Kanban + Dashboard für Bewerbermanagement
Wenn der Recruiting-Alltag außer Kontrolle gerät
Montagmorgen, 7:30 Uhr: Sie öffnen Ihr E-Mail-Postfach und sehen 20 neue Bewerbungen, die über das Wochenende eingegangen sind. Im ATS warten 50 Statusänderungen auf Sie. Auf WhatsApp meldet sich der Fachbereich – dringende Rückfrage zu Kandidat Müller. Ihr Terminkalender zeigt drei Interviews für heute, aber wo sind nochmal die Lebensläufe? Ein offenes Excel-Sheet erinnert Sie daran, dass Sie die Pipeline tracken sollten. Kandidatin Schmidt wartet auf Ihr Angebot, aber die Freigabe vom Manager fehlt noch. Kandidat Weber sollten Sie heute anrufen – oder hat der Fachbereich schon Feedback geliefert?
Wo fangen Sie an? Sie haben das Gefühl, den Überblick zu verlieren. Welche dringenden Aufgaben müssen zuerst erledigt werden? Welche Kandidaten brauchen jetzt Ihre Aufmerksamkeit?
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Ihre Aufgaben und Kandidatendaten leben in fünf verschiedenen Welten. ATS, E-Mail, Excel, WhatsApp, Terminkalender. Jeden Morgen 20 Minuten nur fürs Sortieren und Priorisieren, dabei steigt die Angst, wichtige Fristen oder Top-Kandidaten zu vergessen. Im War for Talent kann eine verzögerte Antwort bedeuten, dass der beste Kandidat zur Konkurrenz wechselt.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools im Recruiting – egal ob Sie allein arbeiten oder im Team – ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Kandidaten, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, welche Kandidaten heute Ihre Aufmerksamkeit brauchen B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen – egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung – dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Bewerbermanagement:
- Neue Bewerbungen sichten (täglich 8:30 Uhr & 14:00 Uhr)
- Kandidaten-Pipeline überprüfen (täglich 10:00 Uhr)
- Feedback von Fachbereichen einholen (täglich 11:30 Uhr)
- Offene To-Dos abarbeiten - Anrufe, E-Mails (täglich 15:00 Uhr)
Warum ist das wichtig? Schnelle Reaktion auf Top-Kandidaten entscheidet darüber, ob Sie sie gewinnen oder an die Konkurrenz verlieren. Ohne feste Zeitblöcke werden dringende Aufgaben zu vergessenen Aufgaben.
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab - nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Kandidaten-Prozesse.
Beispiele für Bewerbermanagement:
- Neue Bewerbungen: Bewerbung: Senior Softwareentwickler (Ref. #123)
- Interview geplant: Kandidatin: Anna Mustermann (UX Designer)
- Feedback ausstehend: Kandidat: Max Schmidt (Projektmanager), Feedback von Hr. Müller
- Angebot raus: Kandidatin: Lisa Mayer (Marketing Managerin), Antwort bis 25.04.2024
Jede Spalte zeigt Ihnen sofort, wo Kandidaten im Prozess stehen und welche nächsten Schritte anstehen. Kein Kandidat geht verloren, weil er zwischen E-Mail und ATS vergessen wurde.
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Bewerbermanagement:
- Applicant Tracking System (z.B. Workday, Recruitee, Personio) im Dashboard-Frame oder verlinkt - schneller Überblick über Kandidatenstatus ohne das ATS verlassen zu müssen
- E-Mail-Postfach (Outlook/Gmail) eingebunden - wichtige Kommunikation mit Kandidaten und Fachbereichen direkt sichtbar
- Online-Kalender (Google Calendar/Outlook) integriert - alle anstehenden Interviews auf einen Blick
- LinkedIn Recruiter direkt verlinkt - schneller Zugriff auf Profile aktiv angesprochener Kandidaten
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Recruiting-Projekte mit Meilensteinen und Deadlines - etwa wenn Sie eine neue Abteilung aufbauen oder mehrere Positionen parallel besetzen.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Interview-Leitfäden erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen für verschiedene Rollen
- E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen - Mit Fachbereichen oder Hiring Managern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status für Teammitglieder
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken (z.B. Time-to-Hire)
- Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden - CVs, Zeugnisse, Verträge direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihr Applicant Tracking System.
Für Bewerbermanagement:
Notion ersetzt nicht Ihr ATS (Workday, Recruitee, Personio, softgarden, Greenhouse, SAP SuccessFactors). Es ist kein primäres Tool für den gesamten Bewerbungsprozess und die Stammdatenpflege von Kandidaten.
Aber: Notion kann als zentrales Command Center dienen, das alle wichtigen Informationen aus verschiedenen Tools konsolidiert. Sie können hier Kanban-Boards für Kandidaten-Pipelines erstellen, die mit Links zu den jeweiligen ATS-Profilen versehen sind. Es hilft bei der Workflow-Visualisierung, dem Tracking von To-Dos und der Kommunikation mit Fachbereichen.
Die Frage ist: Wie schaffe ich einen effizienten Überblick und eine reibungslose Koordination über alle Kanäle hinweg – ohne das ATS zu ersetzen, aber mit besserer Kontrolle über Time-to-Hire und Candidate Experience?
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Bewerbermanagement
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Recruiting-spezifische Anpassungen für Ihre Kandidaten-Pipeline
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen mit Ihrem ATS sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)