Kontakt- und Kundenverwaltung: Zentrale 360°-Kundenakte mit vollständiger Interaktionshistorie, verknüpfte Kontakt-, Firmen- und Projektdaten sowie multimandanten- und mehrsprachige Oberflächen für internationale Geschäftstätigkeiten. Das CRM-System ermöglicht die nahtlose Verwaltung komplexer Kundenstrukturen mit hierarchischen Beziehungen und detaillierten Kommunikationsprotokollen.
Vertrieb und Marketing: Lead- und Opportunity-Management mit visueller Sales-Pipeline-Darstellung, automatisierte E-Mail-Serien und Erinnerungsfunktionen sowie integrierte Angebots- und Vertragsvorlagen direkt im TecArt CRM. Die Vertriebsautomatisierung unterstützt komplette Sales-Prozesse von der Lead-Generierung bis zum Vertragsabschluss mit umfassenden Nachverfolgungsmöglichkeiten.
Service und Support: Integriertes Ticket-System mit SLA-Management und Prioritätsstufen, Self-Service-Portal für Kunden mit Wissensdatenbank sowie umfassendes Aufgaben- und Terminmanagement mit Outlook- und Google-Kalender-Synchronisation. Der Kundenservice profitiert von automatisierten Eskalationsregeln und detaillierter Fallbearbeitung.
Workflow-Automatisierung: No-Code Workflow-Designer für individuelle Genehmigungs- und Eskalationsprozesse, granulare Benutzerrechte- und Rollenverwaltung sowie automatisierte Geschäftsprozesse ohne Programmieraufwand. Fachanwender können komplexe Workflows selbständig gestalten und anpassen.
Dokumentenmanagement: Versionsverwaltung für alle Dokumente, Template-Engine für standardisierte Vorlagen und Workflow-basierte Freigabeprozesse. Die Integration ermöglicht nahtlose Anbindung an externe Dokumentenmanagementsysteme wie DocuWare für erweiterte Archivierungsfunktionen.
Reporting und Analytics: Standard- und Ad-hoc-Berichtserstellung, anpassbare KPI-Dashboards mit Drill-down-Funktionen sowie Export-Funktionen in verschiedene Formate (PDF, Excel). Das CRM-System bietet umfassende Analysemöglichkeiten für Vertriebsleistung, Kundenzufriedenheit und Prozessoptimierung.
Mobile Anwendung: Responsive Web-Interface und dedicated Mobile App mit Offline-Funktionalität, Push-Benachrichtigungen für wichtige Events sowie Synchronisation aller relevanten Daten für den Außendienst. Der mobile Zugriff gewährleistet produktive Arbeit unabhängig vom Standort.
Integration und Schnittstellen: REST-API für Drittsystem-Anbindungen, Zapier-Connector für populäre Business-Tools sowie spezialisierte Adapter für gängige ERP-Systeme wie SAP und DATEV. Die Integrationsmöglichkeiten ermöglichen die Anbindung an bestehende IT-Landschaften ohne Medienbrüche.
Prepaid-Modularsystem stellt einen innovativen Lizenzierungsansatz dar, bei dem Unternehmen ausschließlich für tatsächlich genutzte Module zahlen. Diese Flexibilität senkt die Einstiegskosten erheblich und ermöglicht eine bedarfsgerechte Skalierung ohne feste Nutzerlizenzen. Besonders für wachsende Unternehmen mit schwankenden Anforderungen bietet dieses Modell maximale Kostenkontrolle. Das Punktesystem passt sich dynamisch an die Nutzungsintensität an und vermeidet Überkapazitäten bei der Software-Lizenzierung.
100% deutsches Hosting gewährleistet, dass alle Kundendaten ausschließlich in deutschen Rechenzentren verarbeitet und gespeichert werden. Diese Datenhoheit ist besonders für datenschutzsensible Branchen und Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie echte DSGVO-Konformität ohne internationale Datenübertragungen ermöglicht. Die ISO-27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren bieten höchste Sicherheitsstandards und rechtliche Klarheit für compliance-kritische Organisationen.
