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beA – besonderes elektronisches Anwaltspostfach  | Erklärung | Kosten | Pflicht | 2018 |

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) ab 1.1.2018

Update vom 04.01.2018

Liebe Leser und Leserinnen,

aufgrund einer technischen Sicherheitslücke wurde die Einführungspflicht für das beA-System auf unbestimmte Zeit verschoben. 

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (kurz beA) steht in den Startlöchern und soll das bisherige elektronischen Postfach (EGVP – Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) ersetzen. Das beA ermöglicht Rechtsanwälten eine neue, einfache und sichere Möglichkeit zum Versand anwaltlicher Dokumente sowie zum Empfang gerichtlicher Schriftwechsel. Damit ebnet das beA den Weg für eine sichere und unkomplizierte Kommunikation der Rechtsanwälte im elektronischen Rechtsverkehr.
Die rechtliche Grundlage für das besondere elektronische Anwaltspostfach bildet das im Oktober 2013 verabschiedete Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (ERV-Gesetz). Das Hauptziel dieses Gesetzes ist eine schrittweise, deutschlandweite Vereinheitlichung des elektronischen Rechtsverkehrs für alle Gerichtsbarkeiten.

Ab dem ersten Januar 2018 sollen alle Gerichte der Zivil-, Arbeits-, Finanz-, Verwaltungs- und Sozialgerichtsbarkeit für die elektronische Kommunikation über das besondere elektronische Anwaltspostfach erreichbar sein.

Dieser Blogartikel behandelt die zentralen Komponenten des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs, klärt über gesetzliche Pflichten sowie über die auf Sie zukommenden Kosten auf und gibt wertvolle Tipps für die Einrichtung und den Gebrauch des elektronischen Postfaches.

 

 

Intuitive Bedienbarkeit und neue Möglichkeiten

Oberste Priorität bei der Entwicklung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches hatte eine unkomplizierte und an den Anwaltsalltag angepasste Bedienbarkeit des Postfachs. Deswegen hat die Webanwendung des beA, die über alle gängigen Internetbrowser erreicht werden kann, einen ähnlichen Aufbau und das allgemeine Erscheinungsbild wie ein herkömmlicher E-Mail-Client. Die typische Ordnerstruktur besteht aus einem Posteingang, einem Postausgang, dem Ordner Entwürfe und einem Papierkorb. Diese Struktur ist bereits bei der Erstnutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches vorhanden. Sollten weitere Ordner benötigt werden, können diese bei Bedarf ganz einfach angelegt werden.

Trotz seiner übersichtlichen Bedienbarkeit bietet das beA über das E-Mail-Postfach hinaus ein durchdachtes Rechteverwaltungssystem. Mit diesem ist es möglich, die eigenen Mitarbeiter ebenfalls dazu zu ermächtigen, auf das Postfach bzw. auf vorher autorisierte Ordner des Postfachs zuzugreifen. Dieser Schritt wird notwendig, da der Gesetzgeber im ERV-Gesetz lediglich vorgesehen hat, dass jeder Rechtsanwalt ein besondere elektronische Anwaltspostfach erhalten soll, jedoch keine eigenen Postfächer für Kanzleien vorgesehen sind. Somit ermöglicht das ausgeklügelte Rechtsverwaltungssystem der beA mit Hilfe der Zugriffsrechte für Mitarbeiter ein  komfortables Arbeiten für anwaltliche Organisationseinheiten, indem „virtuelle“ Postfächer eingerichtet werden können. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter der Rechtsanwälte bei entsprechender Autorisierung durch den Anwalt Zugriff auf alle Postfächer haben und sich diese auf einen Blick anzeigen lassen können. Der Besitzer eines beA hat dabei die Möglichkeit seine Mitarbeiter mit verschiedensten Zugriffsrechten auf das Postfach auszustatten (z.B.: nur lesen, erstellen, senden, Export etc.). So erhalten die Mitarbeiter oder Kollegen die Gelegenheit beispielsweise den Posteingang bzw. Postausgang zu verwalten und zu bearbeiten. Es können also durch die Autorisierung des Rechtsanwalts mehrere Mitarbeiter Termine notieren, Entwürfe produzieren oder Empfangsbekenntnisse vorbereiten. Damit ist die kanzleitypische Arbeitsteilung auch mit der Nutzung des beA gewährleistet. Darüber hinaus ist das beA barrierefrei konzipiert, sodass sichergestellt wird, dass auch blinde und sehbehinderte Anwälte das besondere elektronische Anwaltspostfach problemlos nutzen können.

