Kanban + Dashboard für Transkriptionsdienste
Wenn jeder Morgen mit Sortieren beginnt
Montagmorgen, 8:00 Uhr: Ihr E-Mail-Postfach quillt über mit neuen Audio-Dateien von verschiedenen Kunden – ein komplexer Gerichtsfall, ein dringender medizinischer Befund, ein Interview für eine Dissertation. Jeder Kunde hat andere Fristen und Anforderungen an die Formatierung. Parallel dazu sehen Sie im Zeiterfassungssystem, dass Kollege Huber krankgemeldet ist, dessen dringender Auftrag nun auf Ihren Schreibtisch rutschen könnte. Sie haben noch die Notizen vom Freitag auf dem Schreibtisch, wo Sie sich die Prioritäten für diese Woche notiert haben. Wo fangen Sie an? Wer hat welche Deadlines? Und was ist mit Hubers Aufgaben?
Das Problem ist nicht die Menge der Arbeit. Das Problem ist der ständige Jonglierakt zwischen wechselnden Prioritäten, unübersichtlichen Fristen und der Angst, wichtige Details oder Termine zu übersehen. Ihre Aufträge leben in verschiedenen Welten: E-Mail-Anhänge, Transkriptionssoftware, Excel-Listen, Kundennotizen, Kopf. Jeden Morgen beginnt mit 20 Minuten Sortieren, dabei wissen Sie: Ein übersehener Termin kann einen wichtigen Kunden kosten.
Der Überblick über den Gesamtstatus aller Projekte bricht jeden Morgen aufs Neue weg. Das ist kein Organisations-Problem, sondern ein System-Problem. Jede Software hat ihre eigene Logik – und Sie sind der Übersetzer dazwischen.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Transkriptionsunternehmen – egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben – ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufträge – persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung – Verknüpfung zwischen Aufträgen, Kunden, Audio-Dateien, fertigen Dokumenten
- Geräte-unabhängig – identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick – Sie sehen sofort, welche Deadlines heute kritisch sind B. Direkter Zugriff – Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung – Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen – egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung – dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Transkriptionsdienste:
- Neue Aufträge sichten und priorisieren (täglich 8:00 Uhr)
- Qualitätskontrolle abgeschlossener Transkriptionen (täglich 14:00 Uhr)
- Bearbeitungsstand offener Aufträge prüfen (täglich 11:00 und 16:00 Uhr)
- Team-Auslastung und Verfügbarkeit prüfen (täglich 8:30 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab – nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden. Gerade im Transkriptionsgeschäft, wo Deadlines absolut sind und Kunden sensible Daten anvertrauen, kann ein vergessener Auftrag fatale Folgen haben.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Transkriptionsdienste:
- Neue Aufträge: Audio Gerichtsverhandlung 'Meier vs. Müller' – 3h
- In Bearbeitung: Medizinischer Befund 'Patient Schmidt' – 45min
- Zur Qualitätskontrolle: Doktorarbeit-Interview 'Prof. Klein'
- Warten auf Rückmeldung: Interview für PR-Text 'Firma XY'
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status. Wer ist ausgelastet? Wo droht ein Engpass? Welcher Auftrag wartet seit drei Tagen auf Qualitätskontrolle?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Transkriptionsdienste:
- E-Mail-Postfach: Neue Audio-Anhänge oder Kundenanfragen direkt im Dashboard sehen, ohne Outlook öffnen zu müssen
- AktivTranskript oder Express Scribe: Klick auf Projekt im Dashboard öffnet direkt die entsprechende Transkriptionsdatei in der Software
- Cloud-Speicher (Dropbox, OneDrive, Google Drive): Zugriff auf Audio-Rohdateien und fertige Textdokumente direkt aus dem Dashboard, um sie Kunden zu übermitteln oder zu prüfen
- Buchhaltungssoftware (Lexoffice, DATEV): Rechnungsstatus und offene Posten im Dashboard-Frame sichtbar
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines. Sehen Sie auf einen Blick, welche Aufträge sich überschneiden und wo Sie Engpässe erwarten müssen.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen – Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden – Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen – Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung – Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports – Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden – Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden – PDFs, Verträge, Audio-Freigaben direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren – Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Transkriptionsdienste:
Notion ersetzt nicht Ihre spezialisierte Transkriptionssoftware wie AktivTranskript, Express Scribe oder F4Transkript. Es ist auch kein Ersatz für Ihre Buchhaltungssoftware oder sichere medizinische bzw. juristische Datenbanken.
Aber: Sie können alle Ihre Aufträge, Fristen, Kundeninformationen, Vorlagen und die Auslastung Ihres Teams an einem Ort bündeln. Notion dient als zentrale Steuerungs- und Übersichts-Zentrale, die auf Ihre Fachsoftware verlinkt und den Überblick im Chaos wiederherstellt.
Die Frage ist: Wie viel Zeit verbringen Sie täglich damit, Ihre verschiedenen Tools zu koordinieren und den Projektstatus manuell zu aktualisieren? Wenn es sich nach 30 Minuten oder mehr anfühlt, ist ein Dashboard für Sie sinnvoll.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Transkriptionsdienste
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Transkriptionsdienste
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)