Kanban + Dashboard für Helpdesk
Wenn der Arbeitstag mit 50 Tickets beginnt
Sie beginnen Ihren Arbeitstag im Helpdesk. Um 7:30 Uhr öffnen Sie Ihr Ticketsystem und sehen 50+ neue Tickets. Eine E-Mail vom Teamleiter fordert einen Report zu den Top-5-Eskalationen der letzten 24 Stunden für das 9-Uhr-Meeting. Parallel klingelt das Telefon, weil Herr Müller dringend sein Passwort braucht. Sie scrollen durch Listen, öffnen E-Mails und versuchen, die lautesten und brisantesten Fälle zu identifizieren.
Die Frage, die Sie sich jeden Morgen stellen: Welches Ticket muss ich zuerst anfassen, um den größten Schaden zu verhindern?
Das Problem dabei: Ihre Aufgaben leben in fünf verschiedenen Welten. Ticketsystem, E-Mail, Telefon, interne Chat-Tools, Vorgesetzten-Anfragen. Jeden Morgen 15 Minuten nur für die Priorisierung der Prioritäten. Die Angst, etwas Kritisches übersehen zu haben, begleitet Sie den ganzen Tag.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Jede Informationsquelle hat ihre eigene Logik – und Sie sind der Übersetzer dazwischen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern mentale Energie.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen - egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben - ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen - egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung - dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Helpdesk:
- Neue Tickets sichten und priorisieren (täglich 8:00 Uhr und 13:00 Uhr)
- Offene, eigene Tickets bearbeiten (täglich 9:00 - 12:00 Uhr, 14:00 - 17:00 Uhr)
- Wissensdatenbank und FAQs aktualisieren (täglich 17:00 Uhr)
- Kundenrückmeldungen prüfen (täglich 15:30 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab - nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Helpdesk:
- Zu erledigen: Ticket #12345 - WLAN-Probleme in Etage 3 untersuchen
- In Bearbeitung: Ticket #54321 - Drucker-Installation für Neuzugang Max Mustermann
- Warten auf Kunde: Ticket #98765 - Zugangsdaten für Software X angefordert, E-Mail-Bestätigung ausstehend
- Gelöst: Ticket #11223 - Passwort-Reset für Frau Schmidt
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Helpdesk:
- Ticketsystem (Jira Service Management, Zendesk) als Widget eingebunden - aktuelle Ticket-Übersicht ohne vollständiges Öffnen des Systems
- Outlook oder MS Teams als Feed - wichtige Team-Ankündigungen und System-Status-Meldungen direkt sichtbar
- Wissensdatenbank (Confluence) verlinkt - schneller Zugriff auf FAQ-Artikel beim Bearbeiten von Tickets
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Helpdesk:
Notion ersetzt nicht Ihr Ticketsystem (Jira Service Management, Zendesk, Freshdesk, ServiceNow). Es ist auch keine vollwertige IT-Monitoring-Lösung.
Aber: Sie können eine zentrale Übersicht für tägliche To-Dos schaffen. Sie können wichtige Kennzahlen visualisieren (SLAs, Kundenzufriedenheit). Sie können relevante Links zu Fachsystemen bündeln. Notion wird zur Oberfläche, die Daten aus verschiedenen Quellen aggregiert und strukturiert für Ihren Alltag aufbereitet.
Die Frage ist: Wie viel Zeit verbringen Sie täglich damit, sich in verschiedenen Tools einen Überblick zu verschaffen? Wenn es mehr als 15 Minuten sind, dann ist ein Dashboard eine sinnvolle Investierung.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Helpdesk
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Helpdesk
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)