Kanban + Dashboard für Heilpraktiker
Wenn Ihre Praxis in fünf verschiedenen Systemen lebt
Sie haben sich für den Tag sechs Patienten vorgenommen. Montagmorgen, 7:30 Uhr: WhatsApp-Nachricht von Patientin Schmitz (Termin für morgen verschieben?). Parallel eine E-Mail vom Labor (neue Befunde für Herrn Meier), und im Praxistelefon blinkt ein entgangener Anruf mit „bitte dringend zurückrufen". Im Kopf kreisen die To-Dos: Notizen vom letzten Seminar sichten, Rechnungen schreiben, den neuen Kräutertee für Patientin Maier bestellen.
Sie öffnen die Terminplanungssoftware, das E-Mail-Programm, die Labor-Software, den Notizblock. Wo fangen Sie an, um den Überblick zu behalten, bevor der erste Patient kommt?
Das Problem ist kein Zeitmangel. Das Problem ist: Ihre Praxis-Informationen leben in fünf verschiedenen Welten. Kalender, E-Mail, WhatsApp, Notizzettel, Labor-Portal. Jeden Morgen 15 Minuten nur fürs Sortieren und Priorisieren, dabei die ständige Angst, einen wichtigen Punkt zu vergessen.
Jedes System hat seine eigene Logik – und Sie sind der Übersetzer dazwischen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern mentale Energie, die Sie für Ihre Patienten brauchen.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einer Heilpraktiker-Praxis – egal ob Sie allein arbeiten oder Mitarbeiter haben – ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle, besonders wenn täglich viele Informationsquellen auf Sie einströmen.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben – persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung – Verknüpfung zwischen Patienten, Befunden, Terminen, Dokumenten
- Geräte-unabhängig – identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick – Sie sehen sofort, welche Befunde eingetroffen sind und was heute wichtig ist
B. Direkter Zugriff – Von dort aus arbeiten, nicht nur planen
C. Zentrale Verlinkung – Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Praxisinhaber Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Heilpraktiker arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Patienteninformationen und Behandlungsnotizen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben mit Mitarbeitern oder externen Therapeuten programm-unabhängig, denn die Struktur bleibt gleich – auch wenn sich einzelne Softwarelösungen ändern.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Organisations-Struktur bleibt bestehen, selbst wenn Sie später ein anderes Labor-Portal oder eine neue Praxissoftware nutzen.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis zehn Personen.
Sie benötigen einmalig eine Registrierung – dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person.
Mit einem kurzen Video können Sie Ihre Praxismitarbeiter oder Aushilfen einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Heilpraktiker:
- Patienten-Termine prüfen und vorbereiten (täglich 8:00 Uhr)
- Eingehende Befunde sichten (täglich 14:00 Uhr)
- Kommunikation (E-Mails/WhatsApp) checken (täglich 15:30 Uhr)
- Rechnungsstellung/-prüfung (täglich 17:00 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das „Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter „Tägliche Routine" ab – nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich Leben retten, wenn wichtige Patienteninformationen sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie Ihre Praxis führen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung – etwa „Praxis auf drei Tage pro Woche reduzieren" oder „Spezialisierung auf chronische Schmerztherapie abschließen".
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen „Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Behandlungen und administrative Prozesse.
Beispiele für Heilpraktiker:
- Neue Patienten-Anfragen: Interessent A – Schlafstörungen (Kontaktaufnahme)
- In Behandlung: Patient B – Chronische Migräne (Therapieplan erstellen)
- Warten auf Befund: Patient C – Darmflora-Analyse (Labor)
- Abgeschlossen / zur Rechnungsstellung: Patient D – Immunsystem Stärkung (fünf Sitzungen beendet)
💡 Tipp für Praxisinhaber:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status – etwa welche Rechnungen noch offen sind oder welche Patientenanfragen noch beantwortet werden müssen.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Heilpraktiker:
- Praxissoftware (z.B. Terminland, doctolib) als Dashboard-Frame eingebunden oder verlinkt – direkter Zugriff auf den Terminkalender oder die Patientenakte, ohne Programmwechsel
- Laborportal verlinkt – neue Befunde erkennen und per Link direkt zum Patientenbefund springen
- E-Mail-Postfach live im Dashboard – neue Patientenanfragen oder dringende Mitteilungen auf einen Blick sehen
- Buchhaltungssoftware (z.B. Lexoffice, sevDesk) im Dashboard-Frame
Brauchen Sie individuelle Integrationen?
→ Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Behandlungsverläufe mit mehreren Phasen, Fortbildungsprojekte oder die Planung von Praxisumbau und neuen Therapieangeboten.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Behandlungspläne erstellen – Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden – Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen – Mit Patienten oder Kollegen live zusammenarbeiten (z.B. Therapieplan-Erklärung)
- Aufgabenverwaltung – Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports – Automatisch generiert aus Datenbanken (z.B. offene Rechnungen, Befund-Status)
- Tabellen einbinden – Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden – PDFs, Befunde, Therapie-Protokolle direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren – Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre zertifizierte Praxissoftware.
Für Heilpraktiker:
Notion ersetzt nicht Ihre zertifizierte Praxisverwaltungssoftware (z.B. InnoMed, Theorg, T2C). Es ist kein medizinischer Dokumentationsstandard oder ein Tool zur rechtssicheren Patientenakte.
Aber: Sie können die tägliche Aufgabenorganisation optimieren. Sie können Patientenkommunikation zentralisieren (ohne sensible Daten zu speichern), den Überblick über Befund-Status und wichtige Fristen behalten und Notion als zentrale Informationsdrehscheibe nutzen, die auf Ihre Fachsoftware verlinkt.
Die Frage ist: Wie sehr leiden Sie unter der Zersplitterung Ihrer täglichen Aufgaben und Informationen zwischen verschiedenen Systemen? Wenn Sie täglich wichtige Dinge übersehen oder zu viel Zeit mit dem Wechsel zwischen Programmen verbringen, dann ist ein Dashboard sinnvoll.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Heilpraktiker
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Heilpraktiker
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Praxis-Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind (Labor-Portal, Praxissoftware, Buchhaltung)
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0
Dauer: 30 Minuten
Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)