Kanban + Dashboard für Anwälte
Der Montagmorgen einer Anwaltskanzlei
Drei Fristen laufen heute ab. Eine wurde per Fax übermittelt und wartet noch auf manuelle Erfassung. In Ihrem E-Mail-Postfach stapeln sich zwei neue Mandantenanfragen, die schnell gesichtet werden müssen. Der Partner möchte eine Übersicht aller offenen Forderungen von letztem Monat sehen. Auf Ihrem Schreibtisch liegt eine Notiz vom Freitag – eine Telefonnotiz, die bearbeitet werden muss.
Sie loggen sich in Datev Anwalt classic ein, öffnen Outlook, checken den Faxeingang und suchen Ihre handschriftlichen Notizen. Wo fangen Sie an? Wie stellen Sie sicher, dass keine Frist übersehen wird und kein Mandant zu lange auf Antwort warten muss?
Das Problem dahinter: Ihre Aufgaben leben in verschiedenen Systemen – Kanzleisoftware, E-Mail, physische Dokumente, Kopf. Jeden Morgen 30 Minuten nur fürs Sortieren und Priorisieren. Dazu kommt die ständige Angst, etwas Kritisches zu übersehen.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Jede Informationsquelle hat ihre eigene Logik – und Sie sind der Übersetzer dazwischen. Das kostet Sie nicht nur Zeit, sondern mentale Energie, die Sie für Ihre eigentliche Arbeit brauchen.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einer Kanzlei – egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben – ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle, gerade dann, wenn mehrere Akten parallel laufen.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Akten, Fristen, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, welche Fristen heute anstehen und was prioritär ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen – egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern. In einer Kanzlei bedeutet das: Sie behalten die Kontrolle über Ihre Arbeitsweise, während die Fachsoftware für die Compliance sorgt.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung – dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten. Kein tagelanger Schulungsaufwand, keine komplizierte IT-Integration.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Anwälte:
- Fristenprüfungen durchführen (täglich 8:30 Uhr)
- Neue Post und E-Mails sichten und zuordnen (täglich 9:00 Uhr, 14:00 Uhr)
- Offene Aufgabenlisten bearbeiten (täglich 11:00 Uhr, 16:00 Uhr)
Diese Struktur hilft Ihnen dabei, keine Routine-Prüfung zu übersehen – gerade in hektischen Phasen, wenn mehrere Verfahren parallel laufen. Das Verpassen einer Frist kann gravierende Rechtsfolgen haben, deshalb ist diese tägliche Kontrolle unerlässlich.
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab – nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden. Gerade in Kanzleien, wo eine vergessene Rückfrage oder ein übersehenes Detail folgenschwer sein kann.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung – besonders wichtig in einem Beruf, der oft von reaktiven Aufgaben geprägt ist.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen, aber den Überblick bewahren über laufende Verfahren und wichtige Meilensteine.
Beispiele für Anwälte:
- Neue Akten (To Do): Mandant Nieuwenhove vs. Bauer (Zivilrecht)
- In Bearbeitung: Klageschrift Mandant Schmidt finalisieren
- Warten auf: Gerichtsentscheidung Akte Meier (Arbeitsrecht)
- Erledigt (Abrechnung): Beratung Mandant Keller (Erbrecht)
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status. Gerade in Kanzleien mit mehreren Rechtsanwaltsfachangestellten oder Referendaren hilft das enorm bei der Koordination.
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Anwälte:
- Datev Anwalt classic im Dashboard verlinkt – direkter Zugriff zur elektronischen Akte
- Outlook (E-Mail und Kalender) als eingebetteter Frame – Übersicht über heutige Termine und ungelesene E-Mails direkt beim Start
- EGVP/beA (Secure-E-Mail) verlinkt – schnelle Prüfung des Eingangs von Gerichts- oder Behördenpost
Stellen Sie sich vor: Sie öffnen morgens Ihr Dashboard und sehen auf einen Blick alle Fristen, alle neuen E-Mails, alle wartenden Gerichtsentscheidungen. Ohne zwischen fünf verschiedenen Programmen zu wechseln.
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Verfahren und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Verfahren mit mehreren Meilensteinen, Berufungsfristen oder komplexen Mandaten. Sie sehen sofort, welche Akten gerade kritisch werden und wo Sie noch Puffer haben.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen für Gebührenvereinbarungen
- E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen - Mit Mandanten oder Kollegen live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Gutachten direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Anwälte:
Notion ersetzt nicht Ihre Kanzleisoftware (Datev Anwalt classic, RA-MICRO, Notis). Es ist kein zertifiziertes elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) und keine Aktenverwaltung im Sinne der BRAO oder RVG.
Aber: Notion kann als übergeordnete Kommandozentrale dienen. Es visualisiert Fristen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Meilensteine aktenübergreifend. Es verlinkt zentral auf die Fachsoftware und ermöglicht die Strukturierung kollaborativer Arbeitsabläufe und Dokumentationsprozesse, die über die reine Aktenverwaltung hinausgehen.
Die Frage ist: Wollen Sie Ihre juristischen Kernprozesse effizienter managen und die Übersicht verbessern, ohne die Compliance zu gefährden? Dann bietet ein Dashboard eine wertvolle Ergänzung.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Anwälte
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Anwälte
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)