und Einspring-Funktion Ermöglicht eigenständige Organisation von Tauschen und Vertretungen unter Kontrolle der Planer.

Mobile Zeiterfassung mit GPS Flexible Zeitstempelung über iOS/Android-App mit Standorterfassung und optionalem Kiosk-Modus.

Kommunikation & Transparenz

Team-Chat und Push-Benachrichtigungen Informiert Teams in Echtzeit über Planänderungen, Ansagen und ermöglicht direkte Kommunikation.

Reporting und Analytics Bietet umfangreiche Standard-Reports zu Überstunden, Kosten und Ausfallquoten mit begrenzten Custom-Optionen.

Integration & Automatisierung

API und Standard-Connectoren Nahtlose Anbindung an Xero, ADP, Personio, Kassensysteme und REST-API für individuelle Integrationen.

Webhooks für Datensynchronisation Automatische, ereignisgesteuerte Datenübertragung zu externen Systemen ohne manuelle Eingriffe.

Regelwerk & Compliance

Pausen- und Überstundenmanagement Konfigurierbar für Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und automatische Pausenregelungen nach Schichtlänge.

Arbeitszeitkonto-Tracking Verwaltet Gleitzeitkonten, Jahressollstunden und zeigt Saldos transparent für Mitarbeiter und Management.

EU-Arbeitszeitgesetz-Engine Lokalisierte Regelwerke für Deutschland, UK und nordische Länder mit automatischen Gesetzes-Updates.

🟨 Besonderheiten – Was macht Planday einzigartig?

EU-Arbeitszeitgesetz-Engine direkt in der Planung

Planday prüft Compliance-Verstöße in Echtzeit während der Schichtplanung, nicht erst beim Exportieren oder in der Nachbearbeitung. Manager sehen sofort, wenn eine geplante Schicht gegen Ruhezeitbestimmungen oder Arbeitszeitgrenzen verstößt. Diese proaktive Warnung verhindert Fehler, anstatt sie nachträglich zu korrigieren. Die Engine ist für verschiedene nationale Regelwerke konfigurierbar und wird bei Gesetzesänderungen automatisch aktualisiert.

Einschränkung: Sehr spezifische Tarifverträge oder besondere Betriebsvereinbarungen können manuelle Anpassungen und Konfigurationsaufwand erfordern. Standardisierte EU-Regelungen funktionieren hingegen out-of-the-box.

Tiefgreifende Xero-Integration für Lohnabwicklung

Die Verbindung zu Xero geht über einfachen Datenexport hinaus: Geplante Schichten und erfasste Arbeitszeiten fließen automatisch in die Lohnbuchhaltung, ohne manuelle CSV-Importe oder Abstimmungen. Kostenkontrolle erfolgt in Echtzeit, Abrechnungsfehler reduzieren sich signifikant. Diese nahtlose Automation ist im KMU-Segment einzigartig.

Einschränkung: Maximale Synergien entstehen nur mit Xero als Buchhaltungssystem. Andere Payroll-Systeme sind über Standard-APIs integrierbar, erreichen aber nicht dieselbe Automatisierungstiefe.

Echtzeit-Personalkosten mit Szenarien-Vergleich

Manager sehen bei jeder Planungsentscheidung sofort die Auswirkungen auf das Personalbudget. Das System berechnet automatisch Überstundenzuschläge, Wochenend- und Feiertagszulagen. Diese Transparenz ermöglicht datengestützte Entscheidungen: "Wenn ich diese Person am Samstag einplane, kostet das +€45 Zuschlag" ist sofort sichtbar.

Einschränkung: Prognosen basieren auf hinterlegten Stundensätzen und Zuschlagsregeln. Komplexe Tarifverträge mit vielen Variablen erfordern sorgfältige initiale Konfiguration für präzise Berechnungen.

Mobile-First für maximale Mitarbeiter-Adoption

Die intuitive iOS/Android-App ermöglicht umfassenden Self-Service: Verfügbarkeiten eintragen, Schichttausch beantragen, Arbeitszeiten erfassen. Diese Eigenverantwortung erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und entlastet Planer erheblich. Die App-Qualität ist Kernbestandteil der Produktphilosophie.

Einschränkung: Offline-Funktionalität ist begrenzt. Vollständige Planungsfunktionen und Synchronisation erfordern Online-Verbindung, auch wenn lokal gecachte Daten teilweise offline nutzbar sind.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Planday besonders?

