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Datensicherung & Backup-Service - Wissenswertes zum Thema im Überblick

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Empfehlung

Um die Datensicherung einfach, schnell und effektiv durchführen zu können, greifen viele Unternehmen auf professionelle Backup-Softwares zurück. Diese bieten oft eine Vielzahl an nützlichen Funktionen wie beispielsweise das automatische Erstellen von Backups oder das Prüfen der Backups auf Viren. Prinzipiell sollte ein gutes Backup-Programm alle oben genannten Sicherungsarten ermöglichen. Die zu sichernden Daten können dabei je nach Anbieter lokal und/oder online in der Cloud des Softwareanbieters gespeichert werden. Viele Backup-Softwares sind auch für Mobilgeräte optimiert, was den Zugriff von jedem Ort aus möglich macht.

Ratgeber

Warum sollte man Datensicherungen bzw. Backups erstellen?

Unter Datensicherung versteht man das Kopieren und Speichern von Daten mit dem Ziel, diese im Falle eines Datenverlustes wiederherstellen zu können. Die dabei erstellte Sicherungskopie, also die auf dem Speichermedium gesicherten Daten, ist das Backup. Sollte es zu einem Datenverlust kommen, können die Originaldaten anhand des Backups wiederhergestellt werden. Datenverluste passieren häufiger, als den meisten bewusst ist. Diese können dauerhaft sein, wenn die Daten nicht wiederherstellbar sind, oder temporär, wenn die verlorenen Daten auf einem Datenspeicher gesichert wurden. Gerade für Unternehmen können dauerhafte Datenverluste stark negative Folgen nach sich ziehen, welche im schlimmsten Fall sogar ihre Existenz bedrohen können. Daher stellt die Sicherung ihrer Dateien für Unternehmen im gleichen Zuge die Sicherung der eigenen Unternehmensexistenz dar. Die Ursachen für Datenverluste sind dabei vielzählig. So können beispielsweise ein Ausfall der Festplatte oder fehlerhafte Software zu einer Nichterreichbarkeit des Rechners bzw. der Daten führen. Auch gibt es immer wieder Fälle, in denen  Mitarbeiter versehentlich oder gar vorsätzlich Daten löschen oder überschreiben. Datenträger  können auch durch äußere Einwirkungen wie beispielsweise Brand, Überspannung oder Flüssigkeit beschädigt werden. Eine der häufigsten Ursachen für Datenverluste ist jedoch das Aktivieren schädlicher Malware. Dies setzt meist eine Fehlbedienung oder der Verzicht auf Virenscanner voraus.  

Was passiert, wenn keine Datensicherung erfolgt?

Kommt es zum Ernstfall und die Daten sind nicht mehr verfügbar, entsteht ein enormer Zeit- und Kostenaufwand bei dem Versuch, ungesicherte Daten wiederherzustellen. Oftmals ist dies sogar unmöglich, da die verloren Daten nur digital vorhanden waren. Ein Totalverlust der Daten kann für viele Unternehmen die Gefährdung ihrer Existenz bedeuten, da der zeitliche und finanzielle Aufwand, der für die Wiederherstellung der Daten aufgebracht werden muss, von vielen nicht getragen werden kann. Auch vor einem gesetzlichen Hintergrund kann der Verzicht auf Datensicherung negative Folgen für Unternehmen nach sich ziehen. Ein Unternehmen handelt grob fahrlässig, wenn digitale Datenbestände nicht archiviert werden und damit vom Bundesfinanzministerium nicht nachgeprüft werden können. Die Geschäftsführung eines Unternehmens kann dann im Falle eines Datenverlustes ohne vorherige Datensicherung sogar persönlich haftbar gemacht werden.   https://youtu.be/ryQPbq3aycQ

Was sollte man bei einer Datensicherung speichern?

