Kanban + Dashboard für Steuerberater
Warum Steuerberater ein Dashboard brauchen
Montagmorgen, 7:30 Uhr: Die Steuerkanzlei öffnet. Sie haben 200 aktive Mandanten. Im Posteingang liegen 30 neue E-Mails, 5 davon 'dringend' markiert. Frau Müller hat eine Nachfrage zur Gehaltsabrechnung, Herr Schuster braucht dringend eine Bescheinigung, das Finanzamt hat einen Prüfbescheid geschickt. Frist in 2 Wochen. Auf Ihrem Schreibtisch liegt eine Notiz zur Umsatzsteuer-Sonderprüfung bei Mandant XY. Im DATEV sehen Sie, dass mehrere Monatsauswertungen überfällig sind. Sie brauchen einen Überblick, wo Fristen drohen, welche Mandanten Priorität haben und welche E-Mails wirklich sofort bearbeitet werden müssen. Wo fangen Sie an?
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Ihre Aufgaben leben in fünf verschiedenen Welten: E-Mails, DATEV, Notizen, Aktenschrank, Kopf. Jeden Morgen 15 Minuten nur fürs Sortieren und Priorisieren. Jeden Tag die Angst, etwas Wichtiges zu übersehen. Diese ständige mentale Belastung kostet Sie nicht nur Zeit, sondern auch Energie, die Sie für die Mandantenberatung brauchen.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen - egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben - ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen - egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung - dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Steuerberater:
- Fristen-Check in DATEV und ELSTER (täglich 8:00 Uhr und 16:00 Uhr)
- Eingangspost und E-Mails sichten und priorisieren (täglich 8:30 Uhr und 13:00 Uhr)
- Status-Update der Top-10-Mandanten-Fälle (täglich 15:00 Uhr)
- Team-Aufgaben und Auslastung prüfen (täglich 9:30 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab - nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Steuerberater:
- To Do: Jahresabschluss 2023, Mandant Mustermann GmbH
- In Arbeit: Einspruch gegen Einkommensteuerbescheid, Mandant Müller
- Warten auf: Fehlende Belege für Umsatzsteuervoranmeldung, Mandant Schmitz
- Erledigt: Lohnabrechnung Februar 2024, Mandant Klein AG
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Steuerberater:
- DATEV Unternehmen online im Dashboard-Frame sichtbar
- Outlook-Postfach eingebunden (wichtige Mandanten-Kommunikation direkt im Blick)
- DATEV Fristen & Termine automatisiert importiert
- Schnellzugriff auf DATEV Meine Steuern ohne Umwege durch das Portal
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Steuerberater:
Notion ersetzt nicht Ihre Kernsysteme wie DATEV für Buchhaltung, Lohnabrechnung oder Steuererklärungen. Es ist auch kein Dokumenten-Managementsystem für die revisionssichere Ablage von Einzelbelegen oder Jahresabschlüssen.
Aber: Sie können es als zentrale Kommandozentrale nutzen. Es visualisiert Fristen, Mandantenstatus, Aufgaben, interne Notizen und Team-Auslastungen - und verlinkt auf Ihre Fachsoftware wie DATEV, Addison, Lexware oder Agenda. Es schafft Übersicht über den Kanzlei-Betrieb statt tiefer Fachlichkeit.
Die Frage ist: Wie viel Zeit verlieren Sie täglich durch das Suchen und Zusammensammeln von Informationen? Wenn Sie morgens 15 Minuten nur fürs Sortieren brauchen und ständig zwischen E-Mails, DATEV-Modulen und Notizen wechseln, lohnt sich ein Dashboard.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Steuerberater
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Steuerberater
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)