onlyfy Bewerbungsmanager | Bewerbermanagement-Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann onlyfy Bewerbungsmanager?

Stellenausschreibung & Posting

Multi-Channel-Posting – Automatische Veröffentlichung auf XING, LinkedIn, StepStone und Indeed gleichzeitig.

Integriertes Karriereportal – Anpassbare Vorlagen mit Corporate Design für die eigene Unternehmenswebseite.

Multi-Branding für Konzerne – Verwaltung separater Karriereseiten für verschiedene Tochtergesellschaften oder Abteilungen.

Kandidatenmanagement & Matching

Kandidaten-Datenbank – Durchsuchbare Bewerberdatenbank mit Filter-, Tagging- und Analysefunktionen.

KI-gestütztes Profil-Matching – Automatische Bewertung von Kandidaten anhand des Anforderungsprofils.

Active Sourcing via XING – Direkter Zugriff auf 20 Millionen qualifizierte Profile im XING-Netzwerk.

Mobile Recruiting-App – Kandidatenverwaltung, Bewertung und Feedback unterwegs über iOS und Android.

Kommunikation & Interview-Planung

Automatische E-Mail-Workflows – Vordefinierte Vorlagen, Erinnerungen und Status-Updates an Bewerber.

Interviewplanung & Kalender-Sync – Terminvorschläge mit Synchronisation zu Outlook und Google Calendar.

Kollaborations-Tools – Interne Kommentare, Feedback-Sammlung und Statusaktualisierungen im Recruiting-Team.

Compliance & Dokumentation

DSGVO-konforme Vorlagen – Automatische Verwaltung von Einwilligungen, E-Mails und Speicherfristen.

E-Signature-Modul – Rechtssichere digitale Vertragsunterzeichnung nach eIDAS-Standard.

Automatische Datenlöschung – Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen nach Stellenbesetzung.

Analytics & Reporting

Performance-Dashboards – Kennzahlen zu Time-to-Fill, Cost-per-Hire, Bewerberquellen und Diversitätsmetriken.

Candidate Experience Tracking – Auswertung von Bewerberkontaktpunkten und Feedback-Analysen.

Systemintegration

API-Schnittstellen – Anbindung an SAP, Personio, Datev, Google Calendar und Hochschul-Informationssysteme.

🟨 Besonderheiten – Was macht onlyfy Bewerbungsmanager einzigartig?

Exklusive XING-Netzwerk-Integration

Die tiefe Integration in das XING-Netzwerk mit 20 Millionen aktiven Profilen im DACH-Raum stellt ein Alleinstellungsmerkmal dar. Recruiting-Verantwortliche können direkt aus der Software heraus auf gepflegte Profile zugreifen und diese mit dem KI-gestützten Matching abgleichen. Dies basiert nicht auf einfachem Keyword-Matching, sondern nutzt strukturierte XING-Daten für präzisere Ergebnisse. Laut Herstellerangaben verbessert sich die Sichtbarkeit im XING-Netzwerk um 25 Prozent. Die Einschränkung: Unternehmen, die primär auf LinkedIn oder anderen Plattformen rekrutieren, profitieren von diesem Vorteil nur begrenzt.

KI-Matching mit kontinuierlichen Modell-Updates

Das intelligente Matching-System reduziert die manuelle Bewertungszeit um bis zu 30 Prozent durch automatische Vorauswahl geeigneter Kandidaten. Die KI-Modelle werden kontinuierlich durch anonymisierte Nutzerdaten optimiert und verbessern sich dadurch laufend. Allerdings bietet die Software keine tiefgehenden psychometrischen Assessments wie spezialisierte Assessment-Tools. Für hochspezialisierte Auswahlverfahren können zusätzliche externe Tools erforderlich sein. In der Praxis führt dies laut Herstellerangaben zu einer um 15 Prozent kürzeren Time-to-Hire im Vergleich zu Wettbewerbern ohne Netzwerk-Integration.

