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Lösungen & Chancen von Cloud- bzw. Online-ERP-Software vs On-Premise

Cloud ERP-Software vs On-Premise Lösungen

In diesem Artikel behandeln wir die Chancen  von mobilen Cloud-ERP-Systemen im Vergleich zu lokal installierten On-Premise Lösungen für ERP-Software.

Falls Sie Interesse zu weiterführenden Informationen im Bereich der verschiedenen ERP-Anbieter haben finden Sie auf systemhaus.com einen aktuellen Vergleich von 11 Anbietern im Bereich ERP- und ECM-Software. Sie gelangen unter diesem Link zum Artikel.

 

Chancen einer Cloud-Lösung für ERP-Systeme

Bei modernen Unternehmen spielen die Kommunikation und eine effiziente Datenverwaltung eine immer wichtigere Rolle. Längst greifen Firmen egal welcher Größe und welcher Branche sie zugehören auf die Dienste von ERP-Systemen zurück. Dabei handelt es sich um eine Verwaltungssoftware, mit der sich sämtliche Daten und Betriebsressourcen managen lassen. ERP-Programme können Sie entweder als Anwendung fest auf einem Computer installieren (On-Premise-Software) oder über eine Cloud nutzen

 

Definition und Nutzen von ERP-Programmen

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning (übersetzt in etwa: Unternehmens-Güter-Verwaltung). Eine ERP-Cloud definiert sich über die ausschließlich online stattfindende Anwendung. Unabhängig davon, ob Sie einen Cloud-Service nutzen oder die Anwendung installiert haben, können Sie in nahezu allen Unternehmensbereichen von der Software profitieren:

  • Personalwesen und Finanzbuchhaltung
  • Controlling
  • Marketing und Vertrieb
  • Logistik und Lagerverwaltung
  • Wareneinkauf und Bestellung
  • Produktion

Wenn Sie ein ERP-System verwenden, sind Ihre Daten betriebsübergreifend jederzeit verfügbar, was die Kommunikation unter den Abteilungen verbessert. Geschäftsprozesse laufen zunehmend automatisiert ab. Dadurch lassen sich Produktions- und Verwaltungsabläufe optimieren, wodurch Sie Ressourcen und Geld sparen.

 

Welchen Mehrwert bietet eine ausgelagerte ERP-Software?

Vor dem Kauf müssen Sie sich im Klaren sein, ob ein ERP-Programm aus der Cloud oder eine On-Premise-Lösung für Sie geeigneter ist. Um leichter entscheiden zu können, welche der beiden Varianten für Ihr Business besser ist, werden im Folgenden die jeweiligen Vor- und Nachteile gelistet. Ob Sie letztendlich die ERP-Software online oder offline nutzen, bleibt Ihnen überlassen – beide Versionen haben ihre Schwächen und Stärken.

Für ein Cloud-ERP-System sprechen folgende Argumente:

  1. Datensicherheit: Die Daten werden nicht lokal über ein Netzwerk gespeichert, sondern auf meist mehreren externen Servern des Cloud-Anbieters. Diese von IT-Experten überwachte Sicherung hat für Sie außerdem den Vorteil, dass die Verantwortung für die Verschlüsselung nicht bei Ihnen liegt. Mehrfache Back-ups senken das Risiko eines Datenverlusts. Brennt es in Ihrem Serverraum oder kommt es zu einem Wasserschaden, können im Worst Case Firmendaten zerstört werden, die nur offline gespeichert wurden. Ebenso kann die lokale Festplatte Schaden nehmen, wenn das Arbeitsgerät eines Mitarbeiters zu Boden fällt. Es kostet nicht nur Geld, sondern auch Zeit, zerstörte Daten wiederherstellen. Kann Ihr Unternehmen deshalb temporär nicht arbeiten, ist der Verdienstausfall finanziell meist größer als die Kosten der Datenwiederherstellung. Derartige Risiken sind bei webbasierten ERP-Systemen deutlich geringer. Sobald Sie Informationen eingeben und ggf. abspeichern, werden diese in Echtzeit mehrfach gesichert.
  2. Kosten: Die Anschaffungskosten sind bei einem Cloud-ERP-System geringer als bei einer vergleichbaren On-Premise-Software. Gerade Gründer und kleinere Unternehmen dürften davon profitieren, da sie in der Regel weniger liquide sind als große Konzerne.
    Die monatlichen Kosten einer ERP-Software-Cloud errechnen sich vor allem aus dem Funktionsumfang und der Anzahl der Nutzer. Diese Ausgaben sind gut kalkulierbar, da die Beträge immer gleich hoch sind.
    Bei einem lokal installierten Computerprogramm kommen hingegen hohe einmalige Anschaffungskosten auf Sie zu. Außerdem sind meist jährliche Lizenzgebühren fällig. Zudem steigen Ihre laufenden Kosten (EDA-Kosten), da Sie zusätzliche Mitarbeiter für den IT-Support und entsprechende Räumlichkeiten benötigen. Je wertvoller Ihre Daten sind, desto mehr sollten Sie in den eigenen Datenschutz investieren.
  3. Räumliche Flexibilität: Eine Cloud bietet den Vorteil, dass ein Mitarbeiter nur eine Internetverbindung benötigt, um die Firmendaten zu nutzen. Ein mobiler Zugriff ist auf Geschäftsreisen besonders relevant. Bei der erstmaligen Einrichtung eines Arbeitscomputers muss zudem keine zusätzliche Software installiert werden. Der Mitarbeiter benötigt nur eine Internetverbindung sowie entsprechende Zugangsdaten und kann auf die Cloud zugreifen. Das spart Zeit und Geld – im Vergleich zu einer On-Premise-Software, die manuell auf jedem Gerät installiert und entsprechend voreingestellt werden muss.
  4. Wartung und Aktualisierung: Ein cloudbasiertes ERP-System ist immer automatisch up to date. Die Wartung und ggf. Systemaktualisierungen laufen über den Server des Anbieters. Werden mehrere Server für die Cloud benutzt, werden sie im Wechsel gewartet. So sind Ihre Daten auch während der Wartungsarbeiten verfügbar. Verwalten Sie ihre IT-Struktur selbst, müssen Ihre Angestellten die Wartung ihrer Server übernehmen und den Virenschutz auf dem aktuellen Stand halten.
  5. Intelligentes Lernen: Cloud-Technologien lernen dazu und werden dadurch mit der Zeit besser. Entwickler können Ihr Nutzungsverhalten und das der andern User bei der Weiterentwicklung des ERP-Systems verwenden. Es entsteht eine Win-win-Situation – Sie helfen dem Softwareanbieter, indem er Ihre Daten analysieren darf. Im Gegenzug kann das ERP-Cloud-Computing-System besser auf Ihre Nutzerbedürfnisse angepasst werden.
  6. Hohe Flexibilität: Bei ERP-Cloud-Services können die verfügbaren Funktionen relativ schnell und unkompliziert erweitert oder eingeschränkt werden. Expandiert Ihr Unternehmen, können Sie weitere Geschäftsprozesse (z.B. können Sie in einer ERP-CRM-Cloud Ihre Kundendaten verwalten) in Ihre Cloud auslagern. Dadurch erhöhen sich zwar Ihre monatlichen Gebühren, allerdings müssen Sie keine großen Einzelbeträge investieren.