Prinzipiell sollte ein Unternehmen alle geschäftsrelevanten Daten sichern. Dazu gehören beispielsweise Kundendaten, E-Mail-Dateien und Fotos. Unterschieden werden kann hierbei nach der Wiederherstellbarkeit der Daten. Maschinell wiederherstellbare Daten wie beispielsweise installierte Software, welche nach einem Datenverlust lediglich wieder eingespielt werden muss, werden mithilfe einer Backup-Software gesichert. Analoge Daten wie Texte, Pläne und Bilder sind nur manuell wiederherstellbar, ebenso wie die Konfiguration und Administration von installierter Software oder auch eingescannte Pläne, welche bearbeitet werden müssen. Hohe Anforderungen müssen an die Sicherung unersetzlicher Daten wie Fotos und Videos gestellt werden. Dazu gehören auch eingescannte Belege, deren Originale nicht mehr vorhanden sind. Weiterhin können Daten nach ihrem Wert unterschieden werden. Hierbei wird der Verlust gemessen, welcher bei der unwiederbringlichen Zerstörung von Daten entsteht. Der Zeitverlust bei der Wiederherstellung der Daten ist ebenso wie die dadurch entstehenden Kosten ein weiterer Aspekt. Nicht zuletzt wird nach den Kosten unterschieden, welche durch die Informationspflicht bei Verlust bestimmter Daten entstehen. So müssen Unternehmen den Datenverlust sensibler Daten unter anderem Betroffenen, Aufsichtsbehörden oder der Öffentlichkeit mitteilen.  

Datensicherungsarten im Überblick

Bei der Datensicherung unterscheidet man zwischen vier Sicherungsarten. Einzelne Sicherungsvorgänge können als Vollsicherung, Speicherabbildsicherung, differenzielle Sicherung und inkrementelle Sicherung erfolgen. Die differenzielle Sicherung baut ebenso wie die inkrementelle Sicherung auf einer vorherigen Vollsicherung auf. Datensicherung - Arten

Vollsicherung

Die Vollsicherung oder auch Komplettsicherung ist die geläufigste Art der Datensicherung. Hierbei werden alle Elemente der ausgewählten Datenträger oder Ordner auf das Sicherungsmedium übertragen. Jedoch werden dadurch auch Daten, welche seit der letzten Sicherung nicht geändert wurden, erneut und damit mehrfach gespeichert. Dadurch benötigt eine regelmäßig durchgeführte Vollsicherung mehr Speicherkapazität als eine differenzielle oder inkrementelle Sicherung. Auch dauert die Erstellung einer Vollsicherung unter Umständen sehr lange, abhängig von der jeweiligen Datenmenge. Die Wiederherstellung der Daten erfolgt dafür vollständig, da nur eine Sicherungsdatei benötigt wird. Vollsicherungen können mit Freeware, Windows-Mitteln oder Backup-Software erzeugt werden.  

Speicherabbildsicherung

Die Speicherabbildsicherung wird auch als image Backup bezeichnet und beinhaltet die Sicherung der Daten durch ein 1-zu-1-Abbild. Dadurch wird die Sicherung ganzer Dateisysteme inklusive Betriebssystem und Benutzereinstellungen ermöglicht. Bei einem Totalausfall des Rechners kann anhand des Speicherabbildes der Zustand des Datenträgers zum Sicherungszeitpunkt wieder vollständig hergestellt werden. Das 1-zu-1-Abbild der Speicherabbildsicherung gestattet, Daten schneller wiederherzustellen als eine der bei einer Dateiensicherung entstandenen Sicherungskopie. Weiterhin sind Speicherabbildsicherungen wesentlich schneller als eine Dateiensicherung, da sie gestattet, spezielle Hardwarefunktionen zu nutzen. Für diese Sicherungsart ist die Verwendung einer professionellen Backup-Software notwendig.

Differenzielle Sicherung

Bei der differenziellen Sicherung wird im ersten Schritt eine Vollsicherung erstellt. In den Folgesicherungen werden nur die Daten gesichert, welche seit der letzten Vollsicherung geändert wurden oder neu hinzugekommen sind. Bei jeder weiteren Differenzsicherung wird auf die letzte Vollsicherung aufgesetzt. Dieser Sicherungstyp ist im Vergleich zur regelmäßigen Vollsicherung Zeit und Platz sparend. Auch können verschiedene Sicherungsbestände unabhängig voneinander gelöscht werden. Da  jeder Sicherungsschritt auf die Vollsicherung aufbaut, ist eine gute Wiederherstellbarkeit gegeben. Allerdings besteht die Gefahr, dass einzelne Daten, die in der ersten Differenzsicherung gespeichert wurden, inzwischen gelöscht oder verändert wurden und in der nächsten Folgesicherung nicht mehr enthalten sind. Die veränderte Form zwischen der Vollsicherung und der ersten Differenzsicherung geht dementsprechend verloren. Für die differenzielle Datensicherung ist die Verwendung einer Software notwendig.  

