Adressverwaltung | Adressverwaltungsprogramm | Programm zur Adressverwaltung | Büro | Office | Test | Vergleich

Wo sollte man Kontakte verwalten?

Adressen fallen überall im Unternehmen an. Um gutes Kundenbeziehungsmanagement zu betreiben, sollten Sie immer wissen, was beim Kunden gerade vor sich geht. Ebenfalls, wie er am besten zu erreichen ist. Sie sollten über Änderungen informiert sein, wie

die neue Anschrift nach einem Umzug,

neue Telefonnummern (bspw. Handy-, Festnetz oder Büronummer)

Erreichbarkeiten im Büro

etc.

Das reicht nicht nur auf einem Klebezettel oder im eigenen Outlook. Ein Unternehmen lebt von seinen Kunden. Daher sollten Adressen, die E Mail Adresse, etc. zentral gespeichert werden. Ansonsten können Kollegen ggfs. im Krankheitsfall nicht auf das Adressbuch zugreifen. Daher sollten Kontakte in einer gemeinsamen Adressverwaltung Software gespeichert werden. Diese ermöglicht auch den Im- und Export von Daten zu anderen Programmen (bspw. CRM ).

Was sollte ich bei der Anschaffung der Software beachten?

Wichtig ist, dass jeder, der mit Adressen arbeitet, auf die Adressdaten zugreifen kann. Vor allem im Vertrieb. Daher sind eine Online Adressverwaltung-Lösungen sinnvoll. Die berechtigten Mitarbeiter haben damit zeitgleich Zugriff auf alle aktuellen Datensätze. Das Produkt sollte zeitgleich zu allen Endgeräten und Produkten passen (bspw. Android Smartphones und Microsoft Office Produkten). Damit Daten immer auf dem aktuellen Stand sind, sollte die Speicherung und Pflege in einem zentralen Tool erfolgen. Werden bspw. nur Daten in der Telefonsoftware geändert, sind die Daten in Outlook weiterhin veraltet. Daher sollten Adressen einzig in der Adressverwaltung Software geändert werden können. Von dort können durch Schnittstellen Updates der Adressen bspw. zu Outlook erfolgen. Prüfen Sie daher, welche Verknüpfungen zu welchen Programmen Sie brauchen.

Was ist der Vorteil einer Online-Software zur Adressverwaltung?

Online Programme haben den Vorteil, dass jeder zur gleichen Zeit auf dieselben Daten zugreift. So auch auf Änderungen einer Adresse oder Telefonnummer. Gibt es Verbindungen z. B. zu Outlook, können die Daten in Outlook durch regelmäßigen Import und Export der Daten aktualisiert werden. Werden in der Adressverwaltung auch Kontakthistorien vom Vertrieb abgelegt, kann der Innendienst auf diese zugreifen. Und dies, während der Mitarbeiter im Vertrieb bereits Termine beim nächsten Bestands- oder Neukunden hat. Widerruft ein Kunde die Datenverarbeitung, kann dies ebenfalls umgehend verarbeitet werden. Finden weitere Marketingaktionen statt, ist diese Adresse bei Downloads bzw. Auswertung der Daten bereits nicht mehr enthalten. Sei es Marketing via Telefon oder in Form von E Mails.

Was ist zu beachten, wenn Sie mit Dritten Adressen verwalten?

Arbeiten Sie mit einem Büro, einem Callcenter oder mit mehreren Personen zusammen, hat eine Online CRM Software große Vorteile. Hat der Kunde beim Kollegen angerufen und es wurde etwas vereinbart, kann dies im Kontaktmanagement hinterlegt werden. Andere Kollegen können dann - sofern der Kunde erneut anruft - alles Besprochene in den Kontakten einsehen und darauf eingehen. Bspw. wenn es um ein Feedback zu einem Angebot geht.

Neugründer, Startups, Kleinbetriebe, Handwerker & Co.

Für kleine Betriebe und Neugründer kann Adressverwaltung kostenfrei möglich sein. Hier kommt es auf die Features an, die Sie benötigen und die Anzahl der Nutzer sowie Adressdaten. Wenn Sie auch Ihre Korrespondenz mit der Software verwalten möchten, sollten die in Frage kommenden Lösungen dies können. Benötigen Sie die zentrale Adressverwaltung oft, um Kundendaten zu suchen, sollten die Filter zur Suche ausreichend vorhanden sein.Möchten Sie die gesamte Kundenverwaltung über die Software abdecken, gibt es spezielle Kundenverwaltungssoftware Programme. Diese geht über die normalen Features vom Adressmanagement hinaus. Geht es um reines Adressmanagement sind die hier vorgestellten Lösungen perfekt geeignet. Manche Anbieter bieten zudem Zusatztools für Buchhaltung und Angebotserstellung.Wenn Sie wissen möchten, welches Angebot für Ihre Bedürfnisse das Beste ist, machen Sie unseren Vergleich. Gerne können Sie uns auch anrufen.

Übersichtlichkeit der Bedienoberfläche der Adressverwaltung

Achten Sie auf eine einfache und übersichtliche Benutzeroberfläche. Dies ist wichtig, da Sie die Kontaktdaten nach dem Import oder der manuellen Eingabe auch pflegen und benutzen möchten. Ist die Seite der Adressverwaltung zu kompliziert aufgebaut, verlieren Sie oder Mitarbeiter die Lust damit zu arbeiten und die Ablage am eigenen Arbeitsplatz gewinnt.Damit verliert Ihr Kundenbeziehungsmanagement an Qualität. Bspw. wenn er zurückgerufen wird, obwohl ein Kollege aus der Verwaltung die Sache schon erledigt hat. Oder ein Neukunde wird nach mehrfacher Suche in der CRM nicht gefunden. Der Kunde kann den Eindruck bekommen, dass die Kommunikation im Unternehmen nicht stimmt. Daher ist die Pflege und hohe Datenqualität das A&O jeder guten Adressverwaltung Software.

