Kanban + Dashboard für Physiotherapeuten

Wenn der Praxisalltag Sie überrollt

Montagmorgen, 7:45 Uhr in Ihrer Physiotherapiepraxis. Das Telefon klingelt pausenlos – Terminänderungen, Neuanfragen, dringende Rückfragen. Eine Patientin steht bereits vor der Tür, obwohl ihr Termin erst in 20 Minuten beginnt. Ihre Empfangskraft meldet aus dem Lager: Die wichtigen Bandagen sind ausgegangen. Im E-Mail-Postfach warten drei Arztbriefe auf Antwort. Das Online-Terminbuchungssystem zeigt eine Überbuchung für den Nachmittag an. Wo fangen Sie an? Wessen Schmerz ist gerade am größten?

Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Ihre Aufgaben leben in mindestens fünf verschiedenen Welten: Telefon, E-Mail, Praxissystem, Excel-Listen, Kopf. Jeden Morgen verbringen Sie 20 Minuten nur fürs Sortieren und Priorisieren – mit dem unguten Gefühl, trotzdem etwas Wichtiges zu übersehen.

Die Schwierigkeit liegt nicht darin, dass Sie zu viele Aufgaben haben. Die Schwierigkeit liegt darin, dass jede Informationsquelle ihre eigene Logik hat. Sie sind der Übersetzer dazwischen, und das kostet nicht nur Zeit, sondern mentale Energie. Energie, die Sie eigentlich für Ihre Patienten brauchen.

Was ein Dashboard löst

Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen – egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben – ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.

Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:

1. Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
2. Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
3. Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop

Was ein gutes Dashboard ausmacht:

A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden

Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen

Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.

Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen – egal in welcher Branche sie arbeiten.

Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.

Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können

Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung – dann können Sie sofort loslegen.

Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.

Die wichtigsten Dashboard-Funktionen

→ Mein Fokus

Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.

Beispiele für Physiotherapeuten:

• Terminplan prüfen und anpassen (täglich 07:30 Uhr, vor Praxisöffnung)
• E-Mails und Arztbriefe sichten (täglich 08:00 Uhr und 12:00 Uhr)
• Materialbestand kontrollieren (täglich 15:00 Uhr)
• Behandlungsdokumentation abschließen (täglich 17:00 Uhr, nach letztem Patient)

💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"

Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.

Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab – nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.

→ Meine Hauptziele

Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.

Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.

Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.

→ Klarheit (Kanban-Board)

Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.

Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen, wenn Sie diese im Kopf haben, aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.

Beispiele für Physiotherapeuten:

• Zu erledigen: Arztbrief für Herrn Müller versenden (nach Knie-TEP)
• In Arbeit: Übungsgeräte für KG-Gerät bestellen
• Warten auf: Kostenzusage von Krankenkasse (Lymphdrainage, Frau Schmidt)

💡 Tipp für Entscheider:

Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.

Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.

→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)

Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort

Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.

Was das bedeutet:

• Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
• Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
• Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit

Erweiterte Integration:

Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.

Für Physiotherapeuten:

• Praxisverwaltungssystem (Theorg, Turbomed) im Dashboard-Frame oder verlinkt
• E-Mail-Postfach eingebunden – wichtige Arztbriefe sofort sichtbar
• Online-Terminbuchungssystem (Doctolib, Shore) integriert für Echtzeit-Überblick

Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot

Timeline & Projektübersicht

Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.

Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.

Was Sie noch mit Notion machen können

Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:

• Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
• E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
• Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
• Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
• Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
• Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
• Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
• Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation

In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?

Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.

Wichtig zu verstehen:

Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.

Für Physiotherapeuten:

Notion ersetzt nicht Ihr zertifiziertes Praxisverwaltungssystem (Theorg, Turbomed) für Abrechnung und rechtssichere Dokumentation. Es ist auch kein medizinisches Dokumentationssystem im Sinne der DSGVO.

Aber: Sie können Fristen-Bearbeitung integrieren. Sie können Workflows abbilden. Sie können Notion als Kommandozentrale nutzen, die auf Ihre Fachsoftware verlinkt und alle wichtigen Informationen auf einen Blick zusammenführt.

Die Visualisierung von Engpässen, Fristen und Kommunikationsbedarfen spart täglich Zeit. Wie viel Zeit verbringen Sie derzeit damit, zwischen verschiedenen Programmen zu wechseln, um einen Gesamtüberblick zu bekommen? Wenn es mehr als 15 Minuten sind, lohnt sich ein Dashboard definitiv.

Die Frage ist: Ist der Aufwand sinnvoll für Ihren Anwendungsfall?

→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.

Jetzt starten

Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen

→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Physiotherapeuten

Was Sie bekommen:

• Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
• Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
• Profession-spezifische Anpassungen für Physiotherapeuten

Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)

Option 2: Kostenfreie Beratung buchen

Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?

→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)

Wir zeigen Ihnen:

• Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
• Welche Integrationen sinnvoll sind
• Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist

Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)