Höchste Datensicherheit mit deutschem Hosting

Die Plattform erfüllt ISO 27001-Zertifizierung und vollständige DSGVO-Konformität mit 100-prozentigem Hosting in deutschen Rechenzentren. Die Datenübertragung erfolgt TLS-verschlüsselt. Dies minimiert Cloud-Act-Risiken und erfüllt hohe Compliance-Standards. Eine wichtige Einschränkung: Es gibt keine On-Premise-Option, da onlyfy ausschließlich als Cloud-SaaS angeboten wird. Für stark regulierte Branchen wie Finanzdienstleistungen oder Pharmazie können zusätzliche kundenspezifische Audits erforderlich sein.

Benutzerfreundlichkeit durch People-First-Philosophie

Die intuitive Bedienoberfläche folgt der „People First"-Philosophie und führt zu niedrigen Schulungskosten sowie schneller Adoption im Team. Die modulare Architektur ermöglicht flexibles Zubuchen von Add-ons wie E-Signature, Video-Interviews oder erweiterte Analytics ohne Überinvestition in ungenutzte Funktionen. Allerdings sind Video-Interview-Funktionen nur über Drittanbieter-Integrationen verfügbar. Custom Reporting ist weniger tiefgehend als bei spezialisierten Business-Intelligence-Tools.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich onlyfy Bewerbungsmanager besonders?

Zielgruppen mit Begründung

Mittelständische Unternehmen mit 50 bis 1.000 Mitarbeitern profitieren besonders von onlyfy. Diese Unternehmensgruppe bildet die Kernzielgruppe, da sie den Sweet Spot zwischen Komplexität und Wachstum darstellt. Die XING-Nutzung ist im deutschen Mittelstand traditionell hoch, gleichzeitig sind Time-to-Hire-Probleme geschäftskritisch. Besonders geeignet ist die Software für produzierende Unternehmen, IT-Firmen und Ingenieurbüros, bei denen Personalbeschaffung eine zentrale HR-Funktion darstellt.

Konzerne mit dezentralen HR-Teams finden in der Multi-Branding-Funktion einen erheblichen Mehrwert. Die zentrale Verwaltung bei gleichzeitig dezentralem Recruiting ermöglicht konzernweite Standards ohne Verlust lokaler Flexibilität. Das XING-Netzwerk bietet optimale Bedingungen für große Fachkräfte-Pools. Beispiele erfolgreicher Implementierungen finden sich bei großen nationalen Konglomeraten mit mehreren Standorten und Tochtergesellschaften.

Recruiting-Agenturen und RPO-Provider benötigen White-Label-Karriereportale für ihre Kunden sowie skalierbare, automatisierte Prozesse. Teams mit 20 bis 200 Mitarbeitern, die Multimandanten-Anforderungen haben, finden in onlyfy eine passende Lösung. Die flexible Lizenzstruktur ermöglicht die Abbildung verschiedener Kundenprojekte innerhalb einer Systemumgebung.

HR-Generalisten in KMU mit Wachstumsperspektive kämpfen oft mit hoher administrativer Last bei wachsenden Vakanzen. Sie verfügen über Budget für SaaS-Lösungen, nicht jedoch für teure Enterprise-Software. Wenn XING die primäre Sourcing-Quelle darstellt und Recruiting häufig von Einzelpersonen übernommen wird, die zusätzlich HR-Personalverwaltung betreiben, bietet onlyfy ein ausgewogenes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Auswahlkriterien zum Evaluieren

Strategie zu Active Sourcing und Talentpool-Aufbau: Entscheidend ist die Frage, wie wichtig direktes Sourcing gegenüber passiven Bewerbungen ist. Unternehmen, die hauptsächlich über XING rekrutieren, erzielen mit onlyfy einen deutlichen Vorteil. Bei ausschließlichem LinkedIn-Fokus können andere Tools besser geeignet sein.

Integrationstiefe in bestehendes HR-IS: Die Kompatibilität mit Kernsystemen wie SAP, Personio oder Datev sollte geprüft werden. Während Standard-APIs für typische Anwendungsfälle gut funktionieren, erfordern hochgradig individuelle Integrationen externe IT-Ressourcen und entsprechende Budgetplanung.

