Kanban + Dashboard für Zeitarbeit
Wenn jede Minute zählt – und Sie trotzdem den Überblick verlieren
Sie betreuen 150 aktive Zeitarbeitnehmer und 30 parallele Kundenprojekte. Montagmorgen, 7:30 Uhr: Ein Anruf kommt rein – Frau Meier ist krank, sie sollte heute beim wichtigsten Kunden starten. Parallel läuft eine E-Mail ein, in der ein anderer Kunde dringend drei weitere Fachkräfte anfordert. Ihr Kollege schreibt: „Kannst du kurz über diesen Kandidaten schauen?" Auf dem Schreibtisch liegt noch die Notiz vom Freitag: Überstundenliste für letzte Woche muss nachgetragen werden.
Wo fangen Sie an? Welcher Task ist wirklich dringend? Welcher Kunde wartet am längsten?
Das Problem: Ihre Aufgaben leben in fünf verschiedenen Welten. L1 für Lohn und Zeit, Recruitee für Bewerber, Cobra CRM für Kundendaten, Outlook für Kommunikation, Excel für interne Listen. Jeden Morgen verbringen Sie 30 Minuten nur fürs Sortieren, mit dem permanenten Gefühl, etwas Wichtiges zu übersehen.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Jedes Tool hat seine eigene Logik – und Sie sind der Übersetzer dazwischen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern mentale Energie, die Ihnen bei der eigentlichen Arbeit fehlt.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen – egal ob Sie allein arbeiten oder ein Team führen – ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle, ohne dass Sie ständig zwischen Programmen wechseln müssen.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben – persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung – Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig – identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick – Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff – Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung – Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen – egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung – dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Zeitarbeit:
- Offene Stellen prüfen und priorisieren (täglich 8:30 Uhr)
- Krankmeldungen bearbeiten, Ersatz finden (täglich 7:00 Uhr)
- Bewerber-Eingänge sichten und zuweisen (täglich 10:00 Uhr und 14:00 Uhr)
- Mitarbeiter-Einsatzpläne kontrollieren (täglich 16:00 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab – nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Zeitarbeit:
- Neue Anfragen (Kunde): Dringende Stellenanfrage – 3 Sachbearbeiter für Projekt X
- Kandidaten-Pipeline: Frau Schmidt – Vorstellungsgespräch vereinbaren
- Aktive Einsätze: Herr Maier bei Kunde Y bis 31.03. – Vertragsverlängerung?
- Auf Wiedervorlage: Feedback von Kunde Z zur Leistung von Frau Neumann
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Zeitarbeit:
- L1 (Landwehr Lohn/Zeit) im Dashboard-Frame – Klick auf Mitarbeiter öffnet direkt den Stammdatensatz für Gehalts- oder Zeitinfo
- Recruitee (ATS) als Dashboard-Widget – Übersicht über offene Stellen und Bewerberstatus ohne separates Öffnen
- Outlook-Kalender eingebunden – alle relevanten Termine (Kundenbesuche, Interviews, Mitarbeitertermine) auf einen Blick
- Cobra CRM verlinkt – direkter Zugriff auf Kundeninformationen
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen – Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden – Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen – Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung – Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports – Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden – Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden – PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren – Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Zeitarbeit:
Notion ersetzt nicht Ihre Personalverwaltungssoftware (L1), Ihr Applicant Tracking System (Recruitee, Personio) oder Ihr CRM (Cobra). Es ist kein Tool zur automatischen Lohnabrechnung oder zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
Aber: Sie können Workflows abbilden. Sie können alle relevanten Informationen aus diesen Systemen aggregieren und auf einen Blick visualisieren. Sie können Notion als zentrale Schaltstelle nutzen, die auf Ihre Fachsoftware verlinkt und die Fäden zusammenführt, die sonst getrennt laufen.
So erhalten Sie eine ganzheitliche Übersicht über Kandidaten, Mitarbeiter und Kunden – ohne ständig zwischen Systemen zu wechseln.
Die Frage ist: Wie viel Zeit verbringen Sie täglich damit, zwischen verschiedenen Systemen hin- und herzuwechseln, um sich ein vollständiges Bild zu machen? Wenn es mehr als 30 Minuten sind, ist ein Dashboard sinnvoll.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Zeitarbeit
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Zeitarbeit
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)