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ACTAPORT - TOP-Kanzleisoftware

Endlich kommt wieder frischer Wind in deutsche Anwaltskanzleien. Drei Jahre haben erfahrene Produktmanager und Software-Ingenieure der dokSAFE GmbH in Leipzig an einer zukunftsweisenden, cloud-basierten Lösung gearbeitet, die alle rechtlichen Vorgaben berücksichtigt. So wurden die Grundlagen geschaffen für ein effizientes Arbeiten mit einer intuitiv bedienbaren, übersichtlichen und vor allem leistungsstarken Software-Plattform für Anwälte. Im Unterschied zu anderen Kanzleiverwaltungen maßt sich die durchdachte ACTAPORT-Verwaltung dabei nicht an, alle Arbeitsschritte „automatisch“ abzuarbeiten. Denn anders als beispielsweise bei Steuerkanzlei-Software, die den Kanzleimitarbeitern tatsächlich häufig nur noch automatisierte Schritte vorgibt, haben Anwälte die Aufgabe, in ihrem Dokument mit anspruchsvollen fachlichen Inhalten zu arbeiten, die ein Programm allein nicht abbilden kann.

Einen kleinen Einblick wie Actaport funktioniert und für welche Zielgruppe es sich ideal eignet, erfahren Sie im Video rechts  von diesem Absatz.

Akten

Die Ansicht von Akten im Programm ist übersichtlich gehalten, es ist sehr einfach möglich, Akten parallel zu öffnen und per entsprechendem Register-Reiter, welcher sich am oberen Rand der Seite befindet zwischen den Mandanten zu wechseln.

Mithilfe der intelligenten, zentralen Suchfunktion lassen sich Informationen, zum Beispiel zu Mandanten, Gegnern oder zugehörigen Dokumenten, schnell finden.

Die Aktenbezogenen Dokumente

Eine wichtige Innovation von ACTAPORT ist die Integration verschiedener Postfächer an zentraler Stelle in der Software. Alle Nachrichten erscheinen im Kanzleieingang oder in Ihrem persönlichen Postfach und können dort einfach dem Mandat zugeordnet und an die entsprechenden Mitarbeiter verteilt werden. Außerdem wird es eine beA-Schnittstelle geben, wodurch Nachrichten einfach schnell und vor allem ohne Medienbrüche bearbeiten werden können.

 

In jeder Fallakte sind selbstverständlich folgende Funktionen und Daten enthalten:

✔  Stammdaten inklusive aller Beteiligten

✔  Aktenhistorie – Auflistung aller zuletzt geänderten Daten – gelistet werden auch die durch andere Benutzer vorgenommenen Änderungen

✔  Dokumente – es werden auch die Dokumente angezeigt, die gerade bei anderen Benutzern in Bearbeitung sind

✔  Journalansicht – in der die Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und Termine aufgelistet sind

✔  Unterbereich Dokumente mit Preview – Dokumentenvorschau einschließlich Annmerkungen, Kommentaren, Stempeln und Schwärzungen

 

Fristen

Wie auch andere Hersteller, verfügt ACTAPORT selbstverständlich über eine Fristenkontrolle. Im Gegensatz zur Konkurrenz ist diese aber sehr übersichtlich und Fallakten oder Dokumente werden intelligent mit der Frist verknüpft. Das heißt, kein unzähliges Akten welzen, um an ein fristenabhängiges Schreiben, wie beispielsweise dem betreffenden Klageschreiben, zu gelangen.

Dashboard welches die Fristen anzeigt

Kollisionsprüfung

Eines der wichtigsten und rechtlich relevantesten Dinge ist die Kollisionsprüfung. ACTAPORT führt automatisch eine Kollisionsprüfung beim Definieren der Beteiligten im Rahmen der Aktenanlage durch. Auch eine manuelle Prüfung ist möglich, wobei bei der Suche sogar nach potentiellen Mandanten sowie potentiellen Gegnern unterschieden wird.
Kollisionsprüfung

Kalender

Der Kalender ist einfach aufgebaut und intuitiv verständlich. Er teilt sich in die Grundelemente Tag \ Woche \ Monat, wobei die Wochen in Kalenderwochen angezeigt werden. Termine zu Ihren entsprechenden Fällen können Sie mit den dazugehörigen Aktennummern ganz leicht aufrufen. Durch die Synchronisation mit dem in ACTAPORT erhaltenen Exchange-Server ist die Sysnchronisation mit Smartphone und Tablet ganz selbstverständlich gegeben.