Tiefe No-Code-Anpassung durch den integrierten Workflow-Designer ermöglicht umfassende Prozessindividualisierung ohne Programmieraufwand. Im Gegensatz zu vielen Low-Code-Lösungen können Fachanwender komplexe Geschäftsprozesse, Genehmigungsworkflows und Automatisierungen selbständig erstellen und modifizieren. Diese Funktionalität reduziert die Abhängigkeit von IT-Ressourcen erheblich und beschleunigt die Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen.
KMU-Branchentemplates bieten vorkonfigurierte Workflows und Prozessstrukturen speziell für deutsche mittelständische Unternehmen in den Bereichen Handel, Dienstleistungen und Non-Profit-Organisationen. Diese branchenspezifischen Konfigurationen ermöglichen einen deutlich schnelleren Projekteinstieg als bei generischen CRM-Systemen und berücksichtigen typische deutsche Geschäftsprozesse und regulatorische Anforderungen von Anfang an.
Einschränkungen umfassen die begrenzte Verfügbarkeit von KI-gestützten Analysefunktionen im Vergleich zu internationalen Enterprise-Lösungen. Das Prepaid-Modell kann bei sehr intensiver Modulnutzung und hohem Transaktionsvolumen unerwartet kostenintensiv werden. Die API-Dokumentation ist gelegentlich nicht vollständig aktuell, was komplexe Integrationen erschweren kann.
Mittelständische Dienstleister mit 10-100 Mitarbeitern profitieren optimal von der flexiblen Prozess-Anpassung durch No-Code-Workflows und dem deutschen Datenschutz-Standard. Diese Zielgruppe benötigt typischerweise individuelle Anpassungen ihrer CRM-Prozesse, ohne umfangreiche IT-Ressourcen für die Entwicklung aufwenden zu können. Die modulare Lizenzierung ermöglicht zudem eine kosteneffiziente Skalierung entsprechend dem Unternehmenswachstum.
Non-Profit-Organisationen und Bildungseinrichtungen finden in der TecArt-Software spezialisierte Templates für Spender- und Mitgliederverwaltung sowie GoBD-konforme Zuwendungsbestätigungen. Die deutschen Hosting-Standards sind besonders relevant für Organisationen, die sensible Personendaten verarbeiten und höchste Datenschutzanforderungen erfüllen müssen. Das flexible Preismodell passt zudem zu den oft begrenzten Budgets dieser Organisationen.
Agenturen und Projektbetriebe nutzen besonders die ausgeprägte Dokumentenmanagement-Funktionalität und die Workflow-basierten Freigabeprozesse, die typische Kreativ- und Beratungsprozesse optimal abbilden. Das integrierte Projektmanagement ermöglicht die Verknüpfung von Kundendaten mit konkreten Projekten und deren Abwicklung. Die mobile Verfügbarkeit unterstützt die oft flexible Arbeitsweise dieser Branchen.
Lokale Handelsunternehmen und Fachhändler profitieren von der Omnichannel-Kundenkontakt-Verwaltung und den verfügbaren ERP-Integrationen für eine komplette Vertriebsabwicklung. Die Anbindungsmöglichkeiten an Shopsysteme und Zahlungsdienstleister ermöglichen eine nahtlose digitale Geschäftsabwicklung auch für traditionelle Handelsstrukturen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
TecArt CRM positioniert sich als modulare Business-Software speziell für den deutschen Mittelstand mit einem ausgeprägten Fokus auf Anpassbarkeit und Datenschutz-Konformität. Die CRM-Software kombiniert klassische Customer-Relationship-Management-Funktionalitäten mit erweiterten Projektmanagement- und Service-Komponenten in einer integrierten Plattform. Der browserbasierte Ansatz ermöglicht standortunabhängige Nutzung ohne lokale Installationen, während die modular aufgebaute Architektur eine bedarfsgerechte Funktionserweiterung unterstützt.