Inkrementelle Sicherung

Die inkrementelle Sicherung baut ebenso wie die differenzielle Sicherung auf eine Vollsicherung auf. Jedoch werden bei dieser Sicherungsart in den Folgeschritten nur die Daten gesichert, welche seit der letzten inkrementellen Sicherung oder der Vollsicherung bei der ersten inkrementellen Sicherung, hinzugekommen sind oder verändert wurden. Es wird also immer auf der letzten inkrementellen Sicherung aufgesetzt. Auch hier ergibt sich ein geringer Speicherbedarf, wobei eine Wiederherstellung der Daten durch die Verkettung der Sicherungen im Gegensatz zur differenziellen Sicherung einen größeren Aufwand erfordert. Auch werden alle Backup-Dateien zur Wiederherstellung benötigt. Diese Sicherungsart kann mit Windows 7, Freeware und Backup-Software durchgeführt werden.  

Welches ist die optimale Backup-Methode?

Die optimale Datensicherungsart muss je nach Anwendungsfall gewählt werden. Häufig macht eine Kombination aus Vollsicherung, differenzieller Sicherung und inkrementeller Sicherung Sinn. Wichtig ist hierbei das Intervall, in welchem die Sicherungen erfolgen, wobei dieses bei den drei Arten variieren kann. So kann beispielsweise eine wöchentliche Vollsicherung um ein tägliches inkrementelles Backup ergänzt werden, um das Datenaufkommen niedrig zu halten und mit den entsprechenden Sicherungen die Dateien schnell und zu verschiedenen Zeitpunkten wiederherstellen zu können. Die häufigsten Backup-Strategien sind:
  • Monatliche Speicherabbildsicherung + wöchentliche Vollsicherung + tägliche differenzielle Sicherung
  • Monatliche Speicherabbildsicherung + wöchentliche Vollsicherung + tägliche inkrementelle Sicherung
  • Vierteljährliche Speicherabbildsicherung + monatliche Vollsicherung + tägliche inkrementelle Sicherung

Wo sollte man seine Daten speichern?

Es existiert eine Vielzahl an unterschiedlichen Speichermedien für die Datensicherung, welche sich für verschiedene Einsatzzwecke eignen, wie beispielsweise Datentransport oder Archivierung. Für die Sicherung und den Transport von kleineren Datenmengen eignen sich vor allem klassische Speichermedien wie USB-Sticks und Speicherkarten. Externe Festplatten werden hauptsächlich für vollständige Backups verwendet. In der Regel empfiehlt es sich, das Backup örtlich von der EDV-Anlage entfernt aufzubewahren. Da Bankschließfächer nur zu den Öffnungszeiten der jeweiligen Bank zugänglich sind, bietet die Netzwerk- und Online-Datensicherung eine gute und sichere Möglichkeit der Datenaufbewahrung. Hierbei können die Daten in einem externen Rechenzentrum sicher aufbewahrt werden und sind jederzeit verfügbar. In jedem Falle sollte darauf geachtet werden, einen unfallgeschützten Datenspeicher zu verwenden. Dabei gilt es, je nach Speichermedium und möglichem Unfallszenario verschiedene Vorkehrungen zu treffen. So können beispielsweise Festplatten durch Schutzhüllen vor einem Sturz oder Wasserschaden gesichert werden. Elektrischen Schäden durch Überspannung oder Stromausfall sollte ebenso wie softwaretechnischen vorgebeugt werden. Mithilfe von Virenscannern und Firewalls kann der Server vor schädlicher Malware geschützt werden. Sollte es zu einem Totalabsturz des Betriebssystems oder einem Ausfall der Festplatte kommen, kann der Rechner mithilfe eines Startmediums (CD oder USB-Stick) wiederhergestellt werden.