Mailadresse

Eine der angenehmsten Funktionen ist die volle Integration der Mailadresse, welche im Gesamtpaket mitgeliefert wird:
Kein lästiges Springen mehr zwischen Outlook und Ihrer Kanzleianwendung. Nein es geht auch einfach, beweist der Hersteller und setzt eine weitere innovative Idee gleich mit um: Es können den individuellen Anforderungen entsprechend eine große Anzahl an Mail-Adressen – die den eigenen Kanzleinamen enthalten – erstellt werden. Selbstverständlich bleiben Sie mit Ihrer alten Mailadresse voll umfänglich erreichbar. Es wird lediglich eine Weiterleitung eingerichtet, so gehören teure Mailserver, die ständig Wartung verlangen, der Vergangenheit an. Angenehmer Nebeneffekt ist hierbei, dass Mails und Anhänge schnell und einfach den Akten zugeordnet werden können und dennoch im Postfach separat erhalten bleiben.

Wiedervorlagen

Wiedervorlagen sind nach Vorlagedatum, Grund, Status und Aktenbezug klar getrennt und verschaffen einen schnellen Überblick über wiedervorzulegende Vorgänge.
Durch übersichtlich gegliederte Menüs gelangt der User hier ohne Umwege schnell ans Ziel.

Aufgaben

Fälligkeit, Status, Titel, Priorität und Aktenbezug bringen Ordnung in den Kanzleiablauf.
Gerade Mitarbeiter der Kanzlei, die gerne eine Übersicht über ihre Aufgaben haben, werden an dieser durchdachten Funktion Freude haben.
Das Feld „Empfänger“ zeigt an, welcher Mitarbeiter, zu welchem Zeitpunkt, welche Tätigkeit in Bearbeitung hat. Das beschleunigt die interne Kommunikation erheblich und führt zu optimierten Arbeitsabläufen.
So verringert sich auch der interne E-Mail-Verkehr dadurch, dass Informationen als Aufgaben mit zwei Klicks angelegt, mit dem Sachbearbeiter verknüpft und im Anschluss zur Akte hinzugefügt werden können.

Abrechnung

Ob Zeiterfassung und Übergabe an den Stundenzettel oder intelligenter RVG-Gebührenrechner: Mit ACTAPORT können Rechnungen einfach erstellt werden. Per Aktenkonto, Rechnungsbuch und offenen Posten behält man stets den Überblick.

Mit dem intelligenten und einfach zu handhabenden RVG-Gebührenrechner werden aus verschiedenen Abrechnungsoptionen nur diejenigen angeboten, die für den konkreten Fall sinnvoll und zulässig sind. Dabei steht während des gesamten Abrechnungsprozesses das passende Expertenwissen (Gebührenrecht, aktuelle Urteile etc.), basierend auf 10.000 Seiten Fachliteratur des Deutschen Anwaltverlags, zur Verfügung.

Wer per Zeiterfassung abrechnet, kann mithilfe der Stoppuhr die Arbeitszeit direkt in der jeweiligen Akte erfassen und an den aktenbezogenen Stundenzettel übergeben und in Rechnung stellen.

Bild zeigt Fenster mit Abrechnungsdashboard von Actaport

 

 

weitere Funktionen

Mailserver

DSGVO Speicher

Ein bereits weiter oben angeschnittenes Kanzleithema ist die vollständige Integration der E-Mails ins Programm. Derzeit wird auf Anfrage ohne Zusatzaufwendungen die eigene Mailadresse so eingestellt,

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Ganz nach Manier werden natürlich auch die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die Daten nach neuester DSVGO Verordnung auf dem Zentralspeicher rechtskonform abgelegt und behandelt.

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Dashboard

Suchfunktionen

Das Dashboard ist die Startseite von ACTAPORT und sorgt für den optimalen Überblick aller anstehenden Tätigkeiten. In der Dashboard-Übersicht finden Sie Ihr eigenes Journal mit allen aktuellen Daten

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Die Suchfunktion ist einfach konzipiert und funktioniert in allen Elementen bzw. Dokumenten des Programms.
Stellen sie sich einfach Ihr eigenes kleines „Google“ vor.

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ACTAPORT wird ständig für Sie weiterentwickelt. Einen Ausblick auf weitere Funktionen, die in naher Zukunft den Kanzleialltag weiter erleichtern werden, gibt es hier:  https://www.actaport.de/funktionen/roadmap

Besteller
79 Euro pro Monat Jährliche Abrechnung

Kosten pro Jahr 948 EUR

  • Mobile Kanzleisoftware
  • Office Integration
  • Mit allen Betriebssystemen kompatibel
  • Maximale Sicherheit
  • 200 GB Speicherplatz
  • Inkl. zukünftige Features

Alle Preise sind Nettopreise zzgl. der gesetzlichen MwSt.

99 EUR MONATLICHE ABRECHNUNG

Kosten pro Jahr 1188 EUR

  • Mobile Kanzleisoftware
  • Office Integration
  • Mit allen Betriebssystemen kompatibel
  • Maximale Sicherheit
  • 200 GB Speicherplatz
  • Inkl. zukünftige Features

Alle Preise sind Nettopreise zzgl. der gesetzlichen MwSt.