Redbooth – Aufgabenmanagement-Software im Überblick

🟦 Funktionen – Was kann Redbooth?

Redbooth bietet eine umfassende Palette an Funktionen für die Projektorganisation und Teamzusammenarbeit. Die Software kombiniert klassisches Aufgabenmanagement mit modernen Kollaborationswerkzeugen.

Aufgabenverwaltung

• Task-Management: Aufgaben erstellen, zuweisen und mit Fälligkeitsdaten versehen
• Unteraufgaben: Komplexe Tasks in kleinere, überschaubare Schritte gliedern
• Aufgaben-Abhängigkeiten: Verknüpfungen zwischen Tasks für sequenzielle Workflows definieren
• Prioritätsstufen: Wichtige Aufgaben kennzeichnen und entsprechend sortieren

Projektplanung & Visualisierung

• Gantt-Diagramme: Zeitliche Projektverläufe visualisieren und Abhängigkeiten darstellen
• Kanban-Boards: Aufgaben als Karten in anpassbaren Spalten organisieren
• Listenansicht: Klassische Darstellung aller Tasks mit Filter- und Sortierfunktionen
• Workload-Übersicht: Kapazitäten der Teammitglieder transparent einsehen

Kommunikation & Zusammenarbeit

• Videoanrufe: Direkt aus der Plattform heraus Meetings starten
• Kommentarfunktion: Diskussionen zu einzelnen Aufgaben führen
• Dateifreigabe: Dokumente hochladen und mit dem Team teilen
• @-Mentions: Kollegen gezielt in Diskussionen einbinden

Administration & Kontrolle

• Zeiterfassung: Arbeitszeiten pro Aufgabe dokumentieren
• Berichtsfunktionen: Projektfortschritte und Teamleistungen auswerten
• Berechtigungsverwaltung: Zugriffsrechte für Projekte und Arbeitsbereiche steuern

🟨 Besonderheiten – Was macht Redbooth einzigartig?

Integrierte Videokonferenz-Funktion

Redbooth hebt sich durch die nahtlos integrierte HD-Videokonferenz-Lösung von vielen Wettbewerbern ab. Nutzer können direkt aus einem Task oder Workspace heraus Videoanrufe mit bis zu 10 Teilnehmern starten, ohne externe Tools wie Zoom oder Teams öffnen zu müssen. Die Bildschirmfreigabe ist ebenfalls integriert, was spontane Abstimmungen beschleunigt. Diese All-in-One-Lösung reduziert den Medienbruch und hält die Kommunikation im Kontext des jeweiligen Projekts. Allerdings bleibt die Teilnehmerzahl auf 10 Personen beschränkt, was für größere Teammeetings eine Einschränkung darstellt.

Flexible Ansichtsmodi für unterschiedliche Arbeitsstile

Die Software bietet drei verschiedene Visualisierungsmodi – Listen, Kanban-Boards und Gantt-Charts – die sich für dasselbe Projekt beliebig wechseln lassen. Jedes Teammitglied kann die bevorzugte Ansicht wählen, ohne die Arbeitsweise der Kollegen zu beeinflussen. Projektmanager schätzen die Gantt-Darstellung für die Terminplanung, während Entwicklerteams oft Kanban-Boards bevorzugen. Diese Flexibilität erleichtert die Einführung in gemischten Teams mit unterschiedlichen Methodenkenntnissen. Die Umstellung zwischen den Ansichten erfolgt mit einem Klick, wobei die Datenintegrität stets gewahrt bleibt.

Spezialisierung auf kleine bis mittlere Teams

Redbooth positioniert sich bewusst im Segment kleinerer Organisationen und verzichtet auf hochkomplexe Enterprise-Funktionen. Die Benutzeroberfläche bleibt dadurch übersichtlich und die Einarbeitungszeit kurz. Preislich liegt die Software im mittleren Segment mit transparenten Pro-Nutzer-Modellen ohne versteckte Kosten. Diese Fokussierung bedeutet jedoch auch Grenzen bei Skalierung und individuellen Anpassungen – Großunternehmen mit spezifischen Governance-Anforderungen finden möglicherweise nicht alle benötigten Features.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Redbooth besonders?

Remote-Teams mit bis zu 50 Personen: Die integrierte Videokonferenz-Funktion macht Redbooth ideal für verteilte Teams, die häufig visuelle Abstimmungen benötigen. Der nahtlose Wechsel von Textkommentar zu Videocall im Kontext einer Aufgabe beschleunigt Entscheidungen. Die Begrenzung auf 10 Videoteilnehmer passt zu kleineren Projektgruppen, während größere Organisationen auf zusätzliche Tools angewiesen sind.

Agenturen und Dienstleister mit Kundenprojekten: Die Workspace-Struktur erlaubt eine klare Trennung verschiedener Kundenprojekte mit jeweils eigenen Berechtigungen. Externe Stakeholder können für spezifische Bereiche eingeladen werden, ohne Einblick in andere Projekte zu erhalten. Die Zeiterfassung unterstützt die Abrechnung nach Aufwand, was für projektbasierte Dienstleister relevant ist.

Teams im Methodenwechsel: Organisationen, die von traditionellen zu agilen Arbeitsweisen übergehen, profitieren von der parallelen Verfügbarkeit aller Ansichtsmodi. Einzelne Teammitglieder können schrittweise von Listen zu Kanban-Boards wechseln, ohne das Gesamtteam zu zwingen. Diese Flexibilität reduziert Widerstände bei der Einführung neuer Projektmanagement-Methoden.

Unternehmen mit begrenztem IT-Budget: Die Cloud-basierte Lösung ohne Infrastrukturanforderungen und mit transparenten monatlichen Kosten ermöglicht planbare Ausgaben. Die Implementierung erfordert keine IT-Abteilung, Updates erfolgen automatisch. Für Organisationen ohne dedizierte IT-Ressourcen ist dies ein wichtiges Entscheidungskriterium gegenüber selbstgehosteten Alternativen.

Wichtige Auswahlkriterien:

• Teamgröße: Optimal für 5-50 Nutzer, darüber hinaus sollten Enterprise-Lösungen geprüft werden
• Integrationsbedarf: Native Anbindungen vorhanden für gängige Tools (Slack, Google Drive, Dropbox)
• Compliance-Anforderungen: DPR-konform, Serverstandorte in der EU verfügbar
• Anpassungsbedarf: Standardfunktionen ohne umfangreiche Customizing-Optionen

Details zur Aufgabenmanagement-Software

Redbooth verfolgt einen workspace-zentrierten Ansatz für das Projektmanagement. Jeder Workspace repräsentiert ein Projekt oder einen Themenbereich und enthält alle zugehörigen Aufgaben, Dateien und Diskussionen. Innerhalb eines Workspace lassen sich Aufgabenlisten erstellen, die als Container für thematisch zusammengehörige Tasks dienen. Diese zweistufige Hierarchie – Workspace und Liste – bietet ausreichend Struktur, ohne durch zu viele Ebenen zu verwirren.

Die Aufgabenverwaltung selbst ist detailliert: Jede Task kann einem oder mehreren Nutzern zugewiesen werden, erhält