Kanban + Dashboard für Vertragsmanagement

Der tägliche Informations-Marathon

Sie verantworten das Vertragsmanagement für mehrere laufende Projekte. Montagmorgen, 8:00 Uhr: Sieben neue E-Mails mit Vertragsentwürfen im Postfach, eine WhatsApp-Nachricht vom Vertrieb, der dringend eine Klausel geprüft haben möchte. Im internen Jira-Board warten drei offene Tasks für finale Freigaben. Auf Ihrem Schreibtisch liegt der ausgedruckte Vertrag vom letzten Meeting. Wo fangen Sie an?

Das Problem dabei: Ihre Aufgaben leben in fünf verschiedenen Welten. E-Mail, SharePoint, Jira, CLM-System, Kopf. Jeden Morgen 20 Minuten nur fürs Sortieren und Priorisieren. Jeden Tag die Angst, eine kritische Frist zu übersehen oder einen wichtigen Stakeholder zu vergessen.

Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Jede Informationsquelle hat ihre eigene Logik, und Sie sind der Übersetzer dazwischen. Das kostet Sie nicht nur Zeit, sondern mentale Energie, die Sie für die eigentliche Vertragsarbeit brauchen würden.

Was ein Dashboard löst

Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen - egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben - ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.

Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:

1. Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
2. Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
3. Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop

Was ein gutes Dashboard ausmacht:

A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden

Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen

Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.

Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen - egal in welcher Branche sie arbeiten.

Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.

Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können

Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung - dann können Sie sofort loslegen.

Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.

Die wichtigsten Dashboard-Funktionen

→ Mein Fokus

Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.

Beispiele für Vertragsmanagement:

• Fristen kontrollieren (täglich 8:30 Uhr)
• Neue Vertragsanfragen prüfen (täglich 9:00 Uhr)
• Kommunikation mit Stakeholdern bearbeiten (täglich 14:00 Uhr)
• Aktive Verträge überwachen (täglich 16:30 Uhr)

💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"

Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.

Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab - nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich Leben retten, wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.

→ Meine Hauptziele

Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.

Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.

Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.

→ Klarheit (Kanban-Board)

Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.

Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen, wenn Sie sie im Kopf haben, aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.

Beispiele für Vertragsmanagement:

• To Do: Vertragsprüfung: Softwarelizenzvertrag "Project X"
• In Arbeit: Verhandlung: Lieferantenvertrag "AlphaTech" (Preisanpassung)
• Warten auf: Rechtliche Freigabe: neuer AGB-Entwurf (externe Kanzlei)

💡 Tipp für Entscheider:

Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.

Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.

→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)

Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort

Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.

Was das bedeutet:

• Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
• Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
• Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit

Erweiterte Integration:

Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.

Für Vertragsmanagement:

• Microsoft Outlook im Dashboard-Frame mit Filterfunktion für vertragsbezogene E-Mails
• DocuSign-Status direkt sichtbar, Sprung zum Dokument mit einem Klick
• Ihr CLM-System verlinkt zu spezifischen Verträgen und deren Metadaten

Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot

Timeline & Projektübersicht

Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.

Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.

Was Sie noch mit Notion machen können

Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:

• Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
• E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
• Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
• Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
• Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
• Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
• Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
• Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation

In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?

Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.

Wichtig zu verstehen:

Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.

Für Vertragsmanagement:

Notion ersetzt nicht Ihr primäres Contract Lifecycle Management System wie SAP Ariba, oekom oder andere CLM-Lösungen. Es ist auch keine Archivierungslösung für rechtssichere Dokumente.

Aber: Sie können Fristenmanagement integrieren. Sie können Stakeholder-Koordination abbilden. Sie können Notion als zentrale Schaltzentrale nutzen, die auf Ihre Fachsoftware verlinkt und den Überblick über den gesamten Vertragslebenszyklus in Echtzeit bietet.

Die Frage ist: Wollen Sie eine zentrale Schaltzentrale für alle Ihre Vertragsaktivitäten, die den Workflow visualisiert und die Kommunikation vereinfacht, ohne die Kernsysteme zu ersetzen?

→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.

Jetzt starten

Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen

→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Vertragsmanagement

Was Sie bekommen:

• Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
• Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
• Profession-spezifische Anpassungen für Vertragsmanagement

Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)

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Option 2: Kostenfreie Beratung buchen

Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?

→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)

Wir zeigen Ihnen:

• Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
• Welche Integrationen sinnvoll sind
• Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist

Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)