Zielgruppen mit konkreter Begründung

Restaurant- und Filialmanager mit 50–500 Mitarbeitern Planday ist spezialisiert auf Gastronomie-Compliance mit automatischen Pausen- und Ruhezeitregeln für flexible Schichtmodelle. Die mobile App erleichtert die Team-Kommunikation in einem Umfeld, wo spontane Änderungen häufig sind. Echtzeit-Kostenkontrolle hilft, Überstunden in margenarmen Branchen zu minimieren.

Einzelhandels-Filialleiter mit 20–1.000 Mitarbeitern Das Multilokations-Dashboard ermöglicht Zentral-Steuerung bei gleichzeitiger dezentraler Flexibilität für Filialleiter. Schichttausch-Funktionen sind besonders praxisnah für Verkaufspersonal. Kostentransparenz unterstützt Budgetverantwortliche bei der Personalsteuerung über mehrere Standorte.

Pflegedienstleiter mit 30–500 Mitarbeitern Die EU-Compliance-Engine ist kritisch für strenge Ruhezeit-Vorgaben in der Pflege. Zeiterfassung dokumentiert Stunden für Abrechnungen und Nachweise. Das strukturierte Abwesenheitsmanagement hilft bei der Urlaubsplanung in einem Bereich mit hoher Personalfluktuation.

Disponenten in Reinigung und Security mit 50–1.000 Mitarbeitern Automatische Schichtvorschläge für heterogene Teams mit unterschiedlichen Qualifikationen sparen erheblich Zeit. GPS-Tracking dokumentiert Einsatzorte mobiler Trupps. Kostenoptimierung ist in preissensitiven Ausschreibungsmärkten essentiell für die Wirtschaftlichkeit.

Auswahlkriterien für die Entscheidung

Mitarbeitergröße und Schichtstruktur Ideal für 20–1.000 Mitarbeiter mit regelmäßigen Schichtdiensten. Kleinere Betriebe unter 10 Mitarbeitern sind oft mit Excel-Lösungen besser bedient, die Software wäre Overkill. Konzerne über 5.000 Mitarbeiter mit globalen Komplexitäten benötigen eher Enterprise-Suites wie Kronos oder SAP.

Compliance-Anforderungen Besonders geeignet für EU-Unternehmen mit strengen Arbeitsrechts-Anforderungen: Arbeitszeitgesetz, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen. Unternehmen außerhalb der EU oder mit sehr exotischen Tarifregeln benötigen mehr Custom-Konfiguration und sollten Aufwand vorab klären.

Integrationsbedarf in bestehende Systeme Beste Synergie bei Nutzung von Xero für Buchhaltung mit maximaler Automation. Gute Integration auch mit Personio, BambooHR, ADP, Sage und POS-Systemen über Standard-Connectoren. Sehr alte oder proprietäre HR- und Payroll-Systeme erfordern Custom-API-Entwicklung mit entsprechendem Aufwand.

Mobile-First-Strategie Entscheidend, wenn Unternehmen hohe Eigenverantwortung der Mitarbeiter wünschen: Self-Service, eigenständiger Schichttausch, flexible Verfügbarkeitsangaben. Rein stationäre Betriebe ohne mobile Endgeräte profitieren von diesen Funktionen nur eingeschränkt.

Details zur Dienstplansoftware

Planday adressiert die drei größten Herausforderungen im Schicht-Alltag systematisch. Erstens: Manuelle Planungsfehler werden durch automatische Vorschläge mit integriertem Compliance-Check minimiert. Das System berücksichtigt Qualifikationen, Verfügbarkeiten und gesetzliche Vorgaben automatisch. Zweitens: Unübersichtliche Antragsverfahren für Urlaub und Schichttausch werden durch Self-Service-Workflows mit klaren Genehmigungsketten ersetzt. Drittens: Das Risiko von Verstößen gegen Arbeitszeitgesetze reduziert sich durch Echtzeit-Warnungen vor Gesetzesverletzungen während der Planung.

Die praktischen Zeitersparnisse sind messbar. Laut Herstellerangaben sparen Planer durchschnittlich 2–4 Stunden pro Woche. Überstunden reduzieren sich um bis zu 15%, Prozess-Fehler sinken um 40–50%. Diese Zahlen basieren auf Herstellerangaben und einzelnen Kundenfeedbacks, unabhängige externe Benchmarks sind begrenzt verfügbar. Dennoch zeigt die Praxis: Allein die Automatisierung von Compliance-Prüfungen verhindert kostspielige Bußgelder und Nacharbeit.