Finden Sie die richtige Software zur Backup Datensicherung für zuhause

Jeder hat es wahrscheinlich in seinem Bekanntenkreis schon miterlebt, dass ein Rechner eines Bekannten oder in der Familie abgestützt ist oder dass bei einem Unternehmen, der IT-Verantwortliche, um einen Rechner wieder zum Laufen zu bringen. Eventuell ist es Ihnen auch schon persönlich einmal passiert. An sich ist das nicht schlimm, da über eine Cloud oder CD von den Programmen diese wieder aufgespielt werden können. Unangenehm wird es dann, wenn es kein Backup gibt oder das letzte Backup lange zurückliegt.

Ein Backup übernimmt die Datensicherung aller Programme, Kontakte und Dateien, etc. Haben Sie auch alle Ihre Passwörter in einem sicheren Tool auf dem Gerät gespeichert, sind auch diese bei einem Vollbackup gesichert. Liegt kein Backup vor oder nur ein veraltetes, kann das viel Arbeit bedeuten, da die Datenwiederherstellung damit nach einem Absturz oft nicht oder nur bedingt möglich ist. Oft fehlt hierbei aktuelle Kommunikation und Dokumente, die vor kurzem erstellt oder bearbeitet wurden. Ebenfalls fehlen auch Passwörter für Konten, die Sie vor kurzem erst angelegt haben.

Damit dies nicht vorkommt ist es besser, wenn Sie oder Ihr IT-Verantwortlicher sich bereits im Vorfeld um die Datensicherung kümmern und ein kleines Datensicherungskonzept erstellen. Daten sichern ist nicht schwierig und kann mit einfachen Schritten durchgeführt werden.

Hier ein paar Fragen, die Sie beim Daten sichern stellen sollten sind:

  • Wie oft möchten Sie eine Datensicherung machen?

  • Welche Geräte soll die Datensicherung umfassen?
    (PC, Laptop, Tablet, Smartphone, etc.)

  • Welche Betriebssysteme sind bei der Datensicherung zu beachten?
    (bspw. Windows, IOS, Linux, etc.)

  • Sind Vollbackups - sprich ein Systemabbild - gewünscht oder soll die Datensicherung nur einen Teil der Daten umfassen? Oder nur die Neuerungen seit dem letzten Abbild?

  • Wenn nur ein Teil der Date gesichert werden soll:
    Welche Dateien, Programme, etc. sollte die Datenspeicherung umfassen?

  • Auf welchem Backup Medium oder auf welchen Backup Medien soll die Datensicherung/die Datensicherungen erfolgen?

  • Soll das Backup manuell oder automatisch erfolgen?

  • Wer prüft, ob das Backup erfolgreich durchgelaufen ist?
    (ggfs. in Form von Stichproben)

  • Wo wird das Speichermedium aufbewahrt, wenn es sich nicht um einen Cloudspeicher oder ein externes Rechenzentrum handelt?

Und zu guter letzt, sollten Sie sich die Frage stellen, welches Backup Programm für Ihre Anforderungen am besten geeignet und gleichzeitig einfach zu bedienen ist. Denn wichtig ist, dass Sie nicht nur eine Software für Backups haben, sondern dass Sie diese Software auch stetig für ein Backup nutzen.

Gerne helfen wir Ihnen eine gute Entscheidung bei der Wahl der Datensicherungs Software zu treffen. Machen Sie hier einen Produktvergleich mit unserem kostenfreien Produktkalkulator.

Auf was Sie als Unternehmen bei der Backup Strategie achten sollten

Möchten Sie Datensicherungen in Ihrem Unternehmen betreiben, sollten Sie ebenfalls kurz Gedanken über ein Backup Konzept machen. Auch hier stellen sich zu Beginn ein paar Fragen, damit das Daten sichern einfach und im gewünschten Umfang ist.

Die Frage, die bei der Backup Datensicherung zu stellen sind, sind:

  • Wie oft soll die Datensicherung erfolgen?

  • Soll die Datensicherung automatisch oder manuell durchgeführt werden?

  • Wer macht die Datensicherung?

  • Welche Backup Methoden kommen in Frage und welches wird durchgeführt?
    (Vollbackup, inkrementelles Backup oder differenzielles Backup)

  • Wenn ein Teil-Backup ausreicht: Welche Daten und Programme müssen gesichert werden?

