Kanban + Dashboard für Kundenverwaltung
Wenn der Arbeitstag mit Sortieren beginnt statt mit Arbeiten
Montagmorgen 8:00 Uhr: Ihr Postfach quillt über mit 70 ungelesenen E-Mails. Auf dem Chat-Tool blinken 15 Nachrichten von Kunden und Kollegen. Das CRM-System zeigt eine rote Zahl bei offenen Tickets, aber keine Priorisierung. Der Teamleiter fragt per Chat nach dem Status von drei wichtigen Kunden. Wo fangen Sie an?
Welche E-Mail ist dringend? Welches Ticket eskaliert gerade? Welcher Kunde braucht heute Morgen unbedingt einen Anruf?
Das Problem ist nicht die Arbeit selbst. Das Problem ist das System. Ihre Aufgaben leben in fünf verschiedenen Welten: E-Mail, Chat, CRM, Excel, Kopf. Jeden Morgen dieselbe Routine - 15 Minuten nur fürs Sortieren, mit der ständigen Angst, etwas Kritisches zu übersehen.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein Strukturproblem. Jede Informationsquelle hat ihre eigene Logik, und Sie sind der Übersetzer dazwischen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern mentale Energie.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen - egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben - ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen - egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung - dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Kundenverwaltung:
- Offene Kundenanfragen priorisieren (täglich 8:30 Uhr)
- Rückruflisten abarbeiten (täglich 10:00 Uhr)
- Eskalations-Fälle überprüfen (täglich 11:30 und 15:00 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab - nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Kundenverwaltung:
- Neue Anfrage: Bestellung #12345 - Nachfrage Lieferstatus
- In Bearbeitung: Beschwerde Herr Müller - Produkt defekt, Fall ID 2023-F-001
- Warten auf: Rückmeldung Frau Schmidt - weitere Infos zu Installationsumgebung benötigt
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Kundenverwaltung:
- Helpdesk-System (Zendesk, Freshdesk) im Dashboard-Frame
- E-Mail-Postfach eingebunden (Outlook oder Gmail)
- CRM-System (HubSpot, Salesforce) verlinkt
- Internes Wiki mit Suchleiste integriert
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Kundenverwaltung:
Notion ersetzt nicht Ihr Helpdesk-System (Zendesk, Freshdesk, Salesforce Service Cloud). Es ist auch keine vollständige CRM-Lösung oder Kommunikationsplattform.
Aber: Sie können Workflows priorisieren. Sie können alle Informationen aus verschiedenen Systemen visualisieren. Sie können Notion als zentrale Schaltstelle nutzen, die auf Ihre Fachsoftware verlinkt und Ihnen einen Gesamtüberblick über den Tag verschafft.
Die Frage ist: Wollen Sie Ihre einzelnen Tools ersetzen, oder wollen Sie die Informationen aus diesen Tools an einem zentralen Ort bündeln, um schneller fundierte Entscheidungen treffen zu können?
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Kundenverwaltung
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Kundenverwaltung
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)