Der Automatisierungsgrad ist beachtlich. Schichtvorschläge erfolgen nach hinterlegten Regeln, Genehmigungsworkflows laufen ohne Zutun, Compliance-Prüfungen sind in Echtzeit aktiv. Manuelle Eingriffe beschränken sich auf Ausnahmefälle und strategische Entscheidungen. Das System lernt aus wiederkehrenden Mustern und optimiert Vorschläge kontinuierlich.

Kernfunktionen im Arbeitsalltag

Die Drag-and-Drop-Schichtplanung funktioniert intuitiv: Manager ziehen Mitarbeiter per Mausklick in Schichtblöcke. Templates für wiederkehrende Wochenmuster lassen sich speichern und mit einem Klick anwenden. Bei Planungsänderungen aktualisiert das System automatisch alle betroffenen Mitarbeiter per Push-Nachricht.

Die automatischen Schichtvorschläge berücksichtigen mehrere Faktoren gleichzeitig: Qualifikationen für die jeweilige Position, bereits eingeplante Stunden, persönliche Verfügbarkeiten und gesetzliche Grenzen. Manager sehen auf einen Blick, welche Mitarbeiter optimal passen. Konflikte werden farblich markiert, bevor die Schicht vergeben wird.

Das Abwesenheitsmanagement reduziert E-Mail-Ping-Pong erheblich. Mitarbeiter beantragen Urlaub direkt in der App, Vorgesetzte erhalten Benachrichtigung mit allen relevanten Informationen: verbleibende Urlaubstage, Teamauslastung an gewünschten Tagen, Vertretungssituation. Genehmigung oder Ablehnung erfolgt mit Kommentarfunktion, alle Vorgänge sind nachvollziehbar dokumentiert.

Wissenswertes zum Anbieter

Die Planday GmbH wurde 2004 in Dänemark gegründet und entwickelte sich zum Spezialisten für Schichtplanung im KMU-Segment. Im Juli 2022 erfolgte die Übernahme durch die Xero Group Ltd., ein börsennotiertes Unternehmen mit 1,4 Milliarden NZD Umsatz und über 5.000 Mitarbeitern weltweit. Diese Akquisition sichert finanzielle Stabilität, kontinuierliche Forschungs- und Entwicklungsinvestitionen sowie globale Reichweite. Für Kunden bedeutet dies langfristige Produktsicherheit.

Der Branchenfokus liegt klar auf KMU mit 20–1.000 Mitarbeitern in Schichtarbeit: Gastronomie, Einzelhandel, Pflege, Logistik, Reinigung und Produktion. Planday hat tiefe Expertise im EU-Arbeitsrecht aufgebaut. Lokale Compliance-Teams in Kernmärkten Deutschland, UK und den nordischen Ländern sorgen für regelkonforme Lösungen. Diese Spezialisierung unterscheidet Planday von generischen Workforce-Management-Systemen.

Die Kundenbasis umfasst über 500.000 Nutzer in 25 Ländern. Auf G2 erreicht Planday 4,4 von 5 Sternen bei über 200 Bewertungen, auf Capterra 4,5 von 5. Bekannte Referenzkunden sind Joe & The Juice und Sticks'n'Sushi. Die Bewertungen loben besonders die intuitive Bedienung und mobile App-Qualität. Kritisiert werden gelegentlich Support-Reaktionszeiten im Standard-Tarif und Konfigurationsaufwand bei komplexen Tarifverträgen. Diese transparenten Rückmeldungen helfen bei realistischen Erwartungen.

Produktstrategie und Updates

Planday verfolgt eine agile Produktstrategie mit monatlichen Feature-Releases. Updates erfolgen automatisch für alle Kunden, es gibt keine Versionsauswahl. Breaking Changes sind selten und werden frühzeitig kommuniziert. Die Roadmap wird stark durch Kundenfeedback beeinflusst, regelmäßige User-Research-Sessions binden Anwender in Entwicklungsprioritäten ein.

Der Fokus liegt auf Verbesserung bestehender Core-Funktionen statt ständiger Feature-Inflation. Geplante Integrationserweiterungen werden selektiv priorisiert, wobei Xero-Synergien weiter ausgebaut werden. KI-basierte Prognosen für Personalbedarf sind in Entwicklung, erreichen aber noch nicht das Niveau spezialisierter Forecasting-Tools.