  • Wo wird das Backup gespeichert?

  • Ist der Zugang zum Backup gegen den Zugriff Dritter ausreichend geschützt?

  • Wie groß ist das Backup und wie groß muss das Backup Medium sein?

  • Welche Betriebssysteme umfassen die Backup Datensicherungen? Ist es ein reines Windows Backup oder gibt es auch Mac OS Betriebssysteme, die bei der Datensicherungslösung zu berücksichtigen sind?

  • Wann werden frühere Backup-Dateien gelöscht und von wem?

  • Gibt es Fristen bei der Aufbewahrung von Datensicherungen zu beachten?

Diese und weitere Fragen stellen sich bei der Auswahl der geeigneten Datensicherungssoftware. Haben Sie darüber hinaus noch Fragen? Zum Beispiel zur geeigneten Sicherungsmethode für ihr Unternehmen? Oder mit welchem der Programme Sie am besten ein Windows 10 Backup erstellen? Dann rufen Sie uns kostenfrei und unverbindlich an.

Warum die Backup Datensicherung von Smartphones und Tablets immer wichtiger ist für Unternehmen

In der heutigen Zeit läuft sehr viel Kommunikation über das Smartphone. Sei es via Chat oder in anderen Formen. Die Daten liegen dabei häufig auf dem Smartphone selbst. Auch Kontakte können - sofern diese nicht über eine Cloud laufen - einzig auf dem Telefon bzw. Smartphone gespeichert sein. Gehen diese Daten verloren, stockt die Kommunikation mit dem Kunden. Daher sollten sie beim Backup auch das Smartphone und andere mobile Endgeräte einbeziehen.

Nutzen Sie bspw. die Backup Funktionen der Apps wie bspw. WhatsApp. Darüber hinaus sollten Sie die Backup Programme nutzen, damit Sie Ihre Datensicherung nicht nur auf dem mobilen Endgerät selbst sondern auf einem externen Backup Medium oder Backup Medien, wenn Sie mehrere einsetzen, haben.

Arbeiten Sie am besten mit einer Adressverwaltungssoftware, damit die Kontakdaten Ihrer Kunden zentral gespeichert sind und sie von überall auf die aktuellen Telefonnummern zugreifen können und sichern Sie all Ihre Geräte mit einem Backup. Die Datensicherung sollte auch dabei regelmäßig erfolgen.

Zwischen welchen Speichermedien Sie bei der Datensicherung wählen können

Für die Datensicherung können Sie verschiedene Speicherorte bzw. -medien wählen. Sie können in der Regel Daten sichern auf folgendem Medien:

  • dem Server

  • einer Cloud (von Ihnen oder dem Anbieter der Datensicherungssoftware)

  • einer CD

  • einem USB-Stick (falls ein kleineres Medium für die Sicherung ausreicht)

  • einer externen Festplatte

  • Ihrem Rechner

  • Ihrem Smartphone

  • einer Speicherkarte

  • einem externen Rechenzentrum

  • u.v.m.

Ihren eigenen Rechner oder Ihr eigenes mobiles Endgerät für das eigene Backup zu nutzen, ist jedoch nicht empfehlenswert, da Sie bei einem Absturz nicht mehr auf Ihr Backup zugreifen können und die Datensicherung somit nicht nutzbar ist. Achten Sie daher bei der Backup Funktion in dem Backup Programm darauf, welchen Ort zur Speicherung Sie wählen. Ebenso sollten Sie beim Backup darauf achten, dass der Speicherplatz zum Betriebssystem(bspw. Windows) passt und später wieder lesbar ist. Ggfs. ist das Speichermedium auch zu partitionieren.

Wählen Sie darüber hinaus auch ein Speichermedium, dass für die geplante Anzahl an Backups ausreichend Platz hat und definieren Sie einen Zeitraum, wann Sie alte Backups löschen. Ggfs. reicht auch eine inkrementelle Sicherungsmethode aus, so dass nur die seit dem letztem Backup hinzugekommene Daten gesichert werden. So brauchen Sie keine Speichermedien oder Speicherplatz nachkaufen, sondern können mit den vorhandenen Ressourcen zum Daten sichern haushalten.