Adressverwaltung kostenlos oder bezahlte Adressverwaltung Software

Ob Sie eine Adressenverwaltung über ein kostenfrei oder kostenpflichtiges Programm durchführen, ist Ihre Entscheidung. Oft haben kostenfreie Varianten eine Begrenzung in der Anzahl der Kontakte. Diese ist schnell erreicht. Daher sollten Sie sich nach einer passenden Bezahlvariante umsehen, damit ein Update nach Erreichen der Freimenge nicht überraschende Kosten verursacht. Haben Sie überwiegend Windows im Einsatz und arbeiten mit Android Geräten, sollte dies in Ihrem Vergleich einbezogen werden.

Datenschutz bei der Adressverwaltung

Jeder, der Adressen geschäftlich nutzen möchte, ist laut Gesetzgeber verpflichtet die Richtlinien zum Datenschutz einzuhalten. Diese umfassen die Erfassung, Speicherung, Verarbeitung und Löschung von personenbezogenen Informationen. Auch die Erfüllung der Betroffenenrechte spielen bei der Adressenverwaltung eine Rolle. Diese umfassen das Recht auf Auskunft und Berichtigung. Auch Zugriffsberechtigungen auf das Adressbuch müssen genau geregelt sein. Nicht alle Adressen sind für jeden im Office relevant. Die Adressen sollten in verschiedenen Adressbüchern gespeichert werden oder Kundengruppen zugeordnet werden, so dass Zugriffsrechte darauf vergeben werden können. Auch müssen Einwilligungen eingeholt und dokumentiert werden. Auch ist die Sicherheit der Endgeräte (bspw. Android oder Apple) zu beachten, so dass keine Fremden Zugang bspw. zum Android Phone haben.

Felder der Eingabemaske der Adressverwaltung Software

Adressdaten einzugeben klingt einfach. Allerdings liegt der Unterschied bei der Adressenverwaltung im Detail. Sollen die Adressen auch für die Rechnungsstellung verwendet werden, sollten auch Felder für Bankdaten (SEPA-Format), Debitoren- und/oder Kreditoren-Nummern sowie Steuernummern vorhanden sein. Auch Kundennummern, Rabatte sollten in der CRM-Verwaltung hinterlegt werden können. Soll später evtl. für Marketing-Aktionen nach Branchen gesucht werden, muss die Branche hintergeht wegen können. So können Angestellte im Vertrieb, die relevanten Adressen durch einen Filter in der CRM Software selektieren.

Wichtige Schnittstellen beim Verwalten von Adressen

Da Adressen in fast jedem Geschäftsvorgang vorkommen, sollten die Software zur Adressverwaltung Schnittstellen zu allen wichtigen Anwendungen haben. Diese können sein:Outlook (Windows)GmailMail (bspw. auf Mac OS)Microsoft Word (Windows)Microsoft Powerpoint (Windows)Microsoft Excel (Windows)Pages (bspw. auf Mac OS)Numbers (bspw. auf Mac OS)MailchimpTelefonsoftwareCRM SoftwareBuchhaltungssoftwareGoogle Kalenderetc.Auch ist der Import und Export der Daten als Zwischenschritt möglich. Prüfen Sie hier mit Ihrer IT, ob die Software die Verarbeitung der Datensätze ermöglicht. Ebenso sollte geprüft werden, welche Endgeräte eingesetzt werden. Bspw. Apple iPhone, iPad, Android, etc. und ob die Adress-Software damit kompatibel ist.

Was sollte man beim Import beachten?

Werden bestehende Adressdaten importiert, sollten Sie alle Daten bündeln und sortieren. Sei es Visitenkarten, Outlook-Kontakte, Rückläufer aus Marketingaktionen, etc. Es sollte eine Integration aller Adressdaten stattfinden. Beim Import sollte man darauf achten, dass die Adressdaten die gleichen Formate haben. Auch sollten Sie durch einen Filter prüfen, ob es Dubletten gibt und diese Adressen vorher bereinigen.

Auch ist darauf zu achten, welche Adress-Informationen vorhanden sind. Im Anschluss sollte geprüft werden, ob alle Angaben beim Import berücksichtigt werden müssen. Sind Adress-Informationen vorhanden, die nicht benötigt werden, sollten diese weggelassen werden.

Was sollte man bei der Eingabe der Daten in die Adressverwaltung beachten?

Bei der Eingabe der Adressen in die Benutzeroberfläche sollte man folgendes beachten:

• einheitliche Schreibweise, bspw.
  • bei Umlauten (ä, ö, ü)
  • beim Titel (wie Dr., Dipl.-Ing.)
  • beim Namen der Strasse (Strasse oder Str.)
  • bei der Eingabe des Namen (bspw. bei zwei Vornamen, zu langen Namen)
• Check der Korrektheit der Anschrift (bspw. Abgleich Adressdaten mit google maps)
• einheitliche Benutzung der Adress-Felder (z.B. Titel im gleichen Kontakt-Feld)
• Prüfung der Datenqualität (sind die Kontaktdaten aktuell?, kann recherchiert werden?)
• Dublettenprüfung und -bereinigung (gibt es doppelte Adressdaten?)
• Umfang der Kontaktdaten (wird bspw. jede Info auf der Visitenkarte benötigt?)