Technische Details & Integration

Planday ist eine reine Cloud-Lösung als Software-as-a-Service auf AWS-Infrastruktur. EU-Rechenzentren in Frankfurt und Dublin stellen DSGVO-Konformität sicher. Die Microservices-Architektur ermöglicht hohe Verfügbarkeit und schnelle Feature-Entwicklung. On-Premise-Deployment ist nicht verfügbar, was für Unternehmen mit strikten Datenschutz-Puristen ein Ausschlusskriterium sein kann.

Die Integrationsfähigkeit ist umfassend. Eine gut dokumentierte REST-API mit Webhooks ermöglicht Custom-Anbindungen. Eine Sandbox-Umgebung steht für Testzwecke bereit. Standard-Connectoren existieren zu Xero (tiefste Integration), ADP, Sage, Personio, BambooHR und gängigen POS-Systemen. Single Sign-On via SAML ist für Enterprise-Tarife verfügbar. Die API-Dokumentation wird als übersichtlich bewertet, technische Support-Teams sind für Integrationspartner erreichbar.

Sicherheit und Compliance haben hohen Stellenwert. Die Lösung ist DSGVO-konform, Auftragsverarbeitungsverträge sind Standard. TLS-Verschlüsselung schützt Datenübertragungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung ist verfügbar. Regelmäßige externe Security-Audits werden durchgeführt. Eine explizite ISO 27001-Zertifizierung von Planday selbst ist öffentlich nicht gelistet, was Unternehmen mit höchsten Sicherheitsanforderungen direkt klären sollten. Die AWS-Infrastruktur verfügt über entsprechende Zertifikate.

Praktische Integrationsszenarien

Die Xero-Integration synchronisiert geplante und erfasste Arbeitszeiten automatisch. Stundensätze, Zuschläge und Abteilungszuordnungen fließen ohne manuellen Export in die Lohnabrechnung. Abweichungen zwischen Plan und Ist sind sofort sichtbar, Nachkalkulationen entfallen weitgehend.

Bei HR-Systemen wie Personio werden Stammdaten bidirektional synchronisiert: Neueinstellungen, Änderungen in Qualifikationen oder Abteilungswechsel aktualisieren sich automatisch. Dies vermeidet Doppelpflege und Inkonsistenzen zwischen Systemen.

POS-System-Integrationen nutzen Umsatzdaten für Personalbedarfsprognosen. Manager sehen, wie viel Personal für erwartete Kundenfrequenz notwendig ist. Diese datenbasierte Planung reduziert Unter- und Überbesetzung.

Kosten & Preismodell

Planday arbeitet mit nutzerbasierten Tarifmodellen. Der Essentials-Tarif liegt bei etwa €2,50 pro Nutzer und Monat, Professional bei rund €4,00. Enterprise-Tarife sind individuell kalkuliert und erfordern meist mindestens 20 Nutzer. Preise variieren je nach Markt, Währung und Nutzeranzahl. Staffelungen bieten ab etwa 100 Nutzern Mengenrabatte. Verbindliche Preise erfordern eine Anfrage beim Vertrieb.

Versteckte Kosten sollten einkalkuliert werden. Einmalige Setup-Gebühren liegen zwischen 100 und 5.000 Euro, abhängig von Unternehmensgröße und Komplexität. Integrations- und Beratungsaufwand kommt bei Custom-APIs hinzu. Interne Kosten umfassen 0,5 bis 1 Vollzeitäquivalent für 2–4 Wochen Implementierung plus laufendes Change Management. Diese Investition amortisiert sich laut Herstellerangaben oft innerhalb von 6–12 Monaten.

Die Wirtschaftlichkeit ergibt sich aus mehreren Einsparungen: Bis zu 15% weniger Überstunden durch bessere Planung, 2–4 Stunden wöchentliche Zeitersparnis pro Planer, 30–50% weniger Fehler in der Lohnbuchhaltung, Vermeidung von Bußgeldern durch Compliance-Verstöße. Im Vergleich zu Enterprise-Suiten wie Kronos oder SAP ist Planday deutlich günstiger bei gleichzeitig mehr Funktionsumfang als Free-Tools oder Excel-Lösungen. Die Preis-Leistung ist für die Zielgruppe angemessen.

Total Cost of Ownership realistisch betrachten

Neben Lizenzkosten entstehen Folgekosten: Schulungen für Planer und Mitarbeiter, Change-Management-Aufwand für Prozessumstellungen, eventuelle externe Beratung bei komplexen Integrationen. Bei mehrsprachigen Teams kommen Übersetzungskosten für individuelle Regelwerke hinzu.

