Kanban + Dashboard für Ärzte
Montagmorgen in der Praxis
Montagmorgen 7:30 Uhr: Sie betreten die Praxis. Drei offene Faxe mit dringenden Befunden liegen auf dem Tresen. Die Radiologie verlangt Rückmeldung, das Labor meldet einen kritischen Wert. Eine WhatsApp-Nachricht einer Patientin mit akuten Beschwerden. Der Telefonbeantworter blinkt mit mehreren Nachrichten. Die MFA weist auf den ersten Patienten hin, der bereits wartet und dessen Akte noch nicht komplett ist. Ein Blick in die Praxissoftware zeigt 10 ungelesene E-Mails von Krankenkassen. Wo fangen Sie an?
Das Problem: Ihre Aufgaben, Patienteninformationen und dringende Anfragen landen in verschiedenen Silos. Fax, WhatsApp, Telefon, E-Mail, Praxissoftware, MFA-Info. Jeden Morgen 20 Minuten nur dafür, zu erkennen, was tatsächlich Priorität hat.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Jede Informationsquelle hat ihre eigene Logik – und Sie sind der Übersetzer dazwischen. Das kostet Sie nicht nur Zeit, sondern mentale Energie, die Ihren Patienten fehlt.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen - egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben - ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen - egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung - dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Ärzte:
- Dringende Befunde sichten (täglich 7:30 Uhr, vor Sprechstundenbeginn)
- Telefonische Rückrufe erledigen (täglich 12:30 Uhr, nach erster Sprechstunde)
- Rezeptanfragen bearbeiten (täglich 15:00 Uhr)
- Terminplanung optimieren (täglich 8:00 Uhr, kurze Abstimmung mit MFA)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab - nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Ärzte:
- To Do: Patient A - Befundbesprechung nach MRT (regelmäßige Aufgabe nach Einlangen externer Diagnostik)
- In Arbeit: Dokumentation Therapieplan Patient B bei chronischer Erkrankung (anspruchsvolle Aufgabe über mehrere Schritte)
- Warten auf: Einverständniserklärung Patient C für kleinere OP (Standardprozess, abhängig von Patientenzustimmung)
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Ärzte:
- Praxissoftware (z.B. Medistar, CGM Turbomed) im Dashboard verlinkt - Klick auf Patientennamen öffnet direkt die Patientenakte
- E-Mail-Postfach (Outlook) als Dashboard-Widget eingebunden - dringende E-Mails von Krankenkassen oder Kollegen direkt sichtbar
- Terminkalender der Praxissoftware als Frame - Überblick über den Tagesablauf aller Ärzte und MFA
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Ärzte:
Notion ersetzt nicht Ihre primäre Praxissoftware (z.B. Medistar, CGM Turbomed, Albis, Tomedo). Es ist kein zertifiziertes medizinisches Dokumentationssystem und erfüllt nicht die Anforderungen an die Patientenaktenführung und Abrechnung.
Aber: Es kann eine übergeordnete Zentrale sein, die relevante Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführt. Fristen und Aufgaben für Team und Patienten, Status von Befundanforderungen, interne Prozessdokumentationen. Sie können Notion als Zentrale nutzen, die auf Ihre Fachsoftware verlinkt und die Visualisierung von Prioritäten ermöglicht.
Die Frage ist: Ist der Aufwand sinnvoll für Ihren Anwendungsfall?
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Ärzte
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Ärzte
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)