Kanban + Dashboard für Lead-Management
Montagmorgen im Lead-Management
Sie öffnen Ihr CRM und sehen 50 neue Leads vom Wochenende. Gleichzeitig poppt eine Slack-Nachricht vom Vertrieb auf: „Lead X hat abgesagt, warum?!" Im E-Mail-Postfach finden Sie 10 unbeantwortete Anfragen von qualifizierten Leads. Eine Excel-Liste mit Messe-Kontakten muss noch importiert werden, und die Marketing-Abteilung fragt nach dem Status der Opportunity Pipeline.
Wo fangen Sie an? Welcher Lead ist wirklich heiß? Wo erzielen Sie das schnellste Ergebnis?
Das Problem: Ihre Leads leben in verschiedenen Zuständen und Systemen. Der wahre Status ist nie auf einen Blick ersichtlich. Jeden Morgen 30 Minuten nur fürs Sortieren und Priorisieren.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Ihre Leads kommen aus diversen Quellen – Website, Ads, Social Media, Events – und landen in unterschiedlichen Tools. Marketing und Vertrieb haben oft getrennte Sichten auf denselben Lead. Sie sind der Übersetzer dazwischen, und das kostet Sie mentale Energie.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen – egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben – ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben – persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung – Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig – identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick – Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff – Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung – Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen – egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung – dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Lead-Management:
- Neue Leads sichten und qualifizieren (täglich 8:30 Uhr)
- Follow-ups planen und versenden (täglich 10:00 Uhr)
- Vertriebs-Feedback einholen und verarbeiten (täglich 15:00 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab – nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Lead-Management:
- Neue Leads (CRM): Lead Müller GmbH – Interesse an Produkt A
- In Qualifizierung: Lead Schmidt & Partner – Telefonat plus E-Mail Follow-up
- Bereit für Übergabe: Opportunity B2B Solutions AG – Bedarf klar, Meeting vereinbart
- Warten auf Antwort: Follow-up Mustermann Consulting – Angebot verschickt, wartet auf Feedback
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Lead-Management:
- HubSpot oder Salesforce als Dashboard-Frame eingebunden – Übersicht über Lead-Pipeline-Phasen direkt sichtbar
- LinkedIn Sales Navigator verlinkt – Schneller Zugriff auf Social Selling Insights ohne Programmwechsel
- Gmail oder Outlook als Widget für ungelesene Lead-Mails – Wichtige Kommunikation wird direkt angezeigt
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen – Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden – Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen – Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung – Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports – Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden – Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden – PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren – Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Lead-Management:
Notion ersetzt nicht ein vollumfängliches CRM wie HubSpot oder Salesforce. Es ist kein primäres Tool für umfangreiche Datenhaltung, Automatisierung von Sales-Prozessen oder komplexes Kampagnenmanagement.
Aber: Es kann eine übergeordnete Schnittstelle zu bestehenden Tools bieten. Sie können Leads über Phasen hinweg visualisieren, Aufgaben zuordnen und wichtige Kennzahlen aggregieren. Notion kann als Cockpit für den Lead Manager dienen – ein zentraler Überblick über den IST-Zustand Ihrer Leads über verschiedene Systeme hinweg.
Die Frage ist: Fehlt Ihnen dieser zentrale Überblick? Möchten Sie Aufgaben, Kommunikationspunkte und Kennzahlen an einem Ort bündeln, ohne gleich ein neues, komplexes CRM einzuführen?
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Lead-Management
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Lead-Management
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)