Gesetzliche Grundlage des besonderen elektronischen Anwaltpostfaches

Die Entwicklung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs wurde notwendig, da die  rechtlichen Grundlagen im Bereich des elektronischen Rechtsverkehrs in den einzelnen Bundesländern momentan nicht einheitlich geregelt sind. Dieser Zustand hat zur Folge, dass die Gerichte in einigen Bundesländern nur zum Teil über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach erreichbar sind. Mit dem Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs wird also die Rechtslage bundesweit vereinheitlicht.  Die Gesetzgebung hat die Bundesrechtsanwaltskammer in § 31a BRAO den Auftrag erteilt, ausnahmslos für jeden zugelassenen Rechtsanwalt ein empfangsbereites beA einzurichten. Zu diesem Zeitpunkt besteht zwar noch keine ausdrückliche gesetzliche Pflicht zur Nutzung des beA, ab dem 01.01.2018 besteht allerdings eine passive Nutzungspflicht für alle Besitzer eines beA:

 

Der Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs ist verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach zur Kenntnis zu nehmen (BGBl. I 1121 vom 12.05.2017).“

 

Sicherheit des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches

Oberste Prämisse bei der Entwicklung und dem Betrieb des beA hat die Sicherheit des Systems. Mit Hilfe der Verwendung neuester Authentifizierungs- und Verschlüsselungstechniken wird gewährleistet, dass sich kein Unbefugter Zugang zum besonderen elektronischen Postfach und die darauf gespeicherten Daten verschaffen kann. Auch die Bundesrechtsanwaltskammer ist nicht in der Lage, auf die Inhalte zuzugreifen und diese einzusehen. Um die Kommunikation zwischen Anwälten und Gerichten so sicher wie möglich zu gestalten, werden also verschiedene Sicherheitsmaßnahmen genutzt, mit welchen der höchst mögliche Standard in Hinsicht auf Datenschutz und Datensicherheit garantiert werden kann.

Unteranderem enthält die neue Software unteranderem die folgenden Sicherheitsmaßnahmen, um die sichere und gesicherte Übertragung von Schriftsätzen und Dokumenten zu gewährleisten und um empfangene Dokumente vor Fremdzugriff zu schützen: Zum einen wird für die Übertragung eine „End to End“ Verschlüsselung verwendet. Das bedeutet, dass die zu versendenden Daten bereits bei dem Absenden durch den Versender verschlüsselt und erst bei dem Empfänger, während des ersten Öffnens der Nachricht, wieder entschlüsselt werden. Somit sind die gesendeten Daten während des gesamten Übertragungsvorganges vor etwaigen Fremdzugriffen geschützt. Des Weiteren soll der reibungslose Betrieb über mehrere in Deutschland verteilte Hochleistungsserver sichergestellt werden.

Geräte für den Gebrauch des besonderen elektronischen Anwaltpostfaches

Grundvoraussetzungen für die ordnungsgemäße Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs sind ein Computerarbeitsplatz, welcher eine dauerhafte Internetanbindung besitzt sowie eine Verbindungsgeschwindigkeit dieser Internetanbindung von mindestens 6 Mbit/s. Nur mit diesen Voraussetzungen kann  der reibungslose Nachrichtentransfer gewährleistet werden. Der Einsatz des Programmes bei niedrigerer Bandbreite ist zwar ab 6 mbit/s ohne Einschränkungen möglich, jedoch gilt zu beachten, dass bei einer solch niedrigen Bandbreite mit einem erhöhten Zeitaufwand beim Versand zu rechnen ist.

