Kanban + Dashboard für Ticketsystem-Analysten
Wenn der Montagmorgen zur Informationsflut wird
Sie arbeiten im IT-Support und sitzen Montag, 8:00 Uhr, vor Ihrem Bildschirm. Die E-Mail-App zeigt 30 neue Benachrichtigungen zu Systemfehlern, das Ticketsystem hat 80 offene Tickets, davon 15 mit „Prio 1" über das Wochenende. Ein Blick auf den Chat zeigt eine Eskalation von einem Key-User. Ihr Team ist noch nicht vollständig anwesend. Sie sehen nur eine Flut an Einzeleinträgen, aber keine Vögelperspektive. Welches Prio-1-Ticket ist wirklich geschäftskritisch? Welche Abteilung ist am stärksten betroffen? Gibt es Muster in den gemeldeten Fehlern, die auf eine gemeinsame Ursache hindeuten? Wo fangen Sie an, um den Überblick zu gewinnen und das Chaos zu strukturieren?
Das Problem: Ihre Aufgaben und die Ihres Teams leben in isolierten Systemen. Tickets, Kommunikation, SLAs und Systemstatus sind fragmentiert. Jeden Morgen 30 Minuten nur fürs manuelle Aggregieren und die Angst, das wirklich Wichtige zu verpassen.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Jede Informationsquelle hat ihre eigene Logik, und Sie sind der Übersetzer dazwischen. Das kostet Sie nicht nur Zeit, sondern mentale Energie.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen - egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben - ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen - egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung - dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für IT-Support-Mitarbeiter:
- Offene Prio-1-Tickets prüfen (täglich 8:30 Uhr und 13:00 Uhr)
- SLA-Status überwachen (täglich 9:00 Uhr und 15:00 Uhr)
- Team-Auslastung prüfen (täglich 9:30 Uhr und 16:30 Uhr)
- Neue Bug-Reports sichten (täglich 10:00 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab - nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Ticketsystem-Analysten:
- Neue Tickets: Drucker im 3. Stock funktioniert nicht
- Warten auf User: Details für VPN-Zugang von Herrn Schmidt
- In Bearbeitung (Prio 1): Webserver Cluster A Status „Offline"
- Gelöst / Warten auf Verifikation: E-Mail-Ablage Störung (Ticket #12345)
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Ticketsystem-Analysten:
- Jira Service Management im Dashboard-Frame (Gesamtzahl offener Tickets, SLA-Status auf einen Blick)
- Microsoft Teams / Slack eingebunden (wichtige Kommunikationsstränge zu Prio-1-Tickets direkt verfolgen)
- Monitoring-System verlinkt (aktuellen Status kritischer Systeme sehen, ohne das Tool separat aufzurufen)
- Confluence / Wissensdatenbank eingebettet (schneller Zugriff auf Dokumentationen im Kontext offener Tickets)
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für IT-Support-Teams:
Ein Notion-Dashboard ersetzt nicht Ihr primäres Ticketsystem (Jira, ServiceNow, Zendesk, OTRS, Freshdesk). Es ist keine vollwertige Incident-Management-Plattform oder ein Tool zur detaillierten Protokollierung jedes einzelnen Arbeitsschritts.
Aber: Es agiert als zentrale Kommandozentrale für Ihren Arbeitsalltag und Teamüberblick. Es aggregiert Informationen aus Ihren Kernsystemen, visualisiert Leistungskennzahlen, bündelt kritische Kommunikation und bietet schnelle Verlinkungen zu den Details. Es hilft, den Daily Chaos zu managen und den Überblick zu behalten.
Die Frage ist: Wieviel mentaler Overhead entsteht durch den ständigen Wechsel und das manuelle Zusammensuchen von Informationen aus verschiedenen Tools? Wenn dieser hoch ist, bietet ein Dashboard einen signifikanten Mehrwert.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Ticketsystem-Analysten
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für IT-Support
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)