Kanban + Dashboard für Field Service Management
Wenn Ihre Informationen in fünf Welten leben
Montagmorgen 7:00 Uhr: Das Team von 15 Außendiensttechnikern steht bereit. Der Chef schickt eine WhatsApp: „Kunde X hat gestern angerufen, Anlage Y steht still, muss heute noch behoben werden!" Gleichzeitig meldet sich Techniker Z krank. Auf Ihrem Schreibtisch liegen drei verschiedene Dienstpläne, während der Kalender in Outlook nur Termine zeigt, aber keine Ressourcen. Wer kann wo hin? Welches Ersatzteil ist noch im Lager?
Sie öffnen die Dispositionssoftware, dann die Lagerverwaltung, dann die E-Mails. Der Überblick ist weg, bevor der Kaffee kalt ist.
Das Problem: Ihre kritischen Informationen sind über fünf Systeme verteilt. Auftragsstatus, Technikerverfügbarkeit, Materialbestände, Kundenhistorie – alles getrennt. Jeden Morgen 30 Minuten nur fürs manuelle Puzzeln des Tages, und immer die Angst, etwas Wichtiges zu übersehen. Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem.
Jede Informationsquelle hat ihre eigene Logik – und Sie sind der Übersetzer dazwischen. Das kostet Sie nicht nur Zeit, sondern mentale Energie, die Sie für Ihre eigentlichen Aufgaben brauchen.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen – egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben – ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle, weil es alle relevanten Daten an einem Ort bündelt.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben – persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung – Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig – identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick – Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff – Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung – Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen – egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung – dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Field Service Management:
- Techniker-Verfügbarkeit prüfen und Notfälle zuweisen (täglich 7:00 Uhr)
- Auftragsstatus und Kunden-Updates prüfen (täglich 9:00 Uhr)
- Materialbestände für anstehende Aufträge checken (täglich 15:00 Uhr)
- Feedback von Technikern zu Aufträgen sichten (täglich 16:30 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab – nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich Leben retten, wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden, weil sie zwischen E-Mails, WhatsApp und Notizzetteln verloren gehen.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung, während Sie täglich operative Entscheidungen treffen müssen.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen, wenn Sie sie im Kopf haben, aber den Überblick bewahren über laufende Projekte und kritische Aufträge.
Beispiele für Field Service Management:
- Neue Aufträge (ungeplant): Kunde Müller – Kühlung ausgefallen (dringend)
- Für heute geplant: Techniker Huber – Wartung Anlage „Produktion 1"
- Warten auf Material: Kunde Meier – Reparatur Waschmaschine (Motor bestellt)
- Abgeschlossen: Kunde Schmidt – Heizung repariert und getestet (zur Rechnungsstellung)
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen. Gerade im Field Service Management, wo Notfälle die Tagesplanung über den Haufen werfen, ist diese Flexibilität Gold wert.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status, ohne drei verschiedene Systeme öffnen zu müssen.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Enormer Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard, damit Sie nicht mehr zwischen FSM-Software, ERP und CRM hin- und herspringen müssen.
Für Field Service Management:
- Field Service Management Software (z.B. FSM Mobile) im Dashboard-Frame – Techniker-Status und aktuelle Aufträge auf einen Blick
- Warenwirtschaft/ERP (z.B. SAP MM) – Anzeige kritischer Materialbestände direkt im Dashboard, um proaktiv zu bestellen
- Kundenhistorie aus CRM – Alle relevanten Kundeninformationen sichtbar, wenn ein Notruf eingeht
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines. Gerade bei größeren Wartungsverträgen oder Anlagenerneuerungen behalten Sie so den Überblick, welche Schritte noch ausstehen und wo Verzögerungen drohen.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen – Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden – Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen – Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung – Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports – Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden – Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden – PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren – Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Field Service Management:
Ein Dashboard auf Basis von Notion ersetzt nicht Ihre primäre Field Service Management Software (z.B. FSM Mobile, praxedo, Salesforce Field Service) oder Ihr ERP. Es ist kein System für die primäre Disposition, Tourenoptimierung oder Ersatzteilverwaltung.
Aber: Es dient als zentrale Übersichtsplattform, die die wichtigsten Daten aus allen Systemen konsolidiert und sichtbar macht. Es ermöglicht schnelle Entscheidungen, vermeidet das Springen zwischen Apps und bildet Workflows ab, die systemübergreifend sind – von Notruf bis Rechnungstellung.
Die Frage ist: Wie viel Ihrer täglichen „Such- und Klickzeit" in verschiedenen Systemen kann durch einen einzigen, intelligenten Blick aufs Dashboard eingespart werden? Und wie viele Fehler können Sie vermeiden, wenn alle Informationen an einem Ort gebündelt sind?
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Field Service Management
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Field Service Management
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)