Das besondere elektronische Anwaltspostfach wurde im Zuge seiner Entwicklung auf mehreren Betriebssystemen und mit den geläufigsten Browsern getestet. Bei Fragen über die Komptabilität verschiedener Versionen der Betriebssysteme sowie über die Komptabilität unterschiedlicher Internetbrowser, schicken Sie uns gerne eine kostenlose Anfrage oder vereinbaren Sie einen kostenlosen Beratungstermin mit unserem Team.

Darüber hinaus wird noch eine spezielle Chipkarte  als auch ein spezielles Chpkartenlesegerät benötigt, welches die Mindestanforderungen an Sicherheit gewährleistet, um das besondere elektronische Anwaltspostfach nutzen zu können, die beA-Karte Basis. Mit einer solchen Karte erhalten die Rechtsanwälte die Möglichkeit, sich an ihrem Postfach anzumelden, Nachrichten zu empfangen und die Zertifikate ihrer Mitarbeiter zu verwalten. Auch die Mitarbeiter haben mit Hilfe einer beA-Karte Mitarbeiter oder einem Softwarezertifikat Zugriff auf das Postfach. Die beA-Karte Basis also zur täglichen Anmeldung am besonderen elektronischen Anwaltspostfach. Nach der Anmeldung am beA können Rechtsanwälte elektronische Dokumente von Kollegen, Notaren und von der Justiz sicher empfangen. Zu diesem Zeitpunkt können lediglich Erklärungen die nicht schriftformgebunden sind mit dem beA verschickt werden.

Wichtig: Ab Januar 2018 ermöglicht die beA-Karte Basis für Anwälte auch den formalrechtlich schriftformersetzenden Versand von Schriftsätzen. Das bedeutet, dass ab Januar 2018 der gesamte Schriftverkehr der Rechtsanwälte elektronisch stattfinden kann.

Leistungsumfang BASIC und SIGNATUR wie z.B. Sichere Elster Anmeldung zur Abgabe von Steuererklärungen oder Versand von signierten Schriftsätzen (bis zu 99 Stück gleichzeitig) (Signatur) und Mitarbeiter
Leistungsumfang der BEA Karte Basic,Signatur und Mitarbeiter

