Kanban + Dashboard für Steuerberater
Montagmorgen im Kanzleibüro
Sie öffnen morgens um 8:00 Uhr Ihren Rechner. Der Kalender zeigt drei Mandantenbesprechungen an. Das Telefon klingelt bereits, ein Mandant fragt nach dem Stand seiner Erbschaftssteuererklärung. Outlook ist voller ungelesener E-Mails. DATEV zeigt mehrere offene Buchungen an. Auf dem Schreibtisch liegt ein Ausdruck mit wichtigen Fristen für diese Woche.
Ein Mitarbeiter fragt im Flur, ob die Lohnabrechnungen für die Firma XY bereits durch sind. Sie öffnen das System, aber dort sehen Sie nur Ihre eigenen offenen Posten. Wo ist der Gesamtüberblick über Fristen, Mandantenstatus, fehlende Belege und Team-Auslastung? Die ersten zehn Minuten vergehen nur mit dem Versuch, Prioritäten zu sortieren.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Ihre mandantenrelevanten Informationen leben in verschiedenen Welten. Fristen in DATEV, Kommunikation in Outlook, offene To-Dos im Kopf oder auf Notizen, Team-Aufgaben verteilt auf mehrere Mitarbeiter. Die mentale Last, alles zu koordinieren, ist enorm.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle, egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen, egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung, dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Steuerberater:
- Fristen-Check Finanzamt und Sozialversicherung (täglich 8:30 Uhr)
- Mandanten-Kommunikation prüfen und priorisieren (täglich 9:00 Uhr)
- Offene To-Dos wie Buchhaltung und Jahresabschlüsse sichten (täglich 15:00 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab, nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen, wenn Sie sie im Kopf haben. Aber den Überblick bewahren über laufende Projekte, Fristen und Mandantenverpflichtungen.
Beispiele für Steuerberater:
- To Do (Fristnah): Einkommensteuererklärung Mandant Mustermann, Frist 31. Juli
- In Arbeit (Fehlende Belege): Umsatzsteuervoranmeldung GmbH, warten auf Kontoauszüge
- Warten auf (Mandanten-Entscheidung): Beratungsgespräch Müller GbR zur Gründung einer UG
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Steuerberater:
- DATEV Kanzlei-Rechnungswesen verlinkt, direkte Mandantenansicht per Klick
- Outlook-Postfach im Dashboard-Frame eingebunden
- Fristenverwaltung automatisch angezeigt, Prioritäten sofort erkennbar
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame wie Excel oder Google Sheets
- Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Steuerberater:
Notion ersetzt nicht Ihre Kanzleisoftware wie DATEV, Addison, Lexware oder Agenda. Es ist auch kein digitales Belegarchiv und kein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem für revisionssichere Aufbewahrung.
Aber: Sie können Fristen-Bearbeitung integrieren. Sie können Workflows abbilden. Sie können Notion als Zentrale nutzen, die auf Ihre Fachsoftware verlinkt. Sie sehen alle Mandantenstatus, Kommunikationsstränge und Team-Auslastung auf einen Blick.
Die Frage ist: Wie aufwendig ist es derzeit, einen vollständigen Überblick über alle Mandanten, deren Status und die zugehörigen Fristen zu bekommen? Wenn dies täglich mehr als 15 Minuten Ineffizienz bedeutet, ist ein Dashboard sinnvoll.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Steuerberater
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard mit Mein Fokus, Hauptziele und Klarheit
- Setup-Anleitung als 5-Minuten-Video
- Profession-spezifische Anpassungen für Steuerberater
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort, nach Verfügbarkeit