Kanban + Dashboard für Terminverwaltung
Wenn fünf Welten gleichzeitig um Aufmerksamkeit schreien
Montagmorgen, 7:30 Uhr: Ihr Online-Terminbuchungssystem zeigt eine Flut neuer Anfragen. Gleichzeitig kommt ein Notfall-Anruf – ein wichtiges Meeting wurde überraschend auf heute Nachmittag vorverlegt, und Sie müssen fünf Teilnehmer koordinieren, die eigentlich andere Termine haben. Eine E-Mail vom Vertrieb bittet um dringende Termine für drei Neukunden. Im Kalender stehen vier Überlappungen, die Sie gestern Abend nicht mehr korrigieren konnten. Überall blinken Erinnerungen auf verschiedenen Bildschirmen. Wo fangen Sie an?
Das Problem: Ihre Aufgaben und Termindaten leben in fünf verschiedenen Welten. Online-Buchungstool, Outlook oder Google Kalender, E-Mail-Postfach, Chat-Nachrichten, persönliche Notizen. Jeden Morgen verlieren Sie zwanzig Minuten nur dafür, den Überblick zu gewinnen und das Chaos zu strukturieren.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Jede Informationsquelle hat ihre eigene Logik, und Sie sind der Übersetzer dazwischen. Das kostet Sie nicht nur Zeit, sondern mentale Energie, die Ihnen für die eigentliche Arbeit fehlt.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen – egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben – ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben – persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung – Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig – identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick – Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff – Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung – Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen – egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis zehn Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung – dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: Zwanzig Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Terminverwaltung:
- Tagesaktuelle Termine prüfen und vorbereiten (täglich 8:30 Uhr)
- Neue Terminanfragen bearbeiten (täglich 9:00 Uhr und 14:00 Uhr)
- Terminverschiebungen und Absagen koordinieren (laufend)
- Erinnerungen an kommende Termine versenden (täglich 11:00 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab – nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen, wenn Sie diese im Kopf haben, aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Terminverwaltung:
- Neue Anfragen: Terminanfrage Erstberatung Neukunde Dr. Müller
- In Bearbeitung: Koordination Teambesprechung Projekt Alpha (fünf Teilnehmer)
- Warten auf Rückmeldung: Bestätigungstermin von Kunde Schmidt für 14. Mai
- Erledigt: Jahresgespräch Frau Klein am 10. April terminiert und bestätigt
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Terminverwaltung:
- Google Kalender oder Outlook Kalender als Dashboard-Frame eingebunden und bidirektional synchronisiert – alle Kalender auf einen Blick sehen, neue Termine direkt eintragen, Änderungen werden übernommen
- Online-Terminbuchungstool wie Calendly oder Timify verlinkt oder als Embed – direkter Zugriff auf das Buchungsschema, um Kapazitäten zu prüfen oder manuelle Buchungen vorzunehmen
- E-Mail-Postfach mit Filtern für Terminanfragen – alle relevanten E-Mail-Anfragen direkt im Dashboard bearbeiten, ohne das Programm wechseln zu müssen
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen – Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden – Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen – Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung – Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports – Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden – Auch als eingebetteter Frame wie Excel oder Google Sheets
- Dokumente einbinden – PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren – Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Terminverwaltung:
Notion ersetzt nicht Ihr dediziertes Online-Terminbuchungstool mit komplexen Regeln für Verfügbarkeiten, also Systeme wie Calendly, Doodle oder Timify. Es ist auch keine vollumfängliche CRM-Lösung mit automatisierter Kundeninteraktion und kein Ersatz für eine professionelle Telefonanlage.
Aber: Sie können Notion als zentrales Organisationsportal nutzen, um alle Informationen rund um Ihre Termine zu bündeln. Sie können Workflows für Anfragen abbilden. Sie können Notizen verwalten. Sie können To-Do-Listen im Kontext von Terminen führen und eine Vogelperspektive über den Tag und die Woche gewinnen.
Die Frage ist: Wie viel Zeit verbringen Sie täglich damit, zwischen verschiedenen Tools zu wechseln, um Termine zu verwalten und Informationen zu finden? Wenn dies signifikant ist, kann ein Dashboard diese Prozesse effizienter gestalten.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Terminverwaltung
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard mit Mein Fokus, Hauptziele und Klarheit
- Setup-Anleitung als Fünf-Minuten-Video
- Anpassungen speziell für Terminverwaltung
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: Dreißig Minuten Format: Video-Call oder vor Ort nach Verfügbarkeit