Reporting und Analytics-Anforderungen: Vorkonfigurierte Dashboards decken Standard-Metriken wie Time-to-Fill, Cost-per-Hire und Bewerberquellen ab. Unternehmen mit hochkomplexen Business-Intelligence-Anforderungen benötigen möglicherweise zusätzliche externe Tools für Custom Reporting.

Datenschutz-Compliance und Regulierung: Die DSGVO-Konformität und ISO 27001-Zertifizierung sind Standard. Unternehmen in speziell regulierten Branchen wie Finanzdienstleistungen oder Pharmazie sollten prüfen, ob zusätzliche kundenspezifische Audits erforderlich sind.

Details zur Bewerbermanagementsoftware

onlyfy Bewerbungsmanager ist ein spezialisiertes Applicant Tracking System mit Fokus auf E-Recruiting im deutschsprachigen Raum. Die Software optimiert den gesamten Bewerbungsprozess von der Stellenausschreibung bis zur digitalen Vertragsunterzeichnung. Anders als umfassende HR-Suiten konzentriert sich das System bewusst auf Recruiting und Talent Management, nicht auf Core-HR-Funktionen, Payroll oder Onboarding.

Die Kernstärke liegt in der einzigartigen Integration des XING-Netzwerks mit 20 Millionen Profilen. Diese wird kombiniert mit KI-gestütztem Matching und automatisierten Workflows. In der Praxis führt dies laut Herstellerangaben zu einer Reduktion der Time-to-Fill um durchschnittlich 15 Prozent und einer Senkung der Cost-per-Hire um bis zu 20 Prozent. Das System ermöglicht Recruitern den direkten Zugriff auf qualifizierte Kandidaten ohne Umweg über externe Portale.

Die Software adressiert typische Recruiting-Herausforderungen: langsame Prozesse, hoher manueller Aufwand bei der Kandidatenbewertung, fragmentierte Kommunikation im Team und fehlende Transparenz über Recruiting-Kennzahlen. Durch Multi-Channel-Posting erreichen Stellenausschreibungen automatisch mehrere Plattformen gleichzeitig. Das integrierte Karriereportal lässt sich nahtlos in die Unternehmenswebseite einbinden und im Corporate Design anpassen.

Besonders relevant für größere Organisationen: Die Multi-Branding-Funktion ermöglicht die Verwaltung separater Karriereseiten für verschiedene Tochtergesellschaften oder Abteilungen aus einem zentralen System heraus. Dies reduziert Verwaltungsaufwand und sichert gleichzeitig konzernweite Compliance-Standards. Die mobile App erweitert die Flexibilität durch Kandidatenverwaltung und Bewertung von unterwegs.

Wissenswertes zum Anbieter

Hinter onlyfy steht die New Work SE, ehemals XING AG, ein börsennotiertes deutsches Unternehmen mit Hauptsitz in Hamburg. Mit etwa 1.200 Mitarbeitern ist New Work SE Marktführer im Bereich berufliche Netzwerke und HR-Tech im DACH-Raum. Die stabile Finanzlage und das langfristige Commitment des Konzerns signalisieren Investitionssicherheit für Kunden.

onlyfy ist ein strategisches Kernprodukt des Konzerns, hervorgegangen aus der Bündelung von XING TalentManager und weiteren E-Recruiting-Tools. Diese Positionierung zeigt die hohen Investitionen in Produktentwicklung und KI-Kompetenz. Die kontinuierliche Weiterentwicklung erfolgt mit zwei bis vier Major Releases pro Jahr sowie wöchentlichen kleineren Updates und Hotfixes.

Die Unternehmensphilosophie „New Work" – geprägt durch Flexibilität, Digitalisierung und Purpose-Driven-Ansätze – spiegelt sich in der Produktgestaltung wider. Benutzerfreundlichkeit, agile Update-Zyklen und enger Fokus auf Nutzerfeedback prägen die Entwicklung. Das System wird 24/5 überwacht, Support erfolgt während der Geschäftszeiten. Eine 24/7-Telefon-Hotline steht nicht zur Verfügung.

