Smartsheet – Aufgabenmanagement-Software

🟦 Funktionen – Was kann Smartsheet?

Projektplanung & Aufgabenverwaltung

• Grid-Ansicht: Tabellenbasierte Arbeitsweise ähnlich Excel mit erweiterten Kollaborationsfunktionen
• Gantt-Diagramme: Automatische Visualisierung von Projektplänen mit Abhängigkeiten und kritischem Pfad
• Aufgabenzuweisung: Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen für zugewiesene Team-Mitglieder
• Abhängigkeiten: Verknüpfung von Vorgänger- und Nachfolgeraufgaben zur Terminplanung

Zusammenarbeit & Kommunikation

• Echtzeit-Kollaboration: Mehrere Nutzer arbeiten gleichzeitig an denselben Sheets
• Kommentarfunktion: Direkte Diskussionen in Zeilen mit @-Erwähnungen
• Dateianhänge: Dokumente und Bilder direkt an Aufgaben anhängen
• Freigabe-Optionen: Granulare Berechtigungen für Viewer, Editor und Admin

Automatisierung & Workflows

• Vordefinierte Workflows: Automatisierte Benachrichtigungen, Genehmigungsprozesse und Statusaktualisierungen
• Wenn-Dann-Regeln: Automatische Aktionen basierend auf Zellenwertänderungen
• Formular-Workflows: Daten aus Webformularen automatisch in Sheets übertragen

Visualisierung & Reporting

• Dashboard-Builder: Kombination verschiedener Widgets mit Echtzeit-Daten aus mehreren Sheets
• Kalenderansicht: Aufgaben nach Fälligkeit visualisiert
• Kartenansicht: Kanban-ähnliche Darstellung für agile Arbeitsweisen
• Reports: Sheet-übergreifende Zusammenfassungen mit Filter- und Gruppierungsoptionen

🟨 Besonderheiten – Was macht Smartsheet einzigartig?

Spreadsheet-meets-Projektmanagement-Hybrid

Smartsheet verbindet die vertraute Arbeitsweise von Excel-Tabellen mit professionellen Projektmanagement-Funktionen. Teams können ohne Einarbeitungszeit mit Grid-Ansichten beginnen und bei Bedarf zu Gantt-Charts oder Kanban-Boards wechseln. Diese Flexibilität senkt die Einstiegshürde erheblich. Einschränkung: Die Grid-Fokussierung macht Smartsheet weniger intuitiv für Teams, die primär visuell arbeiten möchten.

Enterprise-Grade Automatisierung ohne Code

Die Plattform bietet über 30 vordefinierte Workflow-Templates für gängige Geschäftsprozesse wie Genehmigungsabläufe, Anfragen-Management oder Onboarding. Mit dem visuellen Workflow-Builder erstellen auch Nicht-Techniker komplexe Automatisierungen. Einschränkung: Fortgeschrittene Automatisierungen sind auf höhere Preispläne beschränkt – im Business-Plan sind nur 250 Automatisierungen pro Monat inkludiert.

Dynamic View für selektive Datensichtbarkeit

Mit Dynamic View können Administratoren hochgradig personalisierte Ansichten erstellen, die nur relevante Daten für bestimmte Rollen oder externe Partner zeigen. Ein Kunde sieht nur seine Projekte, ein Freelancer nur seine Aufgaben – aus demselben Master-Sheet. Dies ermöglicht zentrale Datenverwaltung bei dezentraler Zugriffssteuerung. Einschränkung: Dynamic View ist nur in den höheren Preisplänen verfügbar.

WorkApps für kundenspezifische Portale

Smartsheet ermöglicht die Erstellung brandingfähiger Arbeitsportale, die mehrere Sheets, Dashboards und Reports in einer maßgeschneiderten Oberfläche bündeln. Besonders für Kunden- oder Lieferantenportale wertvoll. Einschränkung: WorkApps sind komplex in der Einrichtung und erfordern Ressource Viewer-Lizenzen für externe Nutzer.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Smartsheet besonders?

Projektintensive Unternehmen mit 50+ Mitarbeitern profitieren von der Kombination aus Flexibilität und Struktur. Die Plattform skaliert mit wachsenden Anforderungen und bietet Enterprise-Funktionen wie Control Center für Portfolio-Management. Besonders geeignet für Marketing-Agenturen, Ingenieurbüros und IT-Dienstleister mit komplexen, parallel laufenden Projekten.

Teams mit Excel-Affinität, die Projektmanagement-Funktionen benötigen, finden in Smartsheet eine nahtlose Weiterentwicklung. Die vertraute Grid-Ansicht verkürzt die Einarbeitungszeit, während Gantt-Charts und Automatisierungen professionelles Projektmanagement ermöglichen. Ideal für Finanzabteilungen, Controller und datengetriebene Teams.

Organisationen mit externen Stakeholdern wie Kunden, Lieferanten oder Freelancern nutzen die granularen Freigabe-Optionen und Dynamic Views. Jeder Beteiligte sieht nur seine relevanten Informationen. Besonders wertvoll für Beratungsunternehmen, Baufirmen und Event-Agenturen mit wechselnden Projektpartnern.

Regelintensive Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen oder öffentliche Verwaltung schätzen die Compliance-Features: Audit-Logs, Admin-Controls und Zertifizierungen (SOC 2, ISO 27001, HIPAA). Die Governance-Funktionen ermöglichen standardisierte Prozesse bei gleichzeitiger Anpassungsfähigkeit.

Auswahlkriterien für Smartsheet

Wählen Sie Smartsheet, wenn: Ihr Team primär tabellarisch arbeitet, komplexe Projekte mit vielen Abhängigkeiten managt, externe Stakeholder einbinden muss oder automatisierte Workflows ohne Programmierung benötigt.

Wählen Sie alternativ, wenn: Sie hauptsächlich einfache To-Do-Listen verwalten (überdimensioniert), primär agile Softwareentwicklung betreiben (spezialisierte Tools wie Jira besser geeignet) oder ein sehr kleines Team unter 10 Personen sind (Preis-Leistungs-Verhältnis).

Details zur Aufgabenmanagement-Software

Smartsheet positioniert sich als Work Management Platform, die über klassisches Aufgabenmanagement hinausgeht. Die Kern-Architektur basiert auf Sheets – intelligente Tabellen, die als zentrale Arbeitseinheit dienen. Jedes Sheet kann mehrere Ansichten haben: Grid (Tabelle), Gantt (Zeitstrahl), Kalender oder Karte (Kanban).

Die Grid-Ansicht bietet spaltenbasierte Strukturierung mit verschiedenen Feldtypen: Text, Dropdown, Kontakte, Datum, Checkbox, Symbole und mehr. Formeln funktionieren ähnlich wie Excel, mit über 100 Funktionen für Berechnungen, Verweise und Bedingungen. Dies ermöglicht komplexe Kalkulationen direkt in Projektplänen.

Automatisierungen werden über einen visuellen Builder konfiguriert. Typische Workflows umfassen: Statusänderungen triggern E-Mail-Benachrichtigungen, überfällige Aufgaben er