Kanban + Dashboard für Psychologen
Der tägliche Spagat zwischen Empathie und Administration
Nach einem anspruchsvollen Therapietag kommt eine E-Mail von einem ehemaligen Klienten. Er bittet um eine „kurze Einschätzung" zu einer neuen Lebenskrise. Die Situation ist komplex, rechtlich sensibel und erfordert sorgfältige Formulierung. Eine zu knappe Antwort könnte als mangelnde Empathie verstanden werden, eine zu ausführliche als grenzüberschreitend. Gleichzeitig warten drei unbeantwortete Erstanfragen im Postfach, eine Supervisionsvorbereitung auf dem Schreibtisch und eine offene Rechnung im Abrechnungssystem. Wo fangen Sie an?
Das Problem ist nicht die Zeit. Das Problem ist der mentale Wechsel zwischen hochsensibler Klientenarbeit und trockener Administration. Ihre Aufgaben leben in verschiedenen Welten: E-Mail, Praxissoftware, Kalender, Notizzettel, Kopf. Jeder Systemwechsel kostet mentale Energie – und genau die brauchen Sie für Ihre Klienten.
Warum das mehr ist als ein Organisations-Problem:
Sie sind nicht nur Therapeut, sondern auch Unternehmer. Die optimale, professionell-ethisch korrekte und zugleich empathische Formulierung unter hohem kognitiven Anspruch zu finden, ohne die eigenen Grenzen zu missachten – das ist die eigentliche Herausforderung. Jede Informationsquelle hat ihre eigene Logik, und Sie sind der Übersetzer dazwischen.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen - egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben - ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen - egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung - dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Psychologen:
- Terminvorbereitung für Klienten (vor jeder Sitzung) – relevante Notizen und Therapieplan aktualisieren
- Eingegangene Anfragen prüfen (täglich 9:00 Uhr und 17:00 Uhr) – schnelle Reaktion auf neue Klientenanfragen
- Supervision koordinieren (täglich kurz prüfen) – regelmäßige Reflexion der eigenen Arbeit
- Abrechnungsstatus prüfen (täglich 17:30 Uhr) – Überblick über offene Rechnungen und Zahlungsfristen
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab - nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Psychologen:
- To Do: Supervisionsbericht für Fall X erstellen – regelmäßige Anforderung für professionelle Weiterbildung
- In Arbeit: Therapieplan für Klientin Meier anpassen (Depression) – laufende Anpassung basierend auf Klientenfortschritt
- Warten auf: Rückmeldung von Krankenkasse zu Kostenübernahme – administrative Prozesse mit externen Abhängigkeiten
- Erledigt: Praxis-Hygieneplan aktualisiert – dokumentationspflichtige Aufgaben
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Psychologen:
- Google Calendar / Outlook Calendar – als Dashboard-Frame eingebunden, alle Termine des Tages auf einen Blick
- Praxissoftware (Medistar, ElVi, PsyPrax) – verlinkt aus dem Dashboard, direkter Zugriff auf Klientenakten
- Lexoffice / DATEV – verlinkt, schneller Zugriff auf offene Rechnungen und Buchhaltungsdaten
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Psychologen:
Notion ersetzt keine zertifizierte Praxissoftware für Klientendaten, Abrechnung oder datenschutzkonforme Archivierung. Es ist auch kein medizinisches Dokumentationssystem.
Aber: Sie können es als persönliche Kommandozentrale nutzen, die auf diese Systeme verlinkt. Es strukturiert To-Dos und administrative Workflows, unterstützt die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und dient als Ablage für Ideen oder Forschung. Es hilft dabei, den Überblick über die vielen verschiedenen Aufgaben abseits der direkten Klientenarbeit zu behalten.
Die Frage ist: Wie sehr leiden Sie unter der Zersplitterung Ihrer administrativen und organisatorischen Aufgaben? Wie wichtig ist Ihnen ein zentraler, klarer Überblick, der Ihnen mentale Last abnimmt?
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Psychologen
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Psychologen
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)