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ACTAPORT - TOP-Kanzleisoftware

Endlich kommt wieder frischer Wind in deutsche Anwaltskanzleien. Drei Jahre haben erfahrene Produktmanager und Software-Ingenieure der dokSAFE GmbH in Leipzig an einer zukunftsweisenden, cloud-basierten L├Âsung gearbeitet, die alle rechtlichen Vorgaben ber├╝cksichtigt. So wurden die Grundlagen geschaffen f├╝r ein effizientes Arbeiten mit einer intuitiv bedienbaren, ├╝bersichtlichen und vor allem leistungsstarken Software-Plattform f├╝r Anw├Ąlte. Im Unterschied zu anderen Kanzleiverwaltungen ma├čt sich die durchdachte ACTAPORT-Verwaltung┬ádabei nicht an, alle Arbeitsschritte ÔÇ×automatischÔÇť abzuarbeiten. Denn anders als beispielsweise bei Steuerkanzlei-Software, die den Kanzleimitarbeitern tats├Ąchlich h├Ąufig nur noch automatisierte Schritte vorgibt, haben Anw├Ąlte die Aufgabe, in ihrem Dokument mit anspruchsvollen fachlichen Inhalten zu arbeiten, die ein Programm allein nicht abbilden kann.

Einen kleinen Einblick wie Actaport funktioniert und für welche Zielgruppe es sich ideal eignet, erfahren Sie im Video rechts  von diesem Absatz.

Akten

Die Ansicht von Akten im Programm ist ├╝bersichtlich gehalten, es ist sehr einfach m├Âglich, Akten parallel zu ├Âffnen und per entsprechendem Register-Reiter, welcher sich am oberen Rand der Seite befindet zwischen den Mandanten zu wechseln.

Mithilfe der intelligenten, zentralen Suchfunktion lassen sich Informationen, zum Beispiel zu Mandanten, Gegnern oder zugeh├Ârigen Dokumenten, schnell finden.

Die Aktenbezogenen Dokumente

Eine wichtige Innovation von ACTAPORT ist die Integration verschiedener Postf├Ącher an zentraler Stelle in der Software. Alle Nachrichten erscheinen im Kanzleieingang oder in Ihrem pers├Ânlichen Postfach und k├Ânnen dort einfach dem Mandat zugeordnet und an die entsprechenden Mitarbeiter verteilt werden. Au├čerdem wird es eine beA-Schnittstelle geben, wodurch Nachrichten einfach schnell und vor allem ohne Medienbr├╝che bearbeiten werden k├Ânnen.

 

In jeder Fallakte sind selbstverst├Ąndlich folgende Funktionen und Daten enthalten:

Ôťö┬á Stammdaten inklusive aller Beteiligten

Ôťö┬á Aktenhistorie – Auflistung aller zuletzt ge├Ąnderten Daten – gelistet werden auch die durch andere Benutzer vorgenommenen ├änderungen

Ôťö┬á Dokumente – es werden auch die Dokumente angezeigt, die gerade bei anderen Benutzern in Bearbeitung sind

Ôťö┬á Journalansicht – in der die Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und Termine aufgelistet sind

Ôťö┬á Unterbereich Dokumente mit Preview – Dokumentenvorschau einschlie├člich Annmerkungen, Kommentaren, Stempeln und Schw├Ąrzungen

 

Fristen

Wie auch andere Hersteller, verf├╝gt ACTAPORT selbstverst├Ąndlich ├╝ber eine Fristenkontrolle. Im Gegensatz zur Konkurrenz ist diese aber sehr ├╝bersichtlich und Fallakten oder Dokumente werden intelligent mit der Frist verkn├╝pft. Das hei├čt, kein unz├Ąhliges Akten welzen, um an ein fristenabh├Ąngiges Schreiben, wie beispielsweise dem betreffenden Klageschreiben, zu gelangen.

Dashboard welches die Fristen anzeigt

Kollisionspr├╝fung

Eines der wichtigsten und rechtlich relevantesten Dinge ist die Kollisionspr├╝fung. ACTAPORT f├╝hrt automatisch eine Kollisionspr├╝fung beim Definieren der Beteiligten im Rahmen der Aktenanlage durch. Auch eine manuelle Pr├╝fung ist m├Âglich, wobei bei der Suche sogar nach potentiellen Mandanten sowie potentiellen Gegnern unterschieden wird.
Kollisionspr├╝fung

Kalender

Der Kalender ist einfach aufgebaut und intuitiv verst├Ąndlich. Er teilt sich in die Grundelemente Tag \ Woche \ Monat, wobei die Wochen in Kalenderwochen angezeigt werden. Termine zu Ihren entsprechenden F├Ąllen k├Ânnen Sie mit den dazugeh├Ârigen Aktennummern ganz leicht aufrufen. Durch die Synchronisation mit dem in ACTAPORT erhaltenen Exchange-Server ist die Sysnchronisation mit Smartphone und Tablet ganz selbstverst├Ąndlich gegeben.