Die No-Code-Workflow-Engine stellt das zentrale Differenzierungsmerkmal dar und ermöglicht Fachanwendern die eigenständige Gestaltung komplexer Geschäftsprozesse ohne Programmieraufwand. Diese Anpassung erstreckt sich auf Genehmigungsworkflows, automatisierte Kommunikation und individuelle Datenmodelle. Das System unterstützt sowohl standardisierte Vertriebsprozesse als auch hochspezifische Anforderungen einzelner Branchen oder Unternehmen.
Cloud-native Architektur mit wahlweise deutscher oder hybrider Bereitstellung bietet sowohl die Skalierbarkeit moderner SaaS-Lösungen als auch die Datensicherheit lokaler Systeme. Die Multimandantenfähigkeit ermöglicht die Verwaltung verschiedener Unternehmensbereiche oder Tochtergesellschaften innerhalb einer Systeminstanz, während granulare Zugriffskontrollen die Datentrennung gewährleisten.
Die TecArt GmbH mit Hauptsitz in Erfurt entwickelt seit 2005 webbasierte Unternehmenssoftware und zählt zu den etablierten CRM-Anbietern im deutschsprachigen Markt. Das inhabergeführte Unternehmen mit geschätzten 50-70 Mitarbeitern fokussiert sich bewusst auf den deutschen Mittelstand und verzichtet auf aggressive internationale Expansion zugunsten einer spezialisierten Marktbearbeitung. Diese strategische Fokussierung ermöglicht eine tiefe Kenntnis der spezifischen Anforderungen deutscher KMU an Datenschutz, Compliance und Prozessgestaltung.
Die Entwicklungsphilosophie "Made in Germany" spiegelt sich nicht nur im Hosting, sondern auch in der Produktentwicklung mit agilen Scrum-Teams und direkten Kundenkontakten wider. Regelmäßige User Groups und persönliche Account Manager gewährleisten einen engen Austausch zwischen Anbieter und Anwendern. Diese strategische Nähe zu den Kunden ermöglicht praxisnahe Weiterentwicklungen und schnelle Reaktionen auf Marktanforderungen im KMU-Segment.
TecArt CRM basiert auf einer modernen PHP/MySQL-Architektur mit eigenentwickelter JavaScript-UI-Bibliothek, die responsive Darstellung auf verschiedenen Endgeräten gewährleistet. Die browserbasierte Cloud-Lösung eliminiert lokale Installationsanforderungen und ermöglicht automatische Updates ohne Unterbrechung der Geschäftsprozesse. Die zugrundeliegende Infrastruktur ist auf Hochverfügbarkeit und Lastverteilung ausgelegt, wobei die deutschen Rechenzentren ISO 27001-zertifiziert sind.
Die REST-API ermöglicht CRUD-Operationen auf den meisten Kernentitäten und unterstützt sowohl unidirektionale Datenübertragungen als auch bidirektionale Synchronisation mit Drittsystemen. Zapier-Integration vereinfacht die Anbindung an populäre Business-Tools, während spezialisierte Connectoren für ERP-Systeme wie SAP und DATEV verfügbar sind. Die API-Dokumentation wird kontinuierlich weiterentwickelt, wobei Rate Limits und spezifische Integrationstiefen projektindividuell bestimmt werden.
Sicherheits- und Compliance-Standards umfassen TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen, rollenbasierte Zugriffskontrollen und umfassende Audit-Logs für alle Systemaktivitäten. GoBD-Konformität für die Abrechnung und DSGVO-konforme Datenverarbeitung sind standardmäßig implementiert. Backup-Strategien mit mehrfacher Redundanz und dokumentierte Notfallpläne gewährleisten Business-Continuity auch bei außergewöhnlichen Ereignissen.