Die enge Verzahnung mit dem XING-Ökosystem bietet Vorteile, schafft aber auch eine gewisse Abhängigkeit. Unternehmen, die primär auf anderen Plattformen rekrutieren, profitieren weniger von den Kernvorteilen. Die Marktstellung als etablierter Player im DACH-Raum mit mehrjähriger Track-Record spricht für Stabilität und Produktreife.

Technische Details & Integration

onlyfy basiert auf einer cloud-nativen Microservices-Architektur mit Containerisierung. Dies ermöglicht hohe Skalierbarkeit, Ausfallsicherheit und schnelle Feature-Releases. Das System wird ausschließlich als 100-prozentiges SaaS-Modell angeboten. Eine On-Premise-Option existiert nicht. Der Zugriff erfolgt browserbasiert über Chrome, Edge oder Safari sowie über native Mobile Apps für iOS und Android.

Für Systemintegrationen stehen RESTful APIs zur Verfügung. Standard-Integrationen mit SAP, Personio, Datev und Google Calendar sind dokumentiert und in der Praxis erprobt. Ein Integrationsleitfaden-Portal bietet Entwicklern Zugang zur technischen Dokumentation. Für Standard-Szenarien reichen die vorhandenen Schnittstellen aus. Hochgradig individuelle Integrationen können externen Entwicklungsaufwand erfordern. Die genaue API-Dokumentation ist oft erst nach Vertragsabschluss vollständig einsehbar.

Das Thema Sicherheit wird ernst genommen: ISO 27001-Zertifizierung, vollständige DSGVO-Konformität und Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren sind Standard. Die Datenübertragung erfolgt TLS-verschlüsselt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört zum Standard-Vertragspaket. Automatische Datenlöschung nach Ablauf gesetzlicher Speicherfristen ist technisch vorgegeben und wird systemseitig durchgesetzt.

Die Systemarchitektur unterstützt hohe Nutzerzahlen und große Datenmengen. Automatische Updates erfolgen ohne geplante Ausfallzeiten. Die Resilienz der Plattform wird durch redundante Systeme und regelmäßige Backups sichergestellt. Für Unternehmen mit strikten On-Premise-Anforderungen ist das System nicht geeignet.

Kosten & Preismodell

onlyfy wird als Abo-Modell lizenziert, abgerechnet pro aktivem User und gebuchten Modulen. Exakte Preise sind nicht öffentlich verfügbar und erfordern eine individuelle Angebotsanfrage beim Vertrieb. Typische Vertragslaufzeiten betragen 12 Monate. Die Lizenzen sind gestaffelt nach Unternehmensgröße, Anzahl der Recruiter und gewählten Add-ons wie E-Signature, erweiterte Analytics oder Video-Interview-Integration. Eine Mindestabnahme von drei bis fünf Lizenzen ist üblich.

Die Total Cost of Ownership über drei bis fünf Jahre setzt sich zusammen aus Lizenzkosten (70 bis 80 Prozent), einmaligem Setup und Onboarding (5 bis 15 Prozent), Integrationen (5 bis 10 Prozent) sowie Schulungen (2 bis 5 Prozent). Oft unterschätzt werden interne Ressourcen für Systembetreuung und Prozessanpassungen. Die Amortisationsdauer liegt typischerweise bei 6 bis 18 Monaten, abhängig von den erreichten Effizienzgewinnen.

ROI-Faktoren umfassen Einsparungen bei Time-to-Hire, Reduktion der Cost-per-Hire, verringerte Agenturprovisionen sowie HR-Effizienzgewinne von bis zu 30 Prozent bei administrativen Tätigkeiten. Zusätzlich verbessert sich die Candidate Experience messbar. Kostenfallen entstehen häufig durch zu niedrig eingeplante interne Ressourcen, nicht rechtzeitig angepasste Lizenzzahlen oder Hidden Costs bei Datenmigrationen aus Altsystemen.