Achten Sie auch darauf, dass die Datensicherung langfristig lesbar sind. Bspw. gibt es heute keine Disketten mehr bzw. sind diese zu klein geworden, um mit den aktuellen Speichermengen umgehen zu können. Sichern Sie daher auf Datenträgern, die mit der aktuellen Technik und den Entwicklungen am Markt einhergeht.

Entscheiden Sie sich für eine Cloud oder ein Rechenzentrum, achten Sie darauf, dass dieses Unternehmen auch die Anforderungen an die Datensicherung und den Datenschutz in Deutschland erfüllen. Manche Unternehmen haben den Standort im Ausland und unterliegen geringeren Anforderungen an den Datenschutz. Da Sie vermutlich eine Person oder ein Unternehmen aus Deutschland oder der EU sind oder Kunden aus Deutschland haben, sollten Sie hohe Anforderungen an Datenschutz auch bei Ihrer Backup Datensicherung legen.

Warum die Suche nach Viren innerhalb der Datensicherung vorteilhaft ist

Wenn Sie ein Backup benötigen, ist meist etwas vorher passiert. Evtl. haben Sie versehentlich eine Datei gelöscht, Ihr Rechner ist abgestürzt oder etwas anderes ist passiert. Der Grund kann hierfür schadhafte Software, ein mit einem Virus befallener Download oder eine Email mit einem Virus sein oder viele andere Gründe haben.

Benötigen Sie Daten aus der letzen Datensicherung, haben aber den Verdacht, dass der Virus bereits auf Ihrem Rechner, Laptop oder mobilen Endgerät war, ist es sinnvoll die Datensicherung vor dem Aufspielen nach Viren zu untersuchen. So sichern Sie Ihr System und Ihre Daten vor weiterem schädlichen Einfluss von fremder Software oder Viren.

Achten Sie daher bei den Anbietern der Backup Programme darauf, dass nach dem Daten sichern die Möglichkeit besteht, nach Viren in der Datensicherung zu suchen. Haben Sie Fragen zur optimalen Software für das Backup Ihres Rechners oder der Rechner Ihres Unternehmens? Dann rufen Sie uns an. Wir beantworten gerne und ausführlich all Ihre Fragen.

Wie Ihnen der Zugriff auf die Datensicherung vom mobilen Endgerät aus viel Zeit und Ärger sparen kann

Häufig ist das Büro in der heutigen Zeit immer mobiler. Beim Kunden, auf der Baustelle, im Projekt, etc. werden meist leichte und platzsparende Geräte eingesetzt und oft zu Tablets oder Smartphones gegriffen. Stürzt hier einmal das Endgerät ab, kann ein Neustart oder Reset das Problem beheben. Hilfreich dabei, wenn man bspw. über die Cloud auf das letzte Backup zugreifen und dies aufspielen kann.

Backup erstellen ist daher sehr wichtig. Auch für das mobile Gerät, das Sie im Außendienst, im Homeoffice, auf der Baustelle nutzen. Denn auf den mobilen Endgeräten sind oft die Fotos, die bspw. das Objekt, den Bau, den Artikel, das Projekt bildlich darstellen und für den erfolgreichen Verlauf Ihrer Arbeit wichtig und notwenig sind.

Sie können Fotos vom Arbeitsfortschritt sein, Mängel, die der Kunde reklamiert und die Sie gesichtet haben, etc. Auch können es Fotos von Materialien sein, die Ihnen der Kunde gezeigt hat und bei Ihnen bestellen möchte. Liegen diese nicht mehr vor, erfordert es einen erneuten Kontakt mit den Kunden und evtl. einen Besuch vor Ort, um die Informationen erneut zu erhalten. Dies kostet Zeit und Geld. Daher dies am besten vermeiden und regelmäßig Daten sichern im Rahmen eines Backups.

Möchten Sie wissen, welcher Anbieter Ihre Anforderungen am besten abdeckt und wie dieser im Preisvergleich mit anderen Backup-Programm Anbietern abschneidet, dann nutzen Sie unseren Preiskalkulator. Dieser stellt alle Programme zur Datensicherung, die für Sie in Frage kommen, in den Vergleich und hilft Ihnen dabei eine gute Entscheidung zu treffen.

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