Dieser Cloud-ERP-Ratgeber bietet Ihnen zusätzliche Informationen über den Nutzen webbasierter ERP-Anwendungen und über das Thema Cloud-Sicherheit. Außerdem finden Sie dort eine Übersicht marktführender Anbieter wie beispielsweise die SAP-ERP-Cloud oder die Oracle-ERP-Cloud.

 

Wo liegen die Vorteile einer On-Premise-Lösung?

Neben der Nutzung eines ERP-Online-Systems in der Cloud besteht noch eine Offline-Alternative. Haben Sie das Budget für eine derartige Investition, können Sie als Nutzer bei folgenden Punkten profitieren:

  1. Offline-Anwendung: Ein On-Premise-ERP-System funktioniert auch ohne eine Internetverbindung. Das kann in verschiedenen Branchen von Vorteil sein. In einer Industriehalle braucht nicht jede Produktionslinie einen Internetanschluss – die relevanten Daten sind über das lokale Netzwerk verfügbar. Auf Geschäftsreisen kann zum Beispiel die Transferzeit genutzt werden, wenn eine stabile Internetverbindung nicht möglich ist (z.B. während Flug- oder Bahnreisen).
  2. Unabhängigkeit und Datenschutz: Wenn Sie Ihr Rechenzentrum selbst verwalten, sind Sie von Entwicklungen von außen nicht betroffen. Die Verantwortung für die Datensicherheit liegt bei Ihnen. Wenn Sie entsprechende Vorkehrungen treffen, können Sie Ihre sensiblen Informationen (z.B. Kundendaten) vor einem externen Zugriff abschirmen.
  3. Geringere monatliche Beträge: Haben Sie die Investition getätigt und verfügen über qualifiziertes Personal, können Sie die langfristigen Fixkosten relativ gering halten. Es ist allerdings davon abzuraten, an der Wartung und an der IT-Sicherheit Ihres firmeneigenen Rechenzentrums zu sparen. Ein Rechtsstreit kann extrem hohe Kosten verursachen, wenn beispielsweise Kundendaten aufgrund eines Hackerangriffs in die Hände Dritter gelangen.

 

Fazit

Was ist nun geeigneter: Cloud oder On-Premise? Die eine richtige Antwort, die für alle Unternehmen aller Wirtschaftszweige gilt, gibt es nicht. Ob offline oder online die bessere Variante für Ihren Betrieb ist, hängt von Ihren Anforderungen und finanziellen Möglichkeiten ab. Investieren Sie in einen guten Datenschutz und in eigene sichere Serverräume, sind Sie unabhängiger und Sie selbst haben die Kontrolle über Ihre Daten. Allerdings kosten Sie die Wartung und das Erstellen von Back-ups zusätzliche Zeit und Geld. Bei Cloud-ERP-Services haben Sie den Vorteil, dass die Wartung, die Datensicherheit und System-Aktualisierungen vom ERP-Anbieter übernommen werden. Er hat in der Regel eine entsprechende Erfahrung in diesen Bereichen. Wenn Sie die IT-Verantwortung teilweise abgeben, können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Jungunternehmer und Start-ups müssen in der Wachstumsphase ihres Business mehrere für sie neue Geschäftsaufgaben bewältigen. Daher ist es sinnvoll, wenn sie bei den Themen Datenverwaltung und IT-Sicherheit von der Erfahrung des Anbieters profitieren.

Möchten Sie noch mehr zum Thema erfahren oder suchen Sie noch einen passenden ERP-Anbieter  für Ihr Unternehmen können Sie gerne eine kostenlose Beratung zum Thema bei systemhaus.com anfordern.