Für mittelständische Unternehmen bewegen sich die Jahreskosten im niedrigen bis mittleren fünfstelligen Bereich, abhängig von Unternehmensgröße und gebuchten Modulen. Die fehlende Preistransparenz erschwert die Budgetplanung. Eine detaillierte TCO-Berechnung sollte alle direkten und indirekten Kosten berücksichtigen, einschließlich interner Personalaufwände.

Migration & Umstieg

Die Implementierungsdauer für ein Standard-Setup mit Karriereportal, Basis-Workflows und Grundintegrationen beträgt 4 bis 8 Wochen. Komplexe Integrationen mit älteren HR-Informationssystemen oder sehr individuelle Prozessanforderungen können 2 bis 4 Monate in Anspruch nehmen. Das größte Zeitrisiko liegt in fehlenden oder unsauberen Kundendaten sowie der internen Prozessabstimmung zwischen verschiedenen Abteilungen.

Für ein erfolgreiches Projekt sind folgende Ressourcen notwendig: ein Projektmanager mit etwa 20 Prozent Kapazität, zwei bis drei HR-Power-User in Vollzeit für 4 bis 8 Wochen sowie ein IT-Ansprechpartner mit 10 Prozent Kapazität. Datenmigrationen aus Excel oder CSV-Dateien verlaufen meist problemlos. Komplexe Datenstrukturen aus älteren HRIS erfordern möglicherweise einen externen Integrator. Das Onboarding umfasst Schulungen, Zugang zur Knowledge-Base und praktische Workshops.

Change-Management spielt eine entscheidende Rolle. Die hohe Benutzerakzeptanz durch intuitive UX erleichtert die Einführung, dennoch können Widerstände bei etablierten Recruitern auftreten. Erfolgsfaktoren sind Executive Sponsorship, frühe Einbindung von Key Usern, klare Kommunikation der Vorteile wie Zeitersparnis und bessere Kandidatenqualität sowie gezielte Multiplikatoren-Schulung.

Best Practice: Vor der Migration sollten bestehende Prozesse dokumentiert, Datenbestände bereinigt und ein Pilotbetrieb mit einer kleinen Nutzergruppe durchgeführt werden. Dies minimiert Risiken beim Roll-out. Die Planung interner Ressourcen wird häufig unterschätzt. Ein realistischer Zeitplan mit Puffern für unvorhergesehene Herausforderungen ist empfehlenswert.

Vorteile und Herausforderungen

Die exklusive XING-Integration mit 20 Millionen Profilen stellt den größten Vorteil dar. Kein anderer Anbieter bietet diese Tiefenintegration und exklusive Datenbasis. Das KI-Matching reduziert manuelle Screening-Zeit deutlich und verbessert die Kandidatenqualität. Die höchste Datensicherheit durch ISO 27001-Zertifizierung, deutsches Hosting und DSGVO-Konformität schafft Rechtssicherheit.

Die sehr benutzerfreundliche Oberfläche führt zu niedrigen Trainingskosten und schneller Adoption im Team. Das System ist skalierbar, flexibel modularisierbar und erhält automatische Updates ohne Ausfallzeiten. Laut Herstellerangaben verkürzt sich die Time-to-Hire um 15 Prozent, die Cost-per-Hire sinkt messbar. Dedizierte Customer Success Manager und guter Support während der Geschäftszeiten runden das positive Bild ab. Modulare Zusatzfunktionen wie E-Signature oder erweiterte Analytics lassen sich bei Bedarf flexibel zubuchen.

Herausforderungen existieren jedoch: Das Cloud-only-Modell ohne On-Premise-Option kann bei strengen Compliance-Anforderungen zu Sicherheitsbedenken führen. Das Reporting ist gegenüber spezialisierten Business-Intelligence-Tools limitiert. Video-Interviews sind nur über Drittanbieter-Integrationen verfügbar. Die Kostenstruktur ist ohne Angebotsanfrage nicht transparent, was Budgetplanung erschwert.