Einsparpotenziale müssen gegen Betriebsgröße abgewogen werden. Bei 50 Mitarbeitern mit durchschnittlich 2 Überstunden pro Woche und €25 Stundenlohn ergibt eine 15%ige Reduktion etwa €325 monatliche Einsparung. Bei 200 Mitarbeitern steigt dies auf €1.300. Die Software-Kosten bei 200 Nutzern im Professional-Tarif liegen bei etwa €800 monatlich, was positiven ROI bereits nach wenigen Monaten ermöglicht.

Migration & Umstieg

Die Implementierungsdauer variiert nach Komplexität. KMU mit 20–100 Mitarbeitern und einfachen Strukturen benötigen 1–3 Wochen. Mittelständler mit 100–1.000 Mitarbeitern, mehreren Standorten und komplexen Tarifverträgen sollten 4–12 Wochen einplanen. "Low-Touch"-Implementierung bedeutet schnelle Basis-Einrichtung, aber die Anpassung an spezifische Anforderungen braucht Zeit und Sorgfalt.

Die Datenmigration erfolgt meist per CSV-Import für Mitarbeiterstammdaten. Bei Bedarf ermöglicht API-Mapping direktes Einlesen aus HR-Systemen. Kritischer Erfolgsfaktor ist Datenqualität: Unsaubere Daten führen zu Fehlern in der Planung. Eine gründliche Datenvorbereitung ist essentiell. Prüfen Sie Vollständigkeit von Qualifikationen, Vertragsarten, Abteilungszuordnungen und Stundensätzen vor Import.

Change Management entscheidet über Adoption-Erfolg. Schlüsselelemente sind Top-Management-Support, ein engagiertes Kernteam aus Planern und Anwendern, transparente Kommunikation der Vorteile für alle Beteiligten. Schulungen müssen differenziert erfolgen: Planer benötigen tiefere Funktionsschulungen, Mitarbeiter primär App-Nutzungstraining. Ein Pilotansatz mit einem Standort oder Team reduziert Risiken und schafft positive Referenzen für die Ausrollung.

Best Practices für erfolgreiche Einführung

Definieren Sie klare Projektziele: Welche konkreten Probleme sollen gelöst werden? Zeitersparnis, Compliance-Sicherheit, Kostenreduktion? Messbare Ziele ermöglichen späteren Erfolgsnachweis.

Binden Sie Anwender früh ein. Workshop-Sessions zur Anforderungsaufnahme schaffen Akzeptanz. Power-User aus verschiedenen Bereichen sollten während Implementierung intensiv einbezogen werden und später als Multiplikatoren fungieren.

Planen Sie Parallelläufe ein. Für 2–4 Wochen sollten altes und neues System parallel laufen, um Datenqualität zu prüfen und Vertrauen aufzubauen. Dies verzögert zwar den Go-Live, verhindert aber Produktivitätsverluste.

Vorteile und Herausforderungen

Die Stärken von Planday liegen in konkreten Wettbewerbsvorteilen. Die EU-Compliance-Engine minimiert Rechtsrisiken, verhindert Bußgelder und dokumentiert Einhaltung automatisch. Dies ist besonders in Deutschland mit strengem Arbeitszeitgesetz wertvoll. Die mobile App mit Self-Service erhöht Mitarbeiterzufriedenheit, reduziert Planer-Belastung und fördert Eigenverantwortung. Echtzeit-Kostenkontrolle ermöglicht sofortige Budget-Entscheidungen und Überstunden-Transparenz.

Die Xero-Integration bietet vollständige Automation vom Schichtplan zur Lohnabrechnung – im KMU-Segment einzigartig. Die intuitive Bedienung beschleunigt Nutzeradoption und minimiert Schulungsbedarf. Die agile Release-Roadmap mit monatlichen Updates zeigt Responsivität auf Kundenfeedback.

Herausforderungen sollten realistisch betrachtet werden. Die fehlende On-Premise-Option bedeutet Cloud-Abhängigkeit, was Datenschutz-Puristen unbequem ist. Für die meisten KMU ist dies jedoch akzeptabel, zumal Xero-Rechenzentren DSGVO-konform sind. Die begrenzte Offline-Funktionalität erfordert Online-Zugang für volle Features, wobei teilweises Laden von Daten im Offline-Modus möglich ist.

