Kanban + Dashboard für Projektmanager
Wenn Sie drei Projekte parallel verantworten
Montagmorgen, 7:30 Uhr. Sie verantworten drei parallele Projekte. In Ihrem Posteingang: E-Mails von Team A ("Bug kritisch, Deployment gefährdet"), Team B ("Kunde unzufrieden mit letztem Feature"), eine WhatsApp vom Chef ("Status Projekt Gamma für 9 Uhr Meeting?"), Slack-Nachrichten mit Dringlichkeit von Entwicklern und ein Anruf vom Key Account Manager. Ihr Jira-Board ist offen, zeigt aber nur Tickets. Sie haben fünf Browser-Tabs offen, aber keine zentrale Übersicht, wo die kritischsten Brandherde sind, wer gerade was blockiert und wie die übergreifende Projekt-Gesundheit aussieht. Wo fangen Sie an?
Das Problem: Ihre Aufgaben leben in fünf verschiedenen Welten. E-Mail, Slack, WhatsApp, Jira, Kopf. Jeden Morgen 15 Minuten nur fürs Sortieren. Jeden Tag die Angst, etwas Wichtiges zu übersehen.
Warum das wichtig ist:
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Jira zeigt nur Tasks. GitHub hat den Code. Slack hat die Diskussionen. E-Mail die offizielle Kommunikation. Confluence die Doku. Ohne manuelle Aggregation fehlt der Blick auf die echte Projektgesundheit. Sie sind der Übersetzer zwischen diesen Welten, und das kostet mentale Energie.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen - egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben - ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen - egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung - dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Projektmanager:
- Projektstatus in Key Performance Indikatoren prüfen (täglich 8:30 Uhr)
- Bottlenecks und Blockaden im Team identifizieren (täglich 9:00 Uhr und 14:00 Uhr)
- Stakeholder-Kommunikation und -Erwartungen abgleichen (täglich variabel, je nach Eiligkeit)
- Offene Risiken überprüfen und Maßnahmen planen (täglich 15:30 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab - nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Projektmanager:
- To Do (Nächste 7d): Kick-off "Projekt Delta" vorbereiten
- In Arbeit: Anforderungsanalyse für Feature X "Projekt Alpha"
- Warten auf: Kunden-Review zu Design-Entwurf "Projekt Beta"
- Erledigt (Letzte 7d): Deployment "Release 1.2" von "Projekt Gamma" überwacht
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Projektmanager:
- Jira/Asana im Dashboard-Frame - aktueller Status kritischer Arbeitspakete sichtbar, ohne das PM-Tool öffnen zu müssen
- Slack/Microsoft Teams eingebunden - gefilterte Ansicht wichtiger Mentions oder kritischer Kanal-Updates
- Google Calendar/Outlook Calendar verlinkt - bevorstehende Projekt-Meetings und Deadlines im Gesamtkontext
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Projektmanager:
Notion ersetzt nicht Ihr primäres Projektmanagement-Tool (Jira, Asana, Trello, Microsoft Project). Es ist auch kein Ersatz für Ihren Code-Repository (GitHub, GitLab) oder Ihre Finanzbuchhaltungssoftware.
Aber: Es dient als zentrale Steuerzentrale und Aggregator. Sie können wichtige KPIs, Status-Updates, To-Do-Listen und Verlinkungen zu allen relevanten externen Tools an einem Ort bündeln. Es wird zur Single Source of Truth für den Gesamtüberblick und managementspezifische Informationen.
Die Frage ist: Wollen Sie einen Helikopter-Blick über alle Projekte und deren Status, aggregiert aus verschiedenen Quellen, um schnell Entscheidungen treffen zu können? Dann ist ein Dashboard sinnvoll.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Projektmanager
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Projektmanager
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)