Die Abhängigkeit vom XING-Netzwerk bedeutet: Unternehmen, die nicht im XING-Raum rekrutieren, profitieren deutlich weniger. Detaillierte API-Dokumentation steht oft erst Vertriebskunden zur Verfügung, Custom-Integrationen können komplex werden. Der Support funktioniert während Geschäftszeiten, eine 24/7-Telefon-Hotline fehlt. Herunterskalierung von Lizenzen ist meist erst zum Vertragsende möglich.

Häufig gestellte Fragen

Ist onlyfy auch für kleine Unternehmen geeignet?
Für Unternehmen unter 20 Mitarbeitern mit sporadischem Personalbedarf ist der Mehrwert gering. Die Software entfaltet ihr Potenzial ab etwa 50 Mitarbeitern mit kontinuierlichem Rekrutierungsbedarf. Kleinere Organisationen sollten einfachere, kostengünstigere Lösungen in Betracht ziehen.

Können wir das System selbst hosten?
Nein, onlyfy ist ausschließlich als Cloud-SaaS verfügbar. On-Premise-Hosting ist nicht möglich. Dies ist eine bewusste Architekturentscheidung des Anbieters, vereinfacht aber gleichzeitig Datensicherheit und DSGVO-Konformität durch professionelles Rechenzentrumsmanagement.

Funktioniert onlyfy auch ohne XING-Nutzung?
Grundsätzlich ja, die Software bietet auch Multi-Posting zu LinkedIn, StepStone und anderen Plattformen. Allerdings kann der größte Mehrwert – der Zugriff auf 20 Millionen XING-Profile und das KI-Matching – nicht genutzt werden. Für reines Multi-Posting existieren vergleichbare Alternativen.

Wie lange dauert ein Umstieg vom Excel-basierten Management?
Typischerweise 4 bis 8 Wochen mit einem Projektmanager und zwei bis drei Key Usern. Entscheidend ist die Datenbereinigung vorab. Unsaubere oder unstrukturierte Datenbestände verlängern die Implementierung erheblich. Eine gründliche Vorbereitung zahlt sich aus.

Was kostet onlyfy konkret pro Monat?
Preise sind nicht öffentlich verfügbar, eine Anfrage beim Vertrieb ist notwendig. Als grobe Orientierung für mittelständische Unternehmen: niedrig bis mittlerer fünfstelliger Jahresbetrag, abhängig von Unternehmensgröße, Nutzeranzahl und gebuchten Modulen.

Ist die Datensicherheit ausreichend für regulierte Branchen?
ISO 27001-Zertifizierung und DSGVO-Konformität sind gegeben. Für stark regulierte Branchen wie Finanzdienstleistungen oder Pharmazie können zusätzliche kundenspezifische Audits erforderlich sein. Ein Gespräch mit dem Anbieter über branchenspezifische Anforderungen ist empfehlenswert.

Kann ich meine Daten einfach exportieren oder zu einem anderen Tool migrieren?
Ja, APIs und CSV-Export sind vorhanden. Standarddaten lassen sich problemlos exportieren. Komplexe Workflows und Konfigurationen müssen im neuen System manuell nachmodelliert werden. Ein Vendor-Lock-in ist technisch nicht gegeben.

Wie oft gibt es Updates und neue Features?
Das System erhält zwei bis vier Major Releases pro Jahr sowie wöchentliche kleinere Hotfixes. Updates erfolgen automatisch ohne geplante Ausfallzeiten. Neue Funktionen werden basierend auf Kundenfeedback priorisiert.

Gibt es eine Testversion oder Demo?
Ja, Demo-Zugänge sind üblich und werden vom Vertrieb bereitgestellt. Kostenpflichtige Testversionen oder Proof-of-Concept-Projekte sind auf Anfrage möglich. Dies ermöglicht eine realistische Evaluierung vor der Kaufentscheidung.