Die TecArt CRM Software nutzt ein innovatives Prepaid-Punktesystem anstelle traditioneller nutzerbasierter Lizenzierung, wodurch Unternehmen ausschließlich für tatsächlich genutzte Funktionen und Module zahlen. Dieses Modell umfasst einen monatlichen Grundpreis plus modulspezifische Punkteverbräuche, die je nach Nutzungsintensität variieren. Jährliche Vorauszahlung bietet üblicherweise Rabatte gegenüber der monatlichen Abrechnung und verbessert die Planungssicherheit für beide Seiten.
Die TCO-Betrachtung sollte neben den Lizenzkosten auch Implementierungsaufwände, initiale und fortlaufende Schulungen sowie potenzielle Anpassungskosten berücksichtigen. Das Prepaid-Modell kann bei sehr intensiver Nutzung vieler Module und hohem Transaktionsvolumen teurer werden als ursprünglich kalkuliert, bietet jedoch maximale Transparenz über die tatsächlichen Nutzungskosten. Kostenfallen entstehen typischerweise durch unterschätzte Datenmigrationsaufwände und umfangreichere Workflow-Anpassungen als initial geplant.
Der Migrationsprozess von Altsystemen dauert üblicherweise 4-8 Wochen für Standardimplementierungen, kann jedoch bei umfangreicheren Anpassungen und komplexen Datenstrukturen auch 3-6 Monate in Anspruch nehmen. Datenimport-Tools unterstützen gängige Formate wie CSV und XML, während optional verfügbare H2O-Datenservices bei komplexeren Migrationsszenarien professionelle Unterstützung bieten. Die Qualität der Quelldaten bestimmt maßgeblich den Migrationsaufwand und sollte in einer vorgelagerten Datenbereinigung optimiert werden.
Interne Ressourcenplanung erfordert typischerweise 1-2 engagierte Key User, die als Hauptansprechpartner für TecArt-Consultants fungieren und das fachliche Know-how für Prozessgestaltung einbringen. Diese Personen sollten über gute Kenntnisse der bestehenden Geschäftsprozesse verfügen und ausreichend Zeit für Projektaktivitäten haben. Change-Management und kontinuierliche Anwenderschulung sind kritische Erfolgsfaktoren, die oft unterschätzt werden.
Iteratives Vorgehen mit der Implementierung von Kernprozessen vor erweiterten Funktionen hat sich als bewährte Praxis etabliert. Pilotprojekte mit ausgewählten Abteilungen ermöglichen das frühzeitige Erkennen von Anpassungsbedarfen und schaffen Akzeptanz bei den späteren Anwendern. Das Management-Commitment und die aktive Unterstützung der Geschäftsführung sind entscheidend für den langfristigen Implementierungserfolg.
Vorteile:
Herausforderungen:
TecArt CRM ist eine modulare Customer-Relationship-Management-Software, die speziell für deutsche kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Das CRM-System zeichnet sich durch ein flexibles Prepaid-Lizenzmodell, deutsches Hosting und umfangreiche No-Code-Anpassungsmöglichkeiten aus. Besonders geeignet ist die Software für mittelständische Dienstleister, Non-Profit-Organisationen, Agenturen und Handelsunternehmen mit 10-250 Mitarbeitern.
Die Zielgruppen profitieren von der Kombination aus branchenspezifischen Templates, individuell anpassbaren Workflows und strikter DSGVO-Konformität durch ausschließlich deutsche Datenverarbeitung. Das modulare System ermöglicht eine schrittweise Erweiterung der Funktionalitäten entsprechend dem Unternehmenswachstum, ohne dass initial alle verfügbaren Module lizenziert werden müssen.
Das Prepaid-Modell basiert auf einem monatlichen Grundpreis plus modulspezifischen Punkteverbräuchen anstelle traditioneller nutzerbasierter Lizenzierung. Unternehmen erwerben Prepaid-Punkte, die je nach genutzten Funktionen und Modulen verbraucht werden. Intensive Nutzung bestimmter Module führt zu höherem Punkteverbrauch, während nicht genutzte Funktionen keine zusätzlichen Kosten verursachen.