Das besondere elektronische Anwaltspostfach gestattet den Anwälten darüber hinaus, dass ihre Mitarbeiter auch selbst Nachrichten versenden können. Diese Funktion der beA ist allerdings nur möglich, wenn der Schriftverkehr von dem Besitzer des BeA vorbereitend qualifiziert elektronisch signiert wird. Dazu wird eine Karte mit qualifizierter elektronischer Signatur benötigt, die beA-Karte Signatur. Die beA-Karte Signatur bietet den gleichen Leistungsumfang wie die beA-Karte Basis, ist aber darüber hinaus zur Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen einsetzbar und unterstützt die sichere Elster-Anmeldung zur Abgabe von Steuererklärungen. Mit dieser Signatur haben Rechtsanwälte und ihre Mitarbeiter ab sofort die Möglichkeit, signierte Schriftsätze zu versenden. Die beA-Karte kann direkt als beA-Karte Signatur bestellt werden. Wenn man sich nachträglich noch für eine Signatur-Karte entscheiden möchten, dann besteht zudem die Möglichkeit die Basis-Karte nachträglich zur beA-Karte Signatur mittels Nachladesignatur aufzuwerten. Bei der Einrichtung der beA-Karte Signatur gilt allerdings eine besondere Achtsamkeit, damit unbefugte Dritte keinen Zugriff auf die eigenen Daten erhalten. Auch zu beachten ist, dass die Anschaffung der Hardware – Computer, Chipkarte und Kartenlesegerät sowie gegebenenfalls Drucker und Scanner – mit einem gewissen finanziellen Aufwand verbunden ist. Demgegenüber können besonders Papier- und Portokosten eingespart und auf längere Sicht – je nach dem individuellem Digitalisierungsgrad in der Anwaltskanzlei – erhebliche Vereinfachungen in den alltäglichen Büro- und Arbeitsabläufen verzeichnet werden. Bei der Verwendung eines Softwarezertifikats ist besonders darauf zu achten, dass unbefugte Dritte keinen Zugriff auf dieses und/oder die PIN erhalten. Für die Signaturkarte wird ein Kartenlesegerät benötigt, welches mit einem Tastaturblock, dem sogenannten PIN-Pad, ausgestattet und für die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur staatlich zugelassen ist. Eine solche Signatur müssen bis zum 31. Dezember 2017 alle Schriftsätze enthalten, die über das beA versendet werden. Ab dem 01.01.2018 haben dann auch die Mitarbeiter der Anwälte die Möglichkeit, bei entsprechender Freigabe des Anwalts, den Versand von beA qualifizierten elektronisch signierten Dokumenten zu übernehmen. Die verschiedenen beA-Karten sowie geeignete Kartenlesegeräte erhält man über die Website der Bundesnotarkammer.

Einrichtung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches

Jeder Besitzer des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs muss sich vor der eigentlichen Nutzung im beA-System erstmalig registrieren. Bereits für diese Erstanmeldung im System wird die beA-Karte gebraucht.

Um auf das besondere elektronische Postfach zugreifen zu können wird eine sogenannte „Zwei Faktor Authentifizierung“ genutzt. Das bedeutet, dass der Nutzer sich auf zwei verschiedenen Wegen authentifizieren muss. Die Authentifizierung kann entweder mittels der beA-Signaturkarte erfolgen oder wahlweise auch mit einem Zertifikat, welches bei Bedarf durch einen offiziellen Zertifizierungsdienstanbieter ausgestellt werden kann. Für die Betreuung des gesamten Vorgangs der Einrichtung des besonderen elektronischen Postfaches empfehlen wir in den meisten Fällen die Inanspruchnahme einer professionellen Unterstützung. Die Erstregistrierung besteht aus drei Schritten: Als erstes authentifiziert sich der Rechtsanwalt gegenüber dem System mit Hilfe seiner beA-Karte und der dazugehörigen PIN. Der Pin muss zwei Mal eingegeben werden. Die doppelte Eingabe hängt damit zusammen, dass sowohl das auf der Karte enthaltene Authentifizierungszertifikat als auch das Verschlüsselungszertifikat freigeschaltet werden müssen. Als zweites wählt der Rechtsanwalt eine Antwort auf eine Sicherheitsfrage aus, die in einigen Fällen bei späteren Nachfrageanrufen bei der beA-Anwenderbetreuung abgefragt werden kann. Im letzten Schritt besteht die Möglichkeit, eine E-Mail-Adresse zu in dem beA-System zu hinterlegen, an die dann bei eingehenden Emails im beA-Postfach eine Benachrichtigung geschickt wird.

Diese Grafik zeigt die Kosten und die jeweiligen Laufzeiten der unterschiedlichen beA Pakete an.
beA Kosten und Laufzeit

Die beA-Karte kostet als beA-Karte Basis 29,90 € zzgl. USt./Jahr und als beA-Karte Signatur 49,90 € zzgl. USt./Jahr mit einer jeweiligen Mindestvertragslaufzeit von 24 Monaten. Die bei der beA-Karte signaturrechtlich erforderliche individuelle Identifizierung kann ggf. weitere Kosten verursachen. Eine beA-Karte Mitarbeiter kostet 12,90 € zzgl. USt. / Jahr und ein beA-Softwarezertifikat 4,90 € zzgl. USt. / Jahr mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten.

