Allegra – Aufgabenmanagement-Software für IT-Service und Projekte

Allegra ist eine Open-Source-Aufgabenmanagement-Software, die speziell für IT-Service-Management (ITSM) und Projektmanagement entwickelt wurde. Die Software kombiniert Ticketsystem, Issue-Tracking und Projektplanung in einer integrierten Lösung. Entwickelt wird Allegra von der Tecnoteca GmbH aus der Schweiz, die seit über 15 Jahren Erfahrung im Bereich Enterprise-Aufgabenmanagement mitbringt.

Die Plattform richtet sich primär an technisch versierte Teams und Organisationen, die Wert auf Flexibilität und Datenkontrolle legen. Durch den Open-Source-Ansatz können Unternehmen die Software selbst hosten und an spezifische Anforderungen anpassen. Allegra unterstützt sowohl agile als auch klassische Projektmethoden und eignet sich für Teams ab 5 bis zu mehreren hundert Mitarbeitern.

🟦 Funktionen – Was kann Allegra?

Aufgaben- und Ticketverwaltung

Issue-Tracking: Zentrale Erfassung und Verwaltung von Aufgaben, Tickets und Vorgängen mit anpassbaren Workflows.

Priorisierung und Kategorisierung: Flexibles Zuweisen von Prioritäten, Status, Kategorien und benutzerdefinierten Feldern.

Aufgabenverknüpfung: Abhängigkeiten zwischen Tasks definieren für strukturierte Ablaufplanung.

Projektmanagement

Multi-Projekt-Verwaltung: Parallele Verwaltung mehrerer Projekte mit individuellen Konfigurationen und Zugriffsrechten.

Gantt-Diagramme: Visuelle Zeitplanung mit Balkendiagrammen für Meilensteine und Abhängigkeiten.

Ressourcenplanung: Übersicht über Teamauslastung und Kapazitäten für optimierte Ressourcenzuteilung.

Zeiterfassung: Integrierte Arbeitszeitbuchung direkt an Aufgaben und Projekten.

Service-Management

Service-Desk-Funktionen: Ticketsystem für IT-Support mit E-Mail-Integration und automatisiertem Ticket-Routing.

SLA-Management: Definition und Überwachung von Service-Level-Agreements mit Eskalationsmechanismen.

Knowledge Base: Zentrale Wissensdatenbank für wiederkehrende Probleme und Lösungsdokumentationen.

Kollaboration und Kommunikation

Kommentarfunktion: Diskussionen direkt an Aufgaben mit vollständiger Historie und Benachrichtigungen.

Dateianhänge: Dokumentenverwaltung mit Versionierung direkt an Tickets und Tasks.

Benachrichtigungen: Konfigurierbare E-Mail-Alerts bei Statusänderungen, Zuweisungen und Fälligkeiten.

Reporting und Auswertung

Dashboard-Ansichten: Anpassbare Übersichtsseiten mit wichtigen Kennzahlen und Projektstatistiken.

Berichtsgenerator: Erstellung individueller Reports über Workload, Projektstatus und Teamleistung.

🟨 Besonderheiten – Was macht Allegra einzigartig?

Open-Source mit Enterprise-Features

Allegra kombiniert die Vorteile von Open-Source-Software mit professionellen Enterprise-Funktionen. Der Quellcode ist öffentlich einsehbar, was maximale Transparenz bietet und individuelle Anpassungen ermöglicht. Anders als viele Open-Source-Lösungen verzichtet Allegra nicht auf erweiterte Features wie SLA-Management oder komplexe Workflow-Automatisierung. Die Einschränkung: Die Anpassung des Codes erfordert Java-Kenntnisse, da die Software auf dieser Technologie basiert. Ohne technisches Know-how bleiben viele Individualisierungsmöglichkeiten ungenutzt.

Integrierter ITSM-Ansatz

Die Software vereint Projektmanagement und IT-Service-Management in einer Plattform. Teams können sowohl projektbezogene Aufgaben als auch Service-Tickets im gleichen System verwalten. Diese Kombination reduziert Medienbrüche und ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf alle Arbeitspakete. Allerdings bedeutet diese Vielseitigkeit auch eine höhere Komplexität bei der Einrichtung. Organisationen, die ausschließlich Projektmanagement ohne ITSM-Komponente benötigen, könnten die Konfiguration als überdimensioniert empfinden.

On-Premises-Fokus mit Datenkontrolle

Allegra wurde primär für den Betrieb auf eigenen Servern konzipiert. Unternehmen behalten damit die vollständige Kontrolle über ihre Daten und können die Software in bestehende Infrastrukturen integrieren. Diese Ausrichtung macht Allegra besonders für Organisationen mit strengen Datenschutzanforderungen oder regulierten Branchen interessant. Der Nachteil: Der Betrieb erfordert eigene Server-Ressourcen und IT-Expertise. Eine Cloud-Variante existiert zwar, steht aber nicht im Fokus der Entwicklung und bietet weniger Flexibilität als native Cloud-Lösungen.

Mehrsprachigkeit und lokale Anpassung

Die Software unterstützt mehrere Sprachen vollständig in der Benutzeroberfläche, was internationale Teams oder mehrsprachige Organisationen anspricht. Datum-, Zeit- und Währungsformate lassen sich an lokale Gegebenheiten anpassen. Diese Lokalisierungsfähigkeit geht über oberflächliche Übersetzungen hinaus und umfasst auch Workflow-Begriffe und Statusbezeichnungen. Die Kehrseite: Bei Updates können individuelle Sprachanpassungen überschrieben werden und müssen neu implementiert werden.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Allegra besonders?

IT-Abteilungen mit Service-Desk-Anforderungen profitieren von der Kombination aus Ticketsystem und Projektmanagement. Die integrierte Lösung ermöglicht es, sowohl Support-Anfragen als auch IT-Projekte in einem System zu verwalten. Besonders geeignet für mittlere Unternehmen mit 50-500 Mitarbeitern, die eine zentrale Plattform für alle IT-bezogenen Aufgaben suchen.

Organisationen mit hohen Datenschutzanforderungen finden in Allegra eine On-Premises-Lösung mit vollständiger Datenkontrolle. Behörden, Gesundheitseinrichtungen oder Unternehmen in regulierten Branchen können die Software in ihrer eigenen Infrastruktur betreiben. Die Open-Source-Basis ermöglicht zudem vollständige Transparenz über Datenverarbeitung und Sicherheitsmechanismen.

Technisch versierte Teams mit Anpassungsbedarf können die Open-Source-Basis für individuelle Erweiterungen nutzen. Softwareentwicklungsabteilungen oder technische Projektteams, die spezifische Workflows benötigen, können Allegra an ihre Prozesse anpassen. Voraussetzung ist Java-Expertise im Team oder Budget für externe Entwicklungsressourcen.

Mittelständische Unternehmen mit begrenztem Budget finden in der Open-Source-Variante eine kosteneffiziente Alternative zu proprietären ITSM-Lösungen. Die Einsparung von Lizenzkosten ermöglicht Investitionen in Hosting und Anpassung. Besonders attraktiv für