Kanban + Dashboard für Fernwartung
Wenn jede Störung zur Entscheidungsfrage wird
Montagmorgen 8:00 Uhr: Sie koordinieren die Fernwartungs-Anfragen für Ihr Team. Auf dem Bildschirm: 20 neue E-Mails mit Störungsmeldungen, 5 verpasste Anrufe vom Wochenende, ein Slack-Channel glüht mit internen Updates. Das Ticketsystem zeigt 15 kritische Tickets an, aber Sie wissen nicht, welche wirklich brennen. Zusätzlich signalisiert Ihre Monitoring-Software, dass drei Server offline sind. Sie haben 5 Techniker, die aber alle bereits Termine haben. Wo fangen Sie an?
Welche Priorität hat der Kunde, der einfach nur "alles langsam" schreibt, gegenüber dem, dessen Server wirklich rot blinkt? Eine Tabelle mit Aufgaben ist nutzlos, denn Sie brauchen eine Echtzeit-Übersicht, die Kontexte verknüpft.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Ihre Aufgaben und Notfälle leben in fünf verschiedenen Welten: E-Mail, Telefon, Chat, Ticketsystem, Monitoring. Jeden Morgen 30 Minuten nur fürs Sortieren und Priorisieren, mit der ständigen Angst, etwas Kritisches zu übersehen. Das Problem ist nicht die Zeit, sondern die mentale Energie, die Sie als Übersetzer zwischen all diesen Systemen aufwenden müssen.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen - egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben - ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen - egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung - dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Fernwartung:
- Einsatzplanung Techniker (täglich 8:30 Uhr, Morgenmeeting)
- Übersicht neuer und kritischer Tickets (täglich 9:00 Uhr und fortlaufend)
- Überwachung der Systemstabilität (durchgehend, visuelles Monitoring)
- Kundenkommunikation prüfen und freigeben (täglich 15:00 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab - nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Fernwartung:
- Neue Anfragen: Kunde A - Drucker Offline (tägliche Routine: Erfassung und Priorisierung)
- In Bearbeitung (Techniker X): Server B - Datenbank Fehleranalyse (aktive Problemlösung)
- Warten auf Kunde: Kunde C - VPN Zugangsdaten anfordern (Informationen benötigt)
- Erledigt (Wartet auf Feedback): Kunde D - Backup-Wiederherstellung abgeschlossen
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Fernwartung:
- Ticketsystem (z.B. Jira Service Desk, Zendesk) als Dashboard-Widget - aktueller Status aller Tickets auf einen Blick, direkte Verlinkung
- Monitoring-Software (z.B. Nagios, PRTG) als Live-Status-Widget - Übersicht über kritische Server und Dienste direkt neben der Techniker-Auslastung
- Einsatzplanung (z.B. Google Calendar) integriert - Techniker-Verfügbarkeit und aktuelle Termine einsehen, um neue Anfragen effizient zu zuteilen
- E-Mail-Postfach eingebunden im Dashboard-Frame
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Fernwartung:
Notion ersetzt nicht Ihr Ticketsystem (Jira Service Desk, Zendesk, OTRS), Ihre Monitoring-Software (Nagios, PRTG) oder Ihre Remote-Support-Software (TeamViewer, AnyDesk). Es ist kein Tool für die technische Durchführung von Fernwartungen.
Aber: Notion kann als zentrales Cockpit dienen, das die wichtigsten Informationen aus den Fachsystemen aggregiert, überfällige Aufgaben hervorhebt, die Techniker-Auslastung visualisiert und die Kommunikationsfäden zusammenführt. Es bietet eine Metaperspektive über Ihre Tools.
Die Frage ist: Wie viel Zeit verbringen Sie täglich damit, zwischen verschiedenen Systemen zu wechseln, um den Gesamtüberblick zu bekommen? Wenn es mehr als 30 Minuten sind, ist ein Dashboard sinnvoll.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Fernwartung
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Fernwartung
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)