Kanban + Dashboard für Logistik
Wenn das Chaos Ihren Arbeitstag bestimmt
Montagmorgen, 8:00 Uhr: Sie haben 30 Sendungen europaweit unterwegs und 10 neue Aufträge im System. E-Mails von verärgerten Kunden wegen Verzögerungen. WhatsApp-Nachrichten von Fahrern mit Problemen – Reifenpanne, Stau, fehlende Dokumente. Anrufe von Spediteuren. Das ERP-System zeigt rote Zahlen bei den Überbeständen.
Sie haben fünf Monitore vor sich und müssen trotzdem zwischen Tracking-Portalen, E-Mails, Excel-Listen und dem ERP hin- und herwechseln. Wo ist die Nadel im Heuhaufen? Was muss sofort priorisiert werden, um größere Schäden zu verhindern?
Das Problem: Ihre Aufgaben, Statusmeldungen und kritischen Informationen sind über sechs verschiedene Systeme und Kommunikationskanäle verteilt. Jeden Morgen opfern Sie 30 Minuten nur dafür, das Chaos zu sortieren und herauszufinden, wo gehandelt werden muss.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Jede Informationsquelle hat ihre eigene Logik – und Sie sind der Übersetzer dazwischen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern mentale Energie, die Sie für wichtige Entscheidungen brauchen würden.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen – egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben – ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben – persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung – Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig – identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick – Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff – Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung – Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen – egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung – dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Logistik:
- Critical Shipments Monitoring – täglich 8:30 Uhr und 15:00 Uhr
- Lagerbestandsprüfung kritischer Artikel – täglich 9:00 Uhr
- Offene Aufträge bearbeiten und verplanen – täglich 9:30 Uhr
- Kommunikation mit Spediteuren und Fahrern – laufend über den Tag
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab – nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich Leben retten, wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen, wenn Sie sie im Kopf haben, aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Logistik:
- To Do: Frachten für KW 28 (Deutschland - Spanien) anfragen
- In Arbeit: Sendung XYZ nach Hamburg – Zollabwicklung klären
- Warten auf: Freigabe des Kunden für alternative Route wegen Stau (Auftrag 1234)
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Logistik:
- Transport Management System im Dashboard-Frame eingebunden
- Wichtige Kennzahlen aus dem Lagerverwaltungssystem per API importiert
- Tracking-Portale verschiedener Spediteure zentral verlinkt oder konsolidiert
Wie viele Klicks sparen Sie täglich, wenn Sie nicht mehr zwischen fünf verschiedenen Tracking-Portalen wechseln müssen? Wenn Sie auf einen Blick sehen, welche Sendungen kritisch sind und wo Handlungsbedarf besteht?
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen – Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden – Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen – Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung – Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports – Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden – Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden – PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren – Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Logistik:
Notion ersetzt nicht Ihr SAP ERP System, Ihr Transport Management System oder Ihr Warehouse Management System. Es ist kein System für die operative Disposition, die rechtsverbindliche Dokumentation oder die Finanzbuchhaltung.
Aber: Es dient als zentrale Steuer- und Übersichts-Zentrale. Es kann kritische Kennzahlen aus verschiedenen Systemen aggregieren, Workflow-Management für Aufgaben jenseits reiner Systemabwicklung abbilden – etwa Beschwerdemanagement oder Carrier-Bewertung – und als zentraler Einstiegspunkt für diverse Fachanwendungen dienen.
Die Frage ist: Wie viele Tab-Wechsel sparen Sie täglich, indem Sie die entscheidenden Informationen auf einem Cockpit bündeln? Wenn Sie fünf oder mehr Software-Produkte für den Tagesbetrieb nutzen, ist der Mehrwert erheblich.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Logistik
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Logistik
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)