Das Reporting ist weniger tiefgreifend als bei Enterprise-Lösungen wie Kronos. Standard-Reports genügen für KMU-Anforderungen, Custom-Reports sind über API möglich. KI-Prognosen erreichen noch nicht das Niveau von Konkurrenten wie Humanity – Plandays Algorithmen fokussieren auf praktische Automatisierung statt Vorhersage.

Herausforderungen in der Praxis

Integrationen können komplex werden, besonders bei sehr spezifischen Tarifverträgen. Der Konfigurationsaufwand ist nicht zu unterschätzen. Planday-Consultants oder externe Integratoren können hier unterstützen, was zusätzliche Kosten verursacht.

Die Mindestnutzergrenze liegt praktisch bei etwa 20 Usern. Sehr kleine Betriebe zahlen überproportional und sind mit lokalen oder manuellen Lösungen oft besser bedient. Unter 10 Mitarbeitern rechtfertigt der Aufwand selten den Nutzen.

Support-Reaktionszeiten im Standard-Tarif werden gelegentlich kritisiert. Enterprise-Support ist deutlich besser, KMU erleben manchmal Verzögerungen. Die umfangreiche Self-Service-Wissensdatenbank und Webinare kompensieren dies teilweise.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert die Implementierung wirklich? Für KMU mit einfachen Strukturen 2–4 Wochen, in der Praxis meist 3 Wochen. Mittelständische Unternehmen sollten 2–3 Monate einplanen. Hauptvariablen sind Komplexität der Tarifverträge und Umfang notwendiger Integrationen.

Können wir unsere Tarifverträge 1:1 abbilden? EU-Standard-Tarifvarianten funktionieren out-of-the-box. Sehr spezialisierte Regeln benötigen Konfiguration, gegebenenfalls mit Unterstützung eines Planday-Consultants. Klären Sie komplexe Anforderungen vor Vertragsabschluss.

Funktioniert Planday auch offline? Teilweise: Die App nutzt lokal gecachte Daten, echte Offline-Planung ist aber nicht möglich. Planer benötigen Online-Zugang für vollständige Funktionalität. Mitarbeiter können im Kiosk-Modus teilweise offline arbeiten.

Was kostet die Integration in unser HR-System? Xero-Integration ist out-of-the-box kostenlos. Andere Systeme mit Standard-Connectoren ebenfalls kostenlos, sofern verfügbar. Custom-API-Integration kostet 1.000–5.000 Euro, abhängig von Komplexität und Umfang.

Können Mitarbeiter Schichten ohne Smartphone vor Ort tauschen? Ja, der Kiosk-Modus ermöglicht Self-Service über Tablet oder PC am Arbeitsplatz. Dies ist ideal für Teams ohne private Smartphones oder Betriebe, die Privatgeräte im Arbeitskontext ablehnen.

Wie sicher sind unsere Daten bei Planday? DSGVO-konform mit TLS-Verschlüsselung und AWS-Infrastruktur mit hohen Sicherheitsstandards. Auftragsverarbeitungsverträge sind Standard. Eine explizite ISO 27001-Zertifikatur von Planday selbst ist öffentlich nicht gelistet – bei höchsten Anforderungen direkt beim Anbieter erfragen.

Funktioniert die Compliance-Engine auch in Österreich und der Schweiz? Deutschland und UK sind voll unterstützt. Für Österreich und Schweiz existieren lokalisierte Regeln, Anpassungen können aber notwendig sein. Kontaktieren Sie Planday für länderspezifische Informationen vor Entscheidung.

Können wir monatlich kündigen? Verträge sind typischerweise monatlich oder jährlich. Mindestlaufzeiten variieren, oft 12 Monate für Enterprise-Tarife. Flexible Bedingungen sollten im Vertriebsgespräch geklärt werden.

Welche Branchen sind NICHT geeignet? Vollständig stationäre Betriebe ohne Schichtarbeit, Global-Konzerne über 5.000 Mitarbeiter mit sehr komplexen Matrixstrukturen, Betriebe mit nahezu keiner digitaler Infrastruktur. Auch Branchen mit extrem variablen, projektbasierten Einsätzen profitieren weniger.

Wie oft gibt es Updates? Monatlich. Updates sind automatisch und für alle Kunden verbindlich, eine Versionsauswahl gibt es nicht. Breaking Changes sind selten und werden im Voraus angekündigt, meist mit Migrationshilfen.