OPROMA – Aufgabenmanagement-Software für Immobilienverwaltung

🟦 Funktionen – Was kann OPROMA?

Vermietungsmanagement

• Mieterverwaltung: Zentrale Erfassung aller Mieter- und Vertragsdaten mit Dokumentenarchiv
• Nebenkostenabrechnung: Automatisierte Erstellung von Betriebskostenabrechnungen nach gesetzlichen Vorgaben
• Mietzahlungsüberwachung: Tracking von Zahlungseingängen mit automatischen Mahnläufen bei Verzug
• Vertragsmanagement: Verwaltung von Mietverträgen inklusive Fristen und Kündigungsterminen

Objektverwaltung

• Objektstammdaten: Detaillierte Erfassung von Gebäude- und Wohnungsinformationen mit Grundrissdokumentation
• Wartungsplanung: Zeitgesteuerte Planung und Dokumentation von Instandhaltungsmaßnahmen und Prüfungen
• Schadensmanagement: Erfassung und Nachverfolgung von Schäden mit Fotodokumentation
• Immobilienbuchhaltung: Erfassung von Einnahmen und Ausgaben pro Objekt mit Kostenstellenrechnung

Finanz- und Berichtswesen

• Liquiditätsplanung: Prognose zukünftiger Zahlungsströme basierend auf Miet- und Kostendaten
• Reporting: Erstellung standardisierter Berichte für Eigentümer und Jahresabschlüsse
• Steuerexport: Schnittstelle zu DATEV und anderen Steuerberatungsprogrammen

Kommunikation & Workflow

• Mieterportal: Digitale Kommunikationsplattform für Anfragen, Schadensmeldungen und Dokumentenzugriff
• Aufgabenverwaltung: Zuweisung und Verfolgung interner Aufgaben im Verwaltungsteam
• Dokumentenmanagement: Zentrale Ablage aller Dokumente mit Volltextsuche und Versionierung

🟨 Besonderheiten – Was macht OPROMA einzigartig?

Spezialisierung auf deutsche Immobilienverwaltung OPROMA wurde ausschließlich für den deutschen Markt entwickelt und berücksichtigt alle rechtlichen Anforderungen der Immobilienverwaltung. Die Software bildet die Betriebskostenverordnung (BetrKV), das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und mietrechtliche Vorschriften direkt ab. Dies reduziert Fehlerquellen bei Abrechnungen erheblich. Einschränkung: Für internationale Immobilienportfolios ist die Software nicht konzipiert.

Integrierte Nebenkostenabrechnung mit Prüfroutinen Die Software führt automatische Plausibilitätsprüfungen bei Nebenkostenabrechnungen durch und warnt vor typischen Fehlern. Umlageschlüssel werden regelbasiert vorgeschlagen, können aber individuell angepasst werden. Die Abrechnungen entsprechen der aktuellen Rechtsprechung. Einschränkung: Komplexe Sonderfälle wie gemischt genutzte Gewerbeimmobilien erfordern manuelle Nachbearbeitung.

Flexible Deployment-Optionen OPROMA ist sowohl als Cloud-Lösung als auch als On-Premise-Installation verfügbar. Verwalter können je nach Datenschutzanforderungen und IT-Infrastruktur wählen. Die Cloud-Version bietet monatliche Updates, während die On-Premise-Variante maximale Datenkontrolle ermöglicht. Einschränkung: Die On-Premise-Version erfordert eigene Server-Infrastruktur und IT-Kompetenz.

Skalierbare Architektur für verschiedene Unternehmensgrößen Die Preisstruktur und der Funktionsumfang passen sich der Portfoliogröße an. Kleine Verwalter zahlen nur für tatsächlich genutzte Einheiten, während große Verwaltungen von Mengenrabatten profitieren. Module können einzeln hinzugebucht werden. Einschränkung: Sehr kleine private Vermieter mit unter fünf Einheiten finden möglicherweise günstigere Alternativen.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich OPROMA besonders?

Professionelle Hausverwaltungen mit 50-500 Einheiten Die Software bietet das optimale Verhältnis zwischen Funktionsumfang und Bedienbarkeit für mittelgroße Verwaltungen. Alle Standardprozesse von der Mieterverwaltung bis zur Nebenkostenabrechnung sind abgebildet, ohne dass die Benutzeroberfläche überladen wirkt. Die automatisierten Workflows sparen Zeit bei wiederkehrenden Aufgaben.

WEG-Verwaltungen mit komplexen Abrechnungsanforderungen Dank der umfassenden Abbildung des Wohnungseigentumsgesetzes eignet sich OPROMA besonders für Gemeinschaftsverwaltungen. Die Aufteilung von Kosten nach Miteigentumsanteilen, Sonderumlagen und Rücklagenbildung sind standardmäßig integriert. Eigentümerversammlungen können digital vor- und nachbereitet werden.

Verwalter mit hohen Datenschutzanforderungen Durch die Möglichkeit des On-Premise-Betriebs behalten Verwalter die volle Kontrolle über sensible Mieterdaten. Die Software erfüllt die DSGVO-Anforderungen und bietet detaillierte Berechtigungskonzepte. Für öffentliche Wohnungsbaugesellschaften oder kirchliche Träger mit strengen Datenschutzrichtlinien ist dies ein entscheidender Vorteil.

Verwaltungen im Digitalisierungsprozess OPROMA unterstützt die schrittweise Digitalisierung mit Mieterportalen und digitalen Workflows. Verwalter, die von Papierakten auf digitale Prozesse umstellen möchten, finden hier eine strukturierte Lösung. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Mitarbeitereinarbeitung erheblich.

Wichtige Auswahlkriterien

Portfoliogröße und -struktur: Prüfen Sie, ob Ihre Anzahl an Einheiten und die Objekttypen (Wohnungen, Gewerbe, gemischt) vollständig unterstützt werden.

Bestehende IT-Infrastruktur: Entscheiden Sie basierend auf vorhandenen Servern, IT-Personal und Sicherheitsanforderungen zwischen Cloud und On-Premise.

Integrationsbedarf: Klären Sie, ob Schnittstellen zu Ihrer Buchhaltungssoftware, Bankensystemen oder Steuerberatern verfügbar sind.

Budget und Wachstumspläne: Kalkulieren Sie die Gesamtkosten inklusive Schulung und Migration, berücksichtigen Sie dabei geplantes Portfoliowachstum.

Details zur Aufgabenmanagement-Software

OPROMA ist eine spezialisierte Aufgabenmanagement-Software für die Immobilienverwaltung, die alle relevanten Arbeitsprozesse in einer Plattform vereint. Im Kern organisiert die Software die komplexen Aufgaben der Hausverwaltung – von der Mieterbetreuung über Instandhalt