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🟦 Funktionen – Was kann WINAPO?

Warenwirtschaft & Bestellung

• Automatische Bestellvorschläge: Intelligente Disposition basierend auf Verbrauchsdaten und Lagerbeständen
• Lieferantenanbindung: Direkte elektronische Bestellung bei Großhändlern und Herstellern
• Retaxationsprüfung: Automatische Kontrolle von Rezepten vor der Abrechnung zur Vermeidung von Regressen
• Lagerverwaltung: Verfallsdatums-Kontrolle, MHD-Überwachung und Chargenverfolgung

Kassensystem & Verkauf

• HV-Abwicklung: Schnelle Rezepterfassung mit Barcode-Scanner und automatischer Preisermittlung
• Kundenkartenverwaltung: Bonusprogramme, Sammelkarten und individuelle Kundenhistorie
• Sichtwahl-Verkauf: Touch-optimierte Oberfläche für freiverkäufliche Artikel und OTC-Produkte
• Kassenbuch-Integration: GoBD-konforme Kassendatenerfassung mit TSE-Anbindung

Rezeptabrechnung

• Abrechnungsdaten-Export: Automatisierte Übermittlung an Rechenzentren (ADG, Arriva, DAV)
• Rezeptprüfung: Plausibilitätskontrolle von Verordnungen nach gesetzlichen Vorgaben
• Retaxations-Management: Dokumentation und Nachverfolgung abgelehnter Rezepte

Dokumentation & Qualität

• QMS-Funktionen: Arbeitsanweisungen, Checklisten und Dokumentation nach Apothekenqualitätsmanagementsystem
• Rezepturherstellung: Rezepturplausibilitätsprüfung, Herstellungsanweisungen und Kalkulationshilfen
• Botendienst-Verwaltung: Tourenplanung und Liefernachweis für Bring- und Lieferdienste

🟨 Besonderheiten – Was macht WINAPO einzigartig?

Modulare Systemarchitektur

WINAPO basiert auf einem klassischen Client-Server-Konzept, das sich besonders für Apothekenverbünde eignet. Die Software ermöglicht den Betrieb mehrerer Filialen über eine zentrale Datenbank. Besonders ist die Möglichkeit, einzelne Module gezielt zu lizenzieren und so nur für tatsächlich benötigte Funktionen zu zahlen. Allerdings erfordert diese Flexibilität auch mehr Planungsaufwand bei der initialen Systemkonfiguration.

Integration deutscher Rechenzentren

Die Software ist speziell für den deutschen Apothekenmarkt entwickelt und bietet native Anbindungen an alle relevanten Rechenzentren und Abrechnungsstellen. Die Schnittstellen zu ADG, Arriva und DAV sind standardmäßig integriert. Dies reduziert den Aufwand bei der monatlichen Abrechnung erheblich. Die enge Fokussierung auf den deutschen Markt bedeutet jedoch, dass internationale Erweiterungen nicht vorgesehen sind.

Anpassbare Benutzeroberfläche

WINAPO erlaubt umfangreiche Individualisierungen der Arbeitsoberfläche. Mitarbeiter können eigene Favoritenlisten anlegen, Tastenkombinationen definieren und Bildschirm-Layouts anpassen. Diese Flexibilität erleichtert die Akzeptanz im Team, da jeder nach seinen Präferenzen arbeiten kann. Der Nachteil: Bei Vertretungen oder neuen Mitarbeitern kann die unterschiedliche Konfiguration zunächst verwirrend wirken.

Lokale Datenhaltung mit Cloud-Option

Anders als reine Cloud-Lösungen speichert WINAPO Daten primär lokal auf einem Server in der Apotheke. Dies garantiert maximale Kontrolle über sensible Patientendaten und ermöglicht Offlinebetrieb bei Internetausfällen. Seit Version 8.5 ist zusätzlich eine Cloud-Synchronisation für Backup-Zwecke verfügbar. Die lokale Infrastruktur erfordert allerdings eigene Hardware und regelmäßige Wartung.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich WINAPO besonders?

Etablierte Einzelapotheken mit hohem HV-Aufkommen WINAPO ist optimal für inhabergeführte Apotheken mit 50-200 Rezepten täglich. Die schnelle Rezepterfassung und zuverlässige Retaxationsprüfung sparen Zeit beim Kerngeschäft. Die modulare Lizenzierung erlaubt den Einstieg ohne QMS- oder Rezeptur-Module.

Apothekenkooperationen und Filialverbünde Die Mehrfilial-Fähigkeit macht WINAPO zur soliden Wahl für Verbünde mit 2-10 Standorten. Zentrale Warenwirtschaft, gemeinsame Kundendatenbank und standortübergreifende Auswertungen optimieren die Organisation. Die einmalige Serverinvestition amortisiert sich bei mehreren Standorten schneller.

Apotheken mit eigenem IT-Know-how Die Software richtet sich an Betriebe, die entweder eigenes IT-Personal beschäftigen oder mit einem lokalen IT-Dienstleister zusammenarbeiten. Die Client-Server-Architektur bietet viel Kontrolle, setzt aber technisches Verständnis für Server-Administration, Backups und Netzwerk-Konfiguration voraus.

Qualitätsbewusste Apotheken mit QMS-Anforderungen Das integrierte Qualitätsmanagement-Modul unterstützt Apotheken bei der Umsetzung von WINAPO-QMS oder anderen Qualitätsmanagementsystemen. Dokumentation von SOPs, Checklisten für wiederkehrende Aufgaben und Schulungsnachweise sind zentral verfügbar.

Entscheidungskriterien für WINAPO

IT-Infrastruktur: Verfügbarkeit eines geeigneten Servers und stabile Netzwerk-Anbindung zwischen Arbeitsplätzen sind Voraussetzung. Cloud-only-Konzepte sind nicht möglich.

Investitionsbereitschaft: Die initiale Anschaffung einschließlich Hardware liegt höher als bei reinen Cloud-Lösungen. Dafür sind die laufenden Kosten kalkulierbarer und weniger abhängig von Transaktionsvolumen.

Individualisierungsbedarf: Apotheken mit speziellen Workflow-Anforderungen profitieren von den umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten. Wer standardisierte Prozesse bevorzugt, benötigt diese Flexibilität möglicherweise nicht.

Zukunftsperspektive: Bei geplanter Expansion durch weitere Filialen oder bei Kooperationsplänen bietet die Mehrfilialen-Architektur strategische Vorteile gegenüber Einzelplatz-Lösungen.

Details zur Apotheken-Software

WINAPO ist eine klassische Client-Server-Apothekensoftware für den deutschen Markt. Die Anwendung deckt alle Kernprozesse einer öffentlichen Apotheke ab: von der Rezepterfassung über Warenwirtschaft bis zur monatlichen Abrechnung. Der Fokus liegt auf Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit im Tagesgeschäft, weniger auf innovativen Zusatzfunktionen.

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