Dieses Modell bietet maximale Anpassung für Unternehmen mit schwankenden Anforderungen oder saisonalen Geschäftsverläufen. Die Kostentransparenz ermöglicht eine präzise Budgetierung basierend auf der tatsächlichen Systemnutzung. Potenzielle Kostenfallen entstehen jedoch bei unterschätztem Punkteverbrauch, weshalb eine realistische Bedarfsanalyse vor Vertragsabschluss empfehlenswert ist.
TecArt CRM verfügt über eine REST-API für individuelle Drittsystem-Anbindungen sowie vorkonfigurierte Connectoren für gängige Business-Software. Standardintegrationen umfassen ERP-Systeme wie SAP und DATEV, Office-Anwendungen wie Outlook und Google Workspace sowie Shopsysteme und Zahlungsdienstleister. Der Zapier-Connector ermöglicht die Anbindung an über 1000 populäre Business-Tools ohne eigene Entwicklung.
Die API-Qualität ermöglicht sowohl unidirektionale Datenübertragungen als auch bidirektionale Synchronisation, wobei die Dokumentation kontinuierlich weiterentwickelt wird. Rate Limits und spezifische Integrationstiefen sollten projektindividuell mit TecArt-Consultants geklärt werden. Komplexe Integrationsszenarien können durch das Partnernetzwerk oder spezialisierte Dienstleister realisiert werden.
Die Implementierungsdauer variiert je nach Projektkomplexität zwischen 4-8 Wochen für Standardkonfigurationen und 3-6 Monaten für umfangreiche Anpassungen mit komplexen Datenmigrationen. Kritische Erfolgsfaktoren umfassen das Management-Commitment, engagierte interne Key User und eine strukturierte Datenbereinigung vor der Migration.
Der Projektaufwand hängt wesentlich von der Komplexität der gewünschten Workflows, der Qualität der Quelldaten und dem Umfang der gewünschten Systemintegrationen ab. TecArt-Consultants unterstützen bei der Implementierung, während interne Ressourcen für fachliche Anforderungen und Change-Management verantwortlich sind. Ein iteratives Vorgehen mit Pilotphasen hat sich als bewährte Praxis etabliert.
TecArt CRM nutzt ausschließlich ISO 27001-zertifizierte deutsche Rechenzentren und gewährleistet damit höchste Datenschutzstandards ohne internationale Datenübertragungen. Alle Datenübertragungen erfolgen TLS-verschlüsselt, während rollenbasierte Zugriffskontrollen und umfassende Audit-Logs maximale Sicherheit gewährleisten. DSGVO-Konformität und GoBD-konforme Archivierung sind standardmäßig implementiert.
Die Backup-Strategie umfasst mehrfache Redundanzen und dokumentierte Notfallpläne für Business-Continuity-Szenarien. Regelmäßige Sicherheitsupdates und Penetrationstests durch externe Dienstleister ergänzen die Sicherheitsmaßnahmen. Für besonders sensible Branchen oder spezifische Compliance-Anforderungen bietet TecArt individuelle Sicherheitskonzepte und zusätzliche Zertifizierungen.
Relevante TecArt CRM Alternativen umfassen Zoho CRM für internationales Business mit breiterem Funktionsspektrum, Pipedrive für spezialisierte Sales-Pipeline-Verwaltung und CentralStationCRM als schlanke deutsche Alternative für kleinere Teams. Salesforce bietet umfangreichere Enterprise-Funktionen, jedoch mit höherer Komplexität und amerikanischem Hosting.
Die Wahl hängt von spezifischen Anforderungen ab: TecArt CRM überzeugt durch deutsches Hosting, flexible Lizenzierung und No-Code-Anpassbarkeit, während Alternativen möglicherweise bessere internationale Skalierung, günstigere Einstiegspreise oder spezialisierte Branchenfunktionen bieten. Eine detaillierte Anforderungsanalyse und Proof-of-Concept-Tests helfen bei der optimalen Systemauswahl für individuelle Geschäftsszenarien.