Wenn Sie Fragen zur Erstregistrierung und zur Einrichtung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches haben, dann nehmen Sie gerne unsere kostenlose Beratung in Anspruch. Gerne vermitteln wir Sie auch an die passenden Experten in Ihrer Nähe, die sich dann um die fachgerechte Einrichtung des beA kümmern.

Wichtige Hinweise zur Nutzung

Da das besondere elektronische Anwaltspostfach nicht als Archiv konzipiert ist, wird zum regelmäßigen Export der Daten und Nachrichten geraten. Dieser Export kann automatisiert werden, sofern das beA in eine vorhandene Kanzleisoftware integriert wurde. Sollte das Postfach jedoch über einen Webbrowser aufgerufen werden, muss der Export der Daten aus dem Postfach manuell vorgenommen werden. Die Maximalgröße  der versendeten Nachrichten sowie die maximale Menge an Anhängen entspricht weiterhin den Vorgaben des sich momentan noch in Benutzung befindenden elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs: die Maximalgröße jeder Email beläuft sich auf 30 Megabyte, wobei maximal 100 Anhänge mitgesendet werden können.

Im Falle des Verlustes der beA-Karte muss ein Zugriff auf das elektronische Postfach weiterhin gewährleistet sein. Das bedeutet, dass im Bestellvorgang mehrere beA-Karten bestellt werden sollten, welche dann im Verlustfall die Erreichbarkeit des beA sicherstellen.

Der Gesetzgeber versichert, dass die Einreichung von elektronisch signierten Dokumenten dauerhaft zulässig bleibt. Der Versand und die Einreichung von Schriftsätzen kann nach der Signatur durch den Besitzer des besonderen elektronischen Anwaltpostfaches – den Anwalt – ohne dessen höchstpersönliche Anmeldung am beA-Postfach, durch seine Mitarbeiter erfolgen. Dies stellt bei der Vielzahl der zu versendenden elektronischen Schriftsätze und Dokumente in Rechtsanwaltskanzleien einen riesigen, wenn nicht sogar den größten Mehrwert für den Büroalltag dar.

 

Fazit

Abschließend kann angemerkt werden, dass das besondere elektronische Anwaltspostfach einen enormen Mehrwert für Rechtsanwälte bietet. Mit dem beA wird der nächste Schritt auf dem Weg zur digitalisierten Kanzlei gegangen, denn ein schneller und unkomplizierter Versand von Schriftsätzen und Dokumenten auf dem elektronischen Wege vereinfacht und beschleunigt die Korrespondenz zwischen Anwälten und Gerichten deutlich. Die Möglichkeit der elektronischen Signatur mittels beA-Signaturkarte ermöglicht eine ausschließlich elektronische Kommunikation und löst damit den zeit- und kostenaufwendigen Briefverkehr endgültig ab. Wenn das Postfach einmal fachgerecht eingerichtet wurde, ist das Postfach intuitiv durch die Anwälte und ihre Mitarbeiter bedienbar und bedeutet damit keinen Mehraufwand zum bisherigen elektronischen Postfach, dem EGVP. Für die Einrichtung des fortschrittlichen Postfaches stellen wir Ihnen jederzeit gerne einen Experten von z.B. Winbit  an die Seite, sodass der Übergang noch einfacher möglich ist. Schicken Sie uns gerne eine Anfrage und vereinbaren Sie bei Fragen rund um das Thema des elektronischen Anwaltspostfachs kostenlos einen (Telefon-) Termin mit einem unserer Experten. Wir freuen uns Ihnen unsere professionelle und schnelle Hilfe anbieten zu können. Weiterführende Informationen zum Thema bekommen Sie außerdem in unserem Blogeintrag.

 

Ihr Systemhaus.com Team