Mailadresse

Eine der angenehmsten Funktionen ist die volle Integration der Mailadresse, welche im Gesamtpaket mitgeliefert wird:
Kein l├Ąstiges Springen mehr zwischen Outlook und Ihrer Kanzleianwendung. Nein es geht auch einfach, beweist der Hersteller und setzt eine weitere innovative Idee gleich mit um: Es k├Ânnen den individuellen Anforderungen entsprechend eine gro├če Anzahl an Mail-Adressen – die den eigenen Kanzleinamen enthalten ÔÇô erstellt werden. Selbstverst├Ąndlich bleiben Sie mit Ihrer alten Mailadresse voll umf├Ąnglich erreichbar. Es wird lediglich eine Weiterleitung eingerichtet, so geh├Âren teure Mailserver, die st├Ąndig Wartung verlangen, der Vergangenheit an. Angenehmer Nebeneffekt ist hierbei, dass Mails und Anh├Ąnge schnell und einfach den Akten zugeordnet werden k├Ânnen und dennoch im Postfach separat erhalten bleiben.

Wiedervorlagen

Wiedervorlagen sind nach Vorlagedatum, Grund, Status und Aktenbezug klar getrennt und verschaffen einen schnellen ├ťberblick ├╝ber wiedervorzulegende Vorg├Ąnge.
Durch ├╝bersichtlich gegliederte Men├╝s gelangt der User hier ohne Umwege schnell ans Ziel.

Aufgaben

F├Ąlligkeit, Status, Titel, Priorit├Ąt und Aktenbezug bringen Ordnung in den Kanzleiablauf.
Gerade Mitarbeiter der Kanzlei, die gerne eine ├ťbersicht ├╝ber ihre Aufgaben haben, werden an dieser durchdachten Funktion Freude haben.
Das Feld ÔÇ×Empf├ĄngerÔÇť zeigt an, welcher Mitarbeiter, zu welchem Zeitpunkt, welche T├Ątigkeit in Bearbeitung hat. Das beschleunigt die interne Kommunikation erheblich und f├╝hrt zu optimierten Arbeitsabl├Ąufen.
So verringert sich auch der interne E-Mail-Verkehr dadurch, dass Informationen als Aufgaben mit zwei Klicks angelegt, mit dem Sachbearbeiter verkn├╝pft und im Anschluss zur Akte hinzugef├╝gt werden k├Ânnen.

Abrechnung

Ob Zeiterfassung und ├ťbergabe an den Stundenzettel oder intelligenter RVG-Geb├╝hrenrechner: Mit ACTAPORT k├Ânnen Rechnungen einfach erstellt werden. Per Aktenkonto, Rechnungsbuch und offenen Posten beh├Ąlt man stets den ├ťberblick.

Mit dem intelligenten und einfach zu handhabenden RVG-Geb├╝hrenrechner werden aus verschiedenen Abrechnungsoptionen nur diejenigen angeboten, die f├╝r den konkreten Fall sinnvoll und zul├Ąssig sind. Dabei steht w├Ąhrend des gesamten Abrechnungsprozesses das passende Expertenwissen (Geb├╝hrenrecht, aktuelle Urteile etc.), basierend auf 10.000 Seiten Fachliteratur des Deutschen Anwaltverlags, zur Verf├╝gung.

Wer per Zeiterfassung abrechnet, kann mithilfe der Stoppuhr die Arbeitszeit direkt in der jeweiligen Akte erfassen und an den aktenbezogenen Stundenzettel ├╝bergeben und in Rechnung stellen.

Bild zeigt Fenster mit Abrechnungsdashboard von Actaport

 

 

weitere Funktionen

Mailserver

DSGVO Speicher

Ein bereits weiter oben angeschnittenes Kanzleithema ist die vollst├Ąndige Integration der E-Mails ins Programm. Derzeit wird auf Anfrage ohne Zusatzaufwendungen die eigene Mailadresse so eingestellt,

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Ganz nach Manier werden nat├╝rlich auch die gesetzlichen Anforderungen erf├╝llt und die Daten nach neuester DSVGO Verordnung auf dem Zentralspeicher rechtskonform abgelegt und behandelt.

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Dashboard

Suchfunktionen

Das Dashboard ist die Startseite von ACTAPORT und sorgt f├╝r den optimalen ├ťberblick aller anstehenden T├Ątigkeiten. In der Dashboard-├ťbersicht finden Sie Ihr eigenes Journal mit allen aktuellen Daten

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Die Suchfunktion ist einfach konzipiert und funktioniert in allen Elementen bzw. Dokumenten des Programms.
Stellen sie sich einfach Ihr eigenes kleines ÔÇ×GoogleÔÇť vor.

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ACTAPORT wird st├Ąndig f├╝r Sie weiterentwickelt. Einen Ausblick auf weitere Funktionen, die in naher Zukunft den Kanzleialltag weiter erleichtern werden, gibt es hier:┬á https://www.actaport.de/funktionen/roadmap

Besteller
79 Euro pro Monat J├Ąhrliche Abrechnung

Kosten pro Jahr 948 EUR

  • Mobile Kanzleisoftware
  • Office Integration
  • Mit allen Betriebssystemen kompatibel
  • Maximale Sicherheit
  • 200 GB Speicherplatz
  • Inkl. zuk├╝nftige Features

Alle Preise sind Nettopreise zzgl. der gesetzlichen MwSt.

99 EUR MONATLICHE ABRECHNUNG

Kosten pro Jahr 1188 EUR

  • Mobile Kanzleisoftware
  • Office Integration
  • Mit allen Betriebssystemen kompatibel
  • Maximale Sicherheit
  • 200 GB Speicherplatz
  • Inkl. zuk├╝nftige Features

Alle Preise sind Nettopreise zzgl. der